17.07.2013

Автоматизация обработки авансовых отчетов. Возможности в России

Потребность автоматизировать процесс обработки авансовых отчетов наиболее часто возникает в бизнесе, особенностью которого является высокая мобильность персонала и обилие длительных командировок, во время которых сотрудники перемещаются на большие расстояния. Если же ежемесячно на весь штат компании приходится всего несколько краткосрочных поездок в близлежащие населенные пункты, то авансовые отчеты поступают в бухгалтерию в срок, и даже при сложностях в их согласовании все проблемы решаются в целом оперативно. Поэтому особой потребности в автоматизации именно этого участка бухгалтерского учета у таких компаний, как правило, нет. Но и это может измениться с ростом и развитием бизнеса, увеличением количества сотрудников, охватываемых регионов и поездок.

А теперь представьте себе ситуацию, складывающуюся в компании, сотрудники которой ежемесячно посещают сотни городов на обширной территории. Например, если организация с центральным офисом и бухгалтерской службой в столице старается охватить все регионы России или регулярно направляет большое количество своих представителей в другие страны. Из удаленных районов и из-за границы бумажные версии документов могут идти в Москву почтой неделями. Не говоря уже об особенностях работы почтовых служб в России, сама обработка нескольких сотен авансовых отчетов каждый месяц и ручной ввод всех данных в учетную систему занимают значительное количество времени и требуют дополнительных человеческих ресурсов. Кроме того, при согласовании, в котором часто задействованы сразу несколько человек, возникает много сложностей из-за неправильного заполнения отчетов сотрудниками, нехватки каких-либо из прикладываемых документов. В таком случае приходится обратно отправлять отчет работнику, который заново заполняет его и снова высылает в бухгалтерию со всеми необходимыми приложениями.

Как правило, не только на сами поездки, но и на представительские расходы и организацию мероприятий во время таких командировок уходят немалые средства. Из-за длительных многократных согласований платежи не проводятся вовремя. В результате объемы дебиторской задолженности сильно возрастают, расходы на логистику при согласовании также становятся велики, возникают проблемы с высокой текучестью кадров на участке проверки документов, потому что регулярная работа в таком «авральном» режиме создает атмосферу постоянного нервного напряжения для сотрудников бухгалтерии. Также происходят «столкновения» между сотрудниками бухгалтерии, которые не могут принять неправильно заполненный отчет, и остальным персоналом, который ждет скорейшего возмещения средств. Коммуникации между отделами затрудняются.

В связи с этим формируется потребность организаций в инструменте для своевременной и корректной обработки документов, который позволял бы руководителям компании дистанционно одобрять расходы сотрудников в период командировок и удаленно согласовывать документы. Для решения всех перечисленных проблем и удовлетворения потребностей организации необходима система для работы с авансовыми отчетами, позволяющая пользователям подключаться к ней из любой точки мира, обладающая русскоязычным интерфейсом и учитывающая все требования российского законодательства.

Кроме того, отдельными плюсами для подобной системы будут возможности анализа и планирования расходов компании, в том числе анализа расходов с точки зрения налога на прибыль и НДФЛ, для чего потребуется формировать отдельную базу данных. Также большей популярностью пользуются решения, имеющие возможность легко интегрироваться с другими корпоративными системами: не только учетными, но и с системами управления организацией, документооборота и т.д. Например, в случае обмена данными с банковской системой клиента возможно отслеживание движения средств по корпоративным банковским картам, причем в режиме реального времени.

В целях безопасности удаленный доступ должен быть хорошо защищен, а права пользователей разграничены. При этом не менее полезной является функция делегирования задач по подготовке и утверждению отчетов другим коллегам, которые обладают этим правом. Все роли и права пользователей, как правило, заранее настраиваются в программе. И в случае, когда сотрудник по какой-либо причине не успевает подготовить отчет самостоятельно, он может передать эту задачу своему коллеге или подчиненному, если внутренние регламенты компании позволяют ему это делать. То же самое касается и утверждения отчета – при невозможности одобрить документ руководитель может заранее делегировать это своему заместителю или вышестоящему сотруднику (например, когда лицо, чье одобрение требуется для дальнейшего согласования, находится в отпуске или на больничном).

Также программы для работы с отчетами зачастую позволяют использовать почтовые уведомления, благодаря которым сотрудники всегда могут быть в курсе, на какой стадии обработки находятся их отчеты в каждый конкретный момент.

При внедрении системы обработки авансовых отчетов необходимо заранее обучить работе с ней персонал, участвующий в процессе создания и согласования документов. Сотрудники должны уметь правильно заполнять отчеты и пользоваться программой, это поможет сэкономить еще больше времени на исправлении ошибок. А модули для анализа наиболее часто повторяющихся ошибок позволят понять, на чем стоит сделать акцент при обучении и какую информацию стоит донести до сотрудников повторно. Опять же, чем более дружественный интерфейс будет у выбранной системы и чем более грамотно она будет настроена, тем меньше ошибок совершат сотрудники.

Выбирая систему, многие организации ориентируются на величину первоначальных вложений  в нее. Тут наиболее удобный вариант – облачные решения и аренда программного обеспечения по модели SaaS (Software-as-a-Service – «программное обеспечение как услуга»), которые не потребуют серьезных затрат и изменений ИТ-инфраструктуры предприятия. Например, к некоторым программам можно подключаться удаленно через портал производителя, где надежно хранится вся информация и откуда ее затем можно выгружать в систему бухгалтерского учета организации.

К сожалению, в России практика использования автоматизированных систем для обработки авансовых отчетов пока не особо распространена. Это связано еще и с тем, что окончательный вариант отчета, как правило, должен предоставляться в бумажном виде. Российское законодательство теоретически уже дает компаниям возможность использовать электронные версии документов, но только при наличии квалифицированной электронной подписи, которая должна быть у каждого сотрудника, участвующего в процессе электронного документооборота. А организаций, обеспечивших своих сотрудников таким инструментом работы, пока немного.

В связи с этим в нашей стране практически отсутствует рынок систем для автоматизированной обработки авансовых отчетов. Отдельные модули по работе с отчетами есть в различных программах (таких, например, как наиболее популярная система 1С), но они не имеют такой фокусировки на максимальном упрощении процесса согласования отчетов, как западные решения. Поэтому в российских компаниях, которые столкнулись с потребностью автоматизировать этот процесс, чаще всего используется программное обеспечение западных производителей. Причем, как правило, окончательные версии документов пересылаются в бумажном виде, но экономия времени и других ресурсов на упрощении процедуры согласования настолько существенна, что становится решающей, даже несмотря на отсутствие полностью безбумажного документооборота.

Например, аутсорсинговое подразделение BDO имеет опыт работы с российскими заказчиками, использующими для согласования авансовых отчетов решения таких производителей как Concur и Hamilton Data Services, наиболее популярных на международном рынке. При этом обе компании предоставляют свое ПО в режиме SaaS и позволяют клиентам использовать русскоязычный интерфейс. В целом же на западном рынке существует множество и других предложений, способных удовлетворить все потребности заказчика.

Внедрение системы для согласования и обработки авансовых отчетов решает проблему текучести кадров в бухгалтерии только частично. Зачастую, если объем работы с авансовыми отчетами настолько велик, что компания решилась на автоматизацию этого процесса, одновременно (или следующим шагом) она принимает решение о переходе на аутсорсинг. В таком случае весь объем работ по проверке отчетов ложится на плечи специалистов аутсорсинговой компании, которая берет на себя и ответственность за сдачу всех документов в срок.

Среди ярких примеров BDO – крупная международная фармацевтическая компания, которая подошла к организации процесса согласования авансовых отчетов комплексно и, используя SaaS и аутсорсинг, увеличила количество своевременно предоставленных и проведенных в бухгалтерской системе документов с 50% до 98%, то есть практически в два раза, при очень небольших затратах. При этом если учесть экономию на доставке документов через всю страну, сокращение расходов, связанных с текучестью персонала и другие эффекты от внедрения, компания осталась в выигрыше. Теперь ее сотрудники удаленно создают отчеты на портале с использованием компьютеров и мобильных устройств, в электронном виде отправляют их на утверждение руководителям и затем согласовывают со специалистами BDO. После полного одобрения, которое теперь происходит очень быстро, головной офис компании в Москве получает правильно оформленные бумажные версии отчетов со всеми приложенными документами и сотруднику возмещают затраты.

Автор: Людмила Шустерова, заместитель генерального директора, аутсорсинговое подразделение BDO в России.

Источник: бизнес-энциклопедия издательского дома «Деловой Петербург»

  1. Автоматизация обработки авансовых отчетов. Возможности в России