25.09.2012

Ликбез от BDO: все нюансы организации корпоративного мероприятия

Печать

20 сентября на выставке-конференции HR&Trainings EXPO 2012 эксперты аутсорсингового подразделения BDO выступили с докладом об организации корпоративных мероприятий.

 
Директор по персоналу аутсорсингового подразделения BDO Екатерина Бойцова и руководитель отдела маркетинга Галия Сайфутдинова рассказали о том, как правильно выбрать дату  праздника, в каком формате стоит его проводить, оплачивается ли в этом случае рабочее время сотрудников, какие кадровые и бухгалтерские документы нужно будет подготовить. Кроме того, специалисты BDO затронули тему травматизма на выездных мероприятиях для сотрудников компании и дали участникам конференции рекомендации по тому, как повысить посещаемость корпоративных праздников.
 
Организация корпоративного мероприятия – занятие хлопотное и дорогое. Поэтому прежде чем приступать к нему, директору по персоналу или корпоративным
коммуникациям стоит решить, какие задачи он хотел бы решить с помощью этого события.  Основные цели любого корпоративного мероприятия – это  командообразование и увеличение лояльности сотрудников. Некоторые мероприятия могут быть направлены на развитие определённых навыков внутри компании или  департамента или представлять собой инструмент нематериальной мотивация. Екатерина Бойцова обратила внимание слушателей на то, что корпоративное мероприятие –  это один из важных инструментов работы с персоналом. 
 
Когда лучше проводить корпоративное мероприятие – в выходной или в будний день? Чёткого ответа на этот вопрос нет, всё зависит от целей и формата события, уже установившихся в компании традиций и пр. В случае, когда мероприятие проводится в будний день, зарплата сотрудникам выплачивается в стандартном размере и в соответствии с той моделью, которая принята на данном предприятии (оклад, почасовая оплата или сдельная оплата). Участие сотрудников в празднике не потребует специального оформления, в том случае, если они не приезжают на мероприятие из других городов. 
 
Иногда руководители компаний предпочитают проводить корпоративные  мероприятия в выходной день, однако настаивают на том, что их посещение должно быть обязательным для всех сотрудников. Такой вариант крайне невыгоден для предприятия, т. к.  в этом случае по закону необходимо будет оплатить сотрудникам участие в мероприятии в выходной день в двойном размере или предоставить им отпуск на то же количество дней, которое Ваши сотрудники были заняты на корпоративном мероприятии. Кроме того, такой вариант потребует сложного документального оформления. 
 
Поэтому если Вы намерены проводить корпоративное мероприятие в выходной день, лучше сделать его неофициальным. Не стоит опасаться того, что часть сотрудников может не явиться. Если программа праздника будет по-настоящему интересной, и вы вовремя проведете «рекламную кампанию», направленную на привлечение сотрудников, то высокая посещаемость вам обеспечена.  К тому же в этом случае уменьшается ответственность работодателя и упрощается оформление документов. 
 
Выступающие также затронули тему травматизма на корпоративном мероприятии. К сожалению, даже в том случае, если компания предпринимает все необходимые меры безопасности, никто не застрахован от травм при проведении спортивных соревнований. И разумеется,  в рабочий день несчастные случаи с сотрудниками будут оформляться как травмы на производстве. А это означает  множество бумажной работы, возможный визит трудовой инспекции или даже судебные разбирательства. Поэтому желательно заранее оценить  все возможные риски  и постараться свести их к минимуму: исключить из программы травмоопасные виды спорта, обеспечить дежурство врача или машины скорой помощи, при необходимости - пригласить спасателя, который будет наблюдать за купанием.
 
Докладчики также рассказали о том, каким образом можно привлечь сотрудников к участию в мероприятии, перечислили типовые ошибки при подготовке крупных событий для компании и поделились советами о том, как избежать этих недочетов.
  1. Ликбез от BDO: все нюансы организации корпоративного мероприятия