27.01.2014

Чему могут научить компанию дистанционные сотрудники

Автор: Шустерова Людмила, директор по стратегическому развитию BDO Unicon Outsourcing
 
Практика, когда в компанию приходят работать бывшие сотрудники, довольно распространена. В последнее время появилась еще одна тенденция: экс-работники приступают к работе заново и удаленно.
 
Стоит ли так рисковать? Да. Я постараюсь рассказать обо всех нюансах этого процесса на собственном примере. В середине прошлого года компания столкнулась со сложностями при подборе специалиста в штат в Москве. Проект был срочный, объемный и ответственный, а кандидаты, которые приходили на собеседования, не вызывали доверия.
 
И тогда компания решила рискнуть: нанять специалиста, ранее покинувшего фирму ради переезда в другой город, на условиях удаленной работы. Плюсы такой схемы работы очевидны и для персонала, и для предприятия. Для компании это была возможность расширить доступ к рабочим ресурсам, получить более квалифицированные кадры по более низкой цене, сохранить в штате ценного сотрудника, а иногда и сэкономить на арендной плате. В свою очередь персоналу удаленная работа обеспечивает мобильность, возможность гибко планировать свой график (в разумных пределах), не ограничиваться рынком труда одного города, но сотрудничать с компаниями за его пределами.
 
Очевидны были и требования, которым должен был отвечать сотрудник, работающий удаленно. Было понятно, что без таких навыков, как умение управлять своим временем, структурировать задачи и расставлять приоритеты, не обойтись, а навыки проектного менеджмента в такой ситуации более чем приветствуются.
 
Некоторые вызовы, которые дистанционная работа бросила компании, оказались для отдельных служб отличной проверкой на прочность, а некоторые - полной неожиданностью.
 
На что же нужно обратить внимание, начиная сотрудничество с персоналом, работающим удаленно?
 
1. ИТ-инфраструктура, позволяющая подключаться к ресурсам компании из любой точки мира.
 
2. Информационная безопасность.
 В том случае, если ваши сотрудники работают с персональными данными или ценной коммерческой информацией, принцип Bring Your Own Device («Возьми свое собственное устройство») не подойдет. Поэтому изначально вся важная информация должна быть перенесена в облачную систему, расположенную на корпоративных серверах, а вся работа с этими данными вестись исключительно на виртуальных машинах, с которых невозможно что-либо скопировать на стороннее устройство. Поэтому ИТ-службе остается только настроить VPN-соединение для дистанционных сотрудников.
 
3. Необходимость активно информировать удаленно работающих сотрудников о том, что происходит в компании в целом и в подразделении, к которому он относится, в частности. Дистанционный сотрудник – это мечта любого работодателя. Утром он не пьет в офисе кофе с коллегами и не сплетничает по полчаса. Но именно поэтому он не в курсе, что одна из сотрудниц собирается в декретный отпуск, и поэтому ей не стоит давать долгосрочные задачи, а сам отдел в ближайшие дни перебирается в другое помещение, и в первый день после переезда возможны какие-то накладки, связанные с настройкой оборудования, поэтому проводить в это время важный вебинар не стоит. 
 
Каналы коммуникации, находящиеся в распоряжении сотрудника, работающего удаленно, резко сокращаются по сравнению с источниками информации, имеющимися у обитателей офиса. Из арсенала первого практически полностью исчезают средства неформальной коммуникации. Поэтому руководитель дистанционного сотрудника должен хорошо понимать, что его подчиненный знает о компании ровно столько, сколько соизволит сообщить начальник и корпоративные СМИ.
 
4. Правильная постановка задач. 
 И еще раз повторю: специалист, работающий удаленно, знает только то, что вы ему сказали. А поэтому он сделает только то, о чем его попросили. Если вы забыли предупредить своего сотрудника о том, что ваше выступление на конференции удлинили на десять минут и вам нужно не пять слайдов, а пятнадцать – пеняйте на себя. Его не было в офисе, когда вы встречались с организаторами мероприятия.
 
Очевидно, что понятие «правильная постановка задач» включает в себя еще несколько важных моментов, первый из которых – это измеримость результата. И вы, и ваш сотрудник должны четко представлять себе, по каким параметрам вы будете определять, сделана ли работа и каково качество ее выполнения. Все действия дистанционно работающего сотрудника, которые вы оплачиваете, должны быть измеримы. 
 
Нельзя просто договориться о том, что специалист по поддержке будет заниматься обработкой заявок пользователей. Необходимо договориться о том, в течение какого времени должно быть обработано каждое обращение, как они будут ранжироваться, как сотрудник должен поступить в случае, если за день поступает больше заявок, чем он физически способен обработать.
 
Фактически с каждым работником должен быть заключен своего рода service level agreement. (В общем-то это относится и к тем, кто работает в офисе, но последних все-таки несколько проще контролировать). Например: PR-менеджер не просто «поддерживает благоприятный имидж в СМИ», а должен обеспечить определенное количество публикаций в конкретных изданиях и постов в корпоративном блоге, подготовить мониторинг публикаций по заданной теме и т.д.
 
5. Именно поэтому особое значение приобретают корпоративные средства совместной работы и коммуникаций (сommincations & collaboration). Во-первых, это очень удобно: есть возможность вместе в режиме реального времени редактировать один и тот же документ, работать над одним и тем же проектом. Во-вторых, корпоративные мессенджеры упрощают общение между сотрудниками. Человек порой не станет звонить для того, чтобы уточнить какую-то мелкую деталь, а вот в окошке Lync он не постесняется посоветоваться с коллегой.
 
6. Умение, как говорят англичане, давать обратную связь. 
 Ничто так не демотивирует сотрудника, как ощущение, что он работает «в стол». И тот, кто оторван от коллектива, особенно остро нуждается в понимании, зачем он выполняет те или иные задачи, удовлетворен ли заказчик их качеством, каков их результат. Только так вы сможете добиться того, чтобы люди выполняли свою работу осмысленно, заинтересовать их делом и обеспечить себе их лояльность.
 
7. Острая потребность сотрудников в чувстве принадлежности к компании и коллективу. 
 Для них важны и корпоративные новости, и брендированные сувениры, которые помогут создать дома атмосферу рабочего места, и приглашения на корпоративные мероприятия. Кроме того, поддерживать «чувство локтя» и информировать сотрудников о происходящем в компании помогают еженедельные собрания отделов, проходящие с использованием видеоконференций, на которых люди обсуждают общие задачи и порядок их выполнения. 
 
Еще один способ помочь удаленному сотруднику «встряхнуться» - встречи с коллегами в офлайн режиме. Если несколько специалистов вашей компании, работающих дистанционно, живут в одном населенном пункте – организуйте им регулярные встречи (если они еще и трудятся в одном департаменте или пересекаются по рабочим вопросам, повод для встречи всегда найдется). Люди не должны засиживаться дома, должны обсуждать последние новости, советоваться по каким-то рабочим вопросам и чувствовать себя членами одной команды.
 
8. Соблюдение делового этикета и внутренняя клиентоориентированность. 
 Какая, казалось бы, банальность. И, тем не менее, если сотрудники вашей компании не имеют привычки отвечать на письма, а для того, чтобы договориться с руководителем отдела о встрече, на него нужно устроить форменную охоту, дистанционные сотрудники – не для вас.
 
Усложняет ситуацию и то, что, несмотря на принятый закон о дистанционной работе, часть кадрового документооборота все-таки приходится вести в бумажном виде. И поэтому процессы в отделе персонала должны быть очень четко выстроены, он должен вовремя предоставить сотруднику на подпись все необходимые документы, получить от него копию загранпаспорта, свидетельствующую о том, что работник не покидал страну на длительное время и является российским налоговым резидентом и прочее.
 
Дистанционный сотрудник как рентгеновский луч выявляет все бреши и шероховатости в системе ваших коммуникаций – будь то ИТ-инфраструктура или информационные каналы внутри компании. Но если вы готовы проверить их на прочность – рискните! 
 
Источник: http://finam.
  1. Чему могут научить компанию дистанционные сотрудники