Авансовые отчеты и передача их обработки на аутсорсинг

Учет денежных средств, выданных подотчетным лицам для исполнения ими служебных поручений, ведется на основе предоставленных авансовых отчетов, обработка которых является часто повторяющейся и трудоемкой процедурой, отнимающей много времени у бухгалтерской службы.

Подготовка авансового отчета занимает много времени, а также требует вовлечения сотрудников для сбора первичной документации, их менеджеров для авторизации расходов, а также бухгалтеров – на предмет проверки соответствия затрат корпоративным политикам, а также требованиям Российского законодательства. Этот процесс может требовать нескольких итераций, и его достаточно сложно контролировать. Кроме того, компании приходится принимать решение – либо быть лояльным к сотрудникам и компенсировать все виды затрат, не взирая на документы, что влечет за собой дополнительные финансовые затраты, либо консервативно подходить к возмещению затрат, что может вызывать конфликты с сотрудниками.

В случаях, когда речь идет о количестве авансовых отчетов, превышающим 40-50 в месяц,  целесообразным становится решение о передаче их обработки на аутсорсинг.

Услуги по обработке авансовых отчетов

Аутсорсинговое подразделение группы BDO в России предлагает профессиональные услуги по обработке авансовых отчетов.                 

Данное решение предоставляется клиентам по модели SaaS. Оно включает в себя  услуги по сбору, сканированию и хранению бумажной документации, а также предоставление уполномоченным или всем сотрудникам компании доступа к веб-порталу, через который осуществляется первоначальная передача электронных копий документов, авторизация расходов линейным менеджментов, согласование документов между сотрудником и бухгалтером.

Для сотрудников заказчика организуется горячая линия поддержки. Данное решение позволяет существенно ускорить процесс обработки авансовых отчетов, добиться прозрачности расходов для операционного менеджмента, ускорить процесс возмещения средств подотчетным лицам, а также возможно сократить налоговые издержки ,   а также добиться более точного планирования будущих издержек за счет регулярного анализа текущих затрат.