24.05.2011

«Аутсорсинг – это работа с обеих сторон!»

Весной 2008 г. руководство холдинга «Сибур - Русские Шины» решилось на эксперимент – передать на аутсорсинг расчет заработной платы для 250 сотрудников.
 
«Насколько мне известно, в России аутсорсинг начал развиваться сравнительно недавно, хотя принцип централизации бухгалтерии существовало испокон веков, особенно в бюджетных организациях, – рассказывает Марина Сафонова, главный бухгалтер «СИБУР-Русские шины», – основное преимущество аутсорсинга для меня – это возможность эффективной работы на удаленном доступе к базе данных и возможность избавиться от рутинных функций по сдаче отчетности в фонды не только в московские, но и региональные, где расположены наши филиалы.

Тем не менее, когда я принимала для себя решение о выборе BDO в качестве провайдера, традиционные факторы, такие как соотношение цены, качества и опыта группы BDO в реализации комплексных проектов, а также избавление от части рутинных функций, не стали для меня определяющими. Нам срочно нужна была компания, которая была бы готова работать именно с нашей информационной платформой.
 
Что такое перевод функции по расчету заработной платы на аутсорсинг? Это передача специфичных для компании алгоритмов расчета и всей истории расчетов с персоналом по заработной плате на исполнение внешней компании. У большинства провайдеров на этот процесс уходит порядка 2 месяцев, ведь необходимо, чтобы выгрузка была произведена максимально корректно. При этом в переходный период кто-то должен рассчитывать заработную плату, а в нашем случае объем информации для расчета заработной платы был весьма значителен: командировочные, расчет больничных листов,  прием на работу, увольнение сотрудников и пр. В BDO этот срок был существенно сокращен. В течение трех дней мы установили программный продукт и перенесли всю  историю расчета заработной платы».
 
Переход на аутсорсинг. На первом этапе руководство холдинга планировало перевести на модель аутсорсинга расчет зарплаты для сотрудников центрального офиса в Санкт-Петербурге (всего 55 человек) и филиала в Москве (262 человека). На момент начала сотрудничества расчет заработной платы «СИБУР-Русские шины» осуществлялся в программе 1С 7.7., Главная Книга велась в 1С 8.0, выгружались сводные проводки по заработной плате, отчетность сдавалась через программу «Контур». Основными координаторами проекта со стороны «СИБУР-Русские шины» стали главный бухгалтер Марина Сафонова и специалист по кадровому учету Елена Емельяненко. Они были заинтересованы в том, чтобы процесс перехода на аутсорсинг компании, ранее не использовавшей его своей практике, прошел легко для обеих сторон.

«На первом этапе я очень много времени уделяла выверке расчетов, - говорит Марина Сафонова, - определенная степень недоверия к провайдеру у меня была, необходимо было присмотреться друг к другу, оценить возможности друг друга, проверить степень ответственности по соблюдению сроков. Раньше ведь мы не передавали на аутсорсинг функцию расчета заработной платы, необходимо было определиться, насколько нам это выгодно, сможем ли мы удаленно работать, и человеческий фактор тоже играет определенную роль. Собственный бухгалтер помимо основной работы выполняет много непрофильных функций, ему всегда можно дать дополнительную работу. В этом смысле нам требовался универсальный специалист, кроме того, была важна и стоимость внутренней функции. Центр финансовой отчетности «СИБУР-Русские шины» подсчитывает, сколько стоит каждое подразделение, сколько стоит внутренняя функция, определяется ее эффективность. Но я считаю, что на дешевый аутсорсинг тоже рассчитывать неправильно, так как функция должна осуществляться прежде всего качественно. В этом смысле аутсорсинг – это работа и ответственность с двух сторон».
 
На этапе перехода на обслуживание аутсорсинговым подразделением BDO были созданы и внедрены регламенты взаимодействия в части расчета заработной платы, определившие основные функции и полномочия участников процесса взаимодействия с обеих сторон. «На первом этапе сотрудничества перед нами стояло несколько актуальных задач, требовавших быстрого и квалифицированного решения, - говорит руководитель отдела расчетного центра аутсорсингового подразделения BDO Елена Ткаченко, - это и загрузка кадровых данных из программы «Босс Кадровик», в которой велся кадровый учет Клиента, и настройка базы 1С 7.7. «Зарплата и Кадры» в полном соответствии с требованиями «СИБУР», и формирование отчета по проводкам, и организация взаимодействия с банком и сотрудниками внутренней бухгалтерии по выверке этих проводок. Для того, чтобы загрузка кадровых данных из «Босс-Кадровик» производилась корректно, мы произвели специфические настройки по загрузке данных из этой программы. Расчет заработной платы для этого клиента осуществляет сегодня квалифицированный бухгалтер по расчету зарплаты Венера Гизатуллина». Для сотрудников «СИБУР-Русские шины» был настроен удаленный доступ к базе данных 1С 7.7 по защищенному каналу связи. Принимая во внимание стратегическую значимость этого проекта, аутсорсинговое подразделение BDO предложило «СИБУР-Русские шины» специальные условия на услуги по расчету заработной платы. В частности, были предложены льготные условия по первоначальной настройке системы расчета заработной платы, в стоимость базовых услуг включены межрасчеты в случае расчета увольняющихся сотрудников, еженедельные межрасчеты по согласованному графику расчета отпускных, подготовка индивидуальных карточек по страховым взносам и налоговых карточек по форме 1 НДФЛ. На первых встречах представители «СИБУР» озвучили четкие требования к качеству предоставления услуг с соблюдением жестких сроков предоставления отчетности. «В процессе работы с клиентом мы постоянно стремились к одинаковому пониманию принципов нашей работы, регулярно обсуждали пожелания клиента к процессу расчета заработной платы, проводили много телефонных встреч и переговоров, подписывали графики и регламенты взаимодействия, - говорит Елена Ткаченко.- Не могу сказать, что этот путь всегда был гладким, но мы стремились найти выход из самой сложной ситуации. Сегодня «Сибур-Русские шины» передает нам на обслуживание свои филиалы, что является, безусловно, показательным моментом для нас».
 
В результате. В настоящий момент аутсорсинговое подразделение BDO осуществляет расчет заработной платы для 629 сотрудников центрального офиса в Санкт-Петербурге, филиалов в Москве, Кирове и Воронеже. Филиалы в Кирове и Воронеже были переданы BDO в октябре 2010 г. Основными преимуществами после перехода на аутсорсинг стали непрерывность расчета зарплаты, минимизация рисков, связанных с человеческим фактором, такими как отпуск, болезнь или возможность увольнения сотрудников внутренней бухгалтерии, высокая степень конфиденциальности данных сотрудников, четкое соответствие законодательства РФ в части расчета заработной платы, своевременное обновление программного продукта 1С после каждого выпуска нового релиза. Проект с «СИБУР-Русские шины» для BDO стал новым этапом в работе с крупным российским бизнесом и перспективой развития сотрудничества.
 
«Вообще я считаю, что на аутсорсинг выгодно передавать отдельные функции. Например, расчет заработной платы – это сложный и обособленный участок бухгалтерского учета, он требует индивидуального подхода, - подчеркивает Марина Сафонова, – сегодня мы стараемся существенно сократить объем ручного труда, и в этом смысле наиболее правильным решением является создание электронного документооборота через электронные архивы, где бы хранилась вся необходимая нам информация для расчета зарплаты. Эту задачу мы сегодня решаем. Поскольку мы работаем в разных программных продуктах, кадровый модуль - в одной программе, расчет заработной платы в другой, то один из путей развития, который мне видится, это - создание единой платформы, либо тесная интеграция двух систем. «Босс Кадровик» - отличная система, но в регионах очень сложно найти специалистов по расчету заработной платы, владеющих именно этой программой. Поэтому на сегодняшний день нам необходимо унифицировать базы, а потом мы будем готовы обсуждать новые этапы сотрудничества с BDO. Я думаю, что унифицировав базы, степень ошибки, степень влияния человеческого фактора будет значительно ниже, а степень автоматизации процессов выше. Соответственно, наша совместная работа будет еще более эффективной».
 
 
Автор: Юлия Тимофеева, руководитель отдела маркетинга
Аутсорсинговое подразделение BDO

 
Полную версию статьи вы можете прочитать в «Дайджест-Финансы» №5(197), май 2011 г..

 

  1. Главная
  2. Пресс-центр
  3. Публикации
  4. «Аутсорсинг – это работа с обеих сторон!»