15.03.2011

Аутсорсинг: как сэкономить HR-бюджет?

Зульфия Юпашевская, группа BDO в России, аутсорсинговое подразделение, заместитель директора Департамента транзакционных услуг:

- Когда разговор заходит о согласовании бюджетов, самой «горячей» темой становится экономия, или, как теперь принято это называть, оптимизация расходов. У многих компаний вопрос сокращения расходов на персонал и оптимизация HR бюджета остается все еще камнем преткновения, разрешить который не так просто. Что же мы можем предложить HR директорам таких компаний исходя из нашего опыта и экономических расчетов? Давайте рассмотрим, из каких составляющих обычно складывается HR бюджет компании. Предлагаю не детализировать до мелочей статьи бюджета, так как несомненно сюда должны входить также расходы на социальные гарантии, компенсации сотрудникам, расходы по управлению, административные расходы, а рассмотреть статьи бюджета «в крупную клетку». Итак, это -

  • Оплата труда сотрудников HR подразделений: отдела кадров, бухгалтерии по расчету заработной платы, включая ЕСН.
  • Расходы на найм персонала.
  • Затраты на замены сотрудников в период временного отсутствия работников по уважительным причинам (отпуск, больничный лист)
  • Затраты на связь, Интернет.
  • Затраты на обучение.
  • Затраты на канцелярские принадлежности, бумагу.
  • Амортизация оборудования (компьютеры, принтеры).

Конечно, в первую очередь, компания стремится сократить так называемые непроизводственные расходы: расходы на обучение, расходы на найм персонала, расходы на социальные гарантии: ДМС, размер премиальных выплат. Если же компания относится к разряду малого и среднего бизнеса, то нередко загрузка специалистов, сопровождающих бухгалтерский, налоговый и кадровый учет, не достигает 100% загрузки, что также навевает на мысли о сокращении неэффективного рабочего времени работников. И лишь в последнюю очередь, когда все перечисленные меры не помогли, рассматривается вопрос о сокращении размеров заработной платы при полном отсутствии премий. Но, как мы знаем, это процесс достаточно рискованный для компании, и чреват штрафными санкциями и судебными разбирательствами. При этом серьезно страдает такой фактор как качество работы: сотрудники не мотивированы на качественное выполнение работы, в компании создается нервная рабочая» обстановка, люди чаще берут «больничные листы», отсутствуют дополнительные ресурсы для замены отсутствующих работников, падает производительность труда. Как следствие, работодатель вынужден тратить много времени на решение этих проблем, отвлекаясь от основных целей, связанных с развитием бизнеса и производства. Вроде бы безвыходное положение, но решение, как это всегда оказывается, лежит на поверхности. Сегодня в России все чаще используют модели и решения, способствующие снижению издержек компании, оптимизации бюджета, которые прошли свою проверку и показали эффективность на примере западных компаний. И одна из таких моделей – это комплексный аутсорсинг. В чем же выгоды и преимущества для HR директоров при передаче услуг «непрофильной» деятельности стороннему провайдеру? В первую очередь, это сокращение издержек. Если сравнить в цифрах стоимость внутренней функции и стоимость проекта при передаче клиента на аутсорсинг, то показатели выглядят следующим образом.

Известно, что все процессы в компании перекликаются друг с другом: расчет заработной платы основан на профессионально поставленном кадровом учете, бухгалтерский учет не может вестись без данных, полученных вследствие расчета заработной платы. Отдавая на аутсорсинг все «непрофильные функции», Клиент предполагает и ожидает, что компанией провайдером процесс будет осуществляться во взаимосвязи всех аспектов учета: кадрового, бухгалтерского, налогового. Ведь риски, связанные с проверками в таких случаях, компания-провайдер берет на себя.

Анализ рынка и предлагаемые клиентами на рынке тендеры показывают, что финансовый кризис значительно продвинул и расширил возможности аутсорсинга на российском рынке. Все чаще кастомизированный договор адаптируется под внутренние бизнес-цели клиента, учитывает особенности и специфику его текущей деятельности, в предложении, как правило, клиенту предоставляются ценовые «кризисные» скидки. Расширились и диверсифицируются возможности аутсорсинга – востребованными оказываются в условиях кризиса услуги по восстановлению бухгалтерского учета для компаний-банкротов, проведению кадрового аудита, услуги по сопровождению процессов, связанных с ликвидацией компании. Кризис только «обнажил» финансовую привлекательность аутсорсинговых проектов, позволил нашим клиентам выявить положительную составляющую консалтингового сопровождения при принятии управленческих решений, связанных с сокращением персонала, уменьшением издержек.
 

Екатерина Плотникова, группа BDO в России, аутсорсинговое подразделение, менеджер по мотивации и компенсациям:

- Проанализируйте особенности бизнеса вашей компании, определите, какие «корпоративные знания» являются наиболее востребованными сегодня, найдите тех, кто наиболее заинтересован в получении знаний от коллег, найдите тех, кто является их носителем, и помогите им встретиться! Заручитесь поддержкой руководства, вдохновляйте, убеждайте, призывайте, предложите «маленький эксперимент», если все слишком заняты, чтобы с ходу взять на себя глобальные обязательства, - у вас всё получится!

Не упускайте из виду и возможности Интернета: на сегодняшний день в нем достаточно много русскоязычных ресурсов по безвозмездному обмену актуальными знаниями и навыками (профессиональными, техническими), которые могут быть использованы сотрудниками самостоятельно, либо послужить основой для качественного внутреннего тренинга по отработке технических навыков.

Теперь о подборе. Возможно, экономия здесь - сегодня не столь уж большая проблема: на рынке нет недостатка в свободных специалистах практически любой сферы, исключая, может быть, самые экзотические. Тем не менее, и в этой, традиционной, работе служб персонала наличествует широкий простор для модной нынче оптимизации. Даже если сегодня у вас в активе не больше 2-5 открытых вакансий, и в службе персонала есть собственный рекрутер, дайте ему шанс разнообразить круг привычных обязанностей, оптимизируйте его основную работу для того, чтобы освободившиеся часы он мог посвятить решению новых для себя задач. Если ваши вакансии не ограничиваются поиском «топов» и эксклюзивных профи, подскажите ему использовать методики экспресс-оценки резюме, научите разделять ответственность в подборе с внутренним заказчиком, четко разграничив сферы ответственности: дело рекрутера – оценка личностного потенциала, надежности кандидата, администрирование стандартного профессионального тестирования (если оно используется), сбор и анализ данных о «загадочном» прошлом кандидатов. Выявление наиболее выигрышного сочетания профессиональных качеств и опыта, а также «химия совместимости» пусть останется прерогативой будущего руководителя. Научите вашего рекрутера использовать методики группового интервью, они позволяют сократить время на личное общение и, в конечном итоге, поиск и выбор кандидата, в 1,5-2 раза. Кроме того, дают неоценимое преимущество - кандидаты на одну позицию конкурируют не заочно, а в реальности. Для группового интервью отлично подойдут кейсы, ролевые игры и перекрестные опросы. Кроме того, отработав методику работы с группой на интервью с соискателями, ваш рекрутер в будущем сможет использовать ее при проведении внутренних оценок и тренингов, что гораздо ответственнее. И не забывайте использовать внутренние источники для привлечения кандидатов: прежде, чем размещать вакансию на сайтах в интернете и платить за это, сделайте рассылку по всей компании. Если ваши сотрудники смогут порекомендовать и привести достойного специалиста, вы найдете в этом массу дополнительных преимуществ. Такой новичок будет более подготовлен к приходу в новую для себя компанию, за его репутацию автоматически поручается рекомендующая сторона, который, к тому же, отныне более заинтересован в светлом будущем компании. А какой хороший повод лишний раз публично выразить сотруднику благодарность за помощь в поиске подходящего кандидата! (Кстати, если ваши сотрудники не готовы рекомендовать вакансии своим знакомым – это очень тревожный признак. Значит, уровень доверия к компании оставляет желать лучшего!).

Несколько слов о мотивации. Материальная мотивация, под которой очень многие руководители почему-то подразумевают оклад, - не тема для общения в рамках беседы об оптимизации расходов. Хотя бы потому, что если вам приходится урезать доходы сотрудников, никак не увязывая это обстоятельство ни с их личными трудовыми достижениями, ни с известными сотрудникам финансовыми показателями деятельности компании и планами по их улучшению (а лучше – гарантированному взлету!), то отсиживаться у вас будут только самые робкие, самые безынициативные члены коллектива. Единственное исключение только подтверждает правило: работать бесплатно и эффективно могут талантливые новички, одержимые идеей личного успеха, которую вы (поздравляем!) сумели увязать с успехом компании, либо «матерые» сотрудники, верящие в компанию как в спасителя или воспринимающие ее как свою семью. (Если при этом они не являются совладельцами и держателями пакета акций – поздравляем вдвойне! Только не переборщите с эксплуатацией их веры: зачем вам репутация деструктивного культа?) Нематериальная мотивация, напротив, включает в себя такую россыпь разнообразных и неожиданных возможностей, что использование их во времена повального «затягивания поясов» не просто уместно, но необходимо. Чтобы при этом попасть «в яблочко» с выбором точки приложения сил, вам необходимо очень хорошо и, главное, реалистично, представлять себе области приоритетов вашего коллектива (как любят называть некоторые наши коллеги-HR, «мотивационный профиль»).

В нашем случае, например, оправдал себя гибкий график работы (в компании их несколько, и большинство сотрудников может по своему желанию выбирать тот или другой), активная работа по неформальному освещению внутренней жизни компании (выпуск своими силами регулярного корпоративного издания с широкими возможностями поднимать престиж сотрудников и давать обратную связь от руководства), прозрачная система карьерного роста, регламентированные возможности по заказу питания или такси в офис, поддержка личных оздоровительных программ некоторых категорий сотрудников, сотрудничество с фондом социального страхования по приобретению льготных путевок на отдых детей сотрудников и многое другое. В заключение не могу не упомянуть еще несколько обстоятельств, которые позволяли, и, надеюсь, еще позволят нам сэкономить «живые деньги», не отказываясь при этом от многих привычных и весьма полезных мероприятий и программ.

В настоящее время многие обучающие компании проявляют неожиданную инициативу для налаживания взаимовыгодного сотрудничества с бизнесом. Можно, например, найти предложения о безвозмездном предоставлении комфортных, оборудованных помещений для проведения массовых мероприятий (внутренние собрания, конференции, обучение и пр.) на базе действующих академий и университетов. Можно договориться об услугах по карьерному планированию для сотрудников, экспресс-семинарах или презентациях, которые найдут свою благодарную аудиторию у вас в компании, и не будут стоить вам абсолютно никаких дополнительных затрат.

И, наконец, один из самых, на мой взгляд, удачных примеров из опыта нашей компании, когда HR-служба помогла руководству сэкономить значительные средства. Прошлым летом мы задумали провести неформальное корпоративное мероприятие: однодневный выезд на природу, с целью сплотить наш коллектив, а также получить определенный позитивный заряд для будущей совместной работы. Бюджет события по предварительным подсчетам оказался весьма ощутимым, если включать в программу традиционный «командообразующий» тренинг для всего нашего немаленького коллектива. Кроме того, проведя опрос сотрудников, мы выяснили, что как таковой, традиционный тренинг коллегами будет встречен не слишком благосклонно в силу своей предсказуемости (многие из них уже где-то преодолевали с коллегами полосу препятствий, отвоевывали призы и реализовывали амбициозные планы по захвату воздушных замков противника). Поэтому, мы решились на рискованную альтернативу – организацию собственными силами полноценной развлекательной программы «не без умысла» дать при этом возможность коллегам познакомиться, повеселиться и продемонстрировать во всей красе все свои многочисленные таланты. Как именно всё это происходило – тема для отдельной беседы, но могу сказать, что в итоге мы не только подарили своим сотрудникам очень запоминающееся, яркое и неожиданное приключение, но и дали каждому возможность провести время с полным удовольствием и попутно с наилучшей стороны узнать своих коллег. И при том, что в поиске идеи и ее способа ее реализации были задействованы лишь двое сотрудников службы персонала и инициативная группа добровольцев (по одному-двум от каждого подразделения компании), мы получили 40% экономию бюджета и превосходный призовой фонд, на котором, напротив, экономить не пришлось. Чем не мечта HR-менеджера?

Что хотелось бы сказать в заключение? Уважаемые и дорогие мои коллеги! Наш труд особенно нелегок потому, что, - увы! - и поныне еще редко можно встретить компанию, в которой сотрудники службы персонала с гордостью могут сказать: «Мы приносим компании прибыль». Тем более важно, чтобы сегодня каждый из нас мог сказать: «Я следую поговорке «что сэкономлено – то приобретено», и делаю это творчески!».

 

Полную версию статьи вы можете прочитать на сайте http://www.hrm.ru.

  1. Аутсорсинг: как сэкономить HR-бюджет?