23.06.2015

Дистанционная занятость: основные риски

О том, какие трудности могут возникнуть при найме удаленных сотрудников, рассказали на пресс-конференции «Битрикс24» и J'son & Partners Consulting

Тренд дистанционной занятости стремительно развивается во всем мире. В Великобритании уже 62% компаний имеют удаленных работников и 34% занятого населения работает вне офиса, по данным MWL Systems.

«Согласно опросу Ассоциации HR-менеджеров, 89% HR-директоров крупнейших компаний в мире отметили, что тренд на предоставление гибкого графика сотрудникам в ближайшем будущем будет превалировать, и те компании, которые не учтут это в своей организационной структуре, будут проигрывать тем компаниям, которые будут предоставлять своим сотрудникам возможность работать удаленно», — рассказала на конференции Светлана Водянова, генеральный директор J'son & Partners Consulting.

Преимущества дистанционной занятости очевидны: снижение затрат на аренду офиса и организацию рабочих мест, повышение мобильности сотрудников и оперативности выполнения задач, возможность привлечения ценных специалистов из других городов, в том числе для разовых работ. Согласно исследованию IDG Enterprise, 84% компаний, применяющих удаленный режим работы, отмечают рост производительности. Удаленные сотрудники не привязаны к своему рабочему месту, они экономят время на дорогу, у них есть круглосуточный доступ ко всем рабочим процессам, у них высокая мотивация даже при относительно низкой зарплате, потому что они работают там, где им удобно.

Но есть и минусы: сложности организации рабочих процессов, неполнота контроля над сотрудниками, проблема информационной безопасности, психологическая оторванность от коллектива. При внедрении дистанционного режима работы следует учесть и свести к минимуму все сопутствующие риски.

Неразвитая ИТ-инфраструктура

Развитие коммуникационных технологий и высокоскоростных каналов связи — главный фактор взрывного роста дистанционной занятости. Активно используются видео-конференц-связь, облачные сервисы, мобильные форматы работы.

Мобильный интернет все чаще используется для решения повседневных рабочих задач. Быстро развиваются технологии удаленного мобильного доступа. Виртуальный рабочий стол, подключенный к внутренней корпоративной сети, позволяет заменить стационарное место сотрудника и обеспечить доступ ко всей необходимой информации из любого места с любого устройства. Кроме того, любой телефон — городской или федеральный — можно перенаправить в облако, чтобы принимать звонки откуда угодно.

Потенциал мобильных решений далеко не полностью реализован. Быстро появляются новые технологии, способные сделать работу сотрудников еще более мобильной, например таск-трекеры. «Уже есть решения, которые позволяют в режиме онлайн поставить задачи на карте сотруднику, а его смартфон сам рассчитает оптимальный маршрут до этой задачи и запишет итог выполнения», — рассказал Артем Филипповский, эксперт отдела специальных проектов бизнес-рынка ОАО «МТС».

Впрочем, организовать рабочие места для удаленных сотрудников — это иногда головная боль. Виртуализация рабочих мест требует определенной сетевой инфраструктуры. Это и затраты, и сложность управления сетью с многочисленными подключенными устройствами разных типов.

Не всегда удаленный сотрудник может работать на собственном оборудовании. При необходимости работодателю придется обеспечить его компьютером, мобильным телефоном и другими техническими средствами для выполнения служебных функций. С технической точки зрения поддерживать приемлемый уровень информационной безопасности можно только при условии использования цифровых устройств, принадлежащих работодателю и контролируемых им. А обычный домашний компьютер может быть заражен вирусом и непригоден для конфиденциальной работы.

Трудности контроля

Многие руководители стремятся контролировать каждый шаг своих сотрудников. Такой подход далеко не всегда верен. «Зачем вам нужны сотрудники, которым вы настолько не доверяете?» — интересуется Лидия Снарская, директор по корпоративным отношениям BDO Unicon Outsourcing. Чтобы понимать, что происходит с проектами и как сотрудники справляются со своими обязанностями, достаточно правильно использовать виртуальную систему постановки задач. По данным совместного исследования «Битрикс24» и J'son & Partners Consulting, инструменты для постановки задач используют 54% компаний, применяющих дистанционную занятость. 79% из них не занимаются детальным, пошаговым контролем работы сотрудников, даже когда есть техническая возможность — в этом просто нет необходимости.

«Тотальный контроль не заменит исполнительную дисциплину», — считает Сергей Рыжиков, основатель «Битрикс24». Гораздо важнее результативность и работа по целям. Правильное решение — строго контролировать не самих сотрудников, а выполнение задач, то есть соответствие каждого полученного результата формулировке поставленной задачи.

Утечки информации

Многие компании, особенно крупные, очень серьезно относятся к вопросам безопасности и сохранности внутренних документов. Дистанционные сотрудники работают с документами вне офиса, и следить за ними не так просто, поэтому риск утечки конфиденциальной информации возрастает.

Организация дистанционной работы требует дополнительных мер безопасности, но современные технологии позволяют компаниям не беспокоиться об утечках информации. «У нас есть корпоративное облако, и все сотрудники, даже офисные, работают с удаленными рабочими столами: скопировать какую-либо информацию оттуда невозможно», — рассказала Лидия Снарская.

Технологически можно настраивать сложные варианты маршрутизации трафика, чтобы отслеживать трафик каждого сотрудника: что, когда и куда он отправлял. В любой момент можно сформировать отчет о сотруднике: где он находится в данный момент, что делает, как выполняет свои задачи. Если его обязанности связаны с телефонными переговорами, можно определить, сколько звонков он принял, прослушивать записи любых звонков.

Недостаток общения

Проблема, о которой часто забывают, — психологическая принадлежность к коллективу. Для дистанционных сотрудников незаменимы информационные средства работы в команде. «Самое важное, что нужно понять компаниям, переходящим на дистанционную работу: сотрудник выключается из всех информационных потоков», — отметила Лидия Снарская. Он может даже не знать, что происходит в компании, чем живет коллектив, что изменилось, если ему этого не сообщат.

Чтобы восполнить недостаток информации, нужно не просто использовать как можно больше инструментов корпоративных коммуникаций (телефон, email, интранет, ICQ, Skype, корпоративные мессенджеры и т.п.). Удаленный сотрудник должен хотя бы 1 – 2 раза в месяц посещать офис, чтобы коллеги его не забывали, чтобы пообщаться с ними лично. В идеале нужно проводить регулярные встречи отделов, совместные совещания, приглашать удаленных сотрудников на все корпоративные мероприятия. Можно подключать сотрудника по конференц-связи (видео или голосовой), чтобы он участвовал в совещаниях, понимал, что происходит, задавал вопросы и получал ответы.

«Удаленному сотруднику нужна постоянная обратная связь. Он не видит по лицу руководителя и коллег, довольны им или нет. Он не знает, куда дальше ушла его работа. И если руководитель ему не сообщит, хорошо он сделал работу или плохо и что ему стоит учесть на будущее, ему кажется, что он работает в стол, снижается мотивация», — объяснила Лидия Снарская.

Отдельное внимание стоит уделить работе сервисных служб. Дистанционные сотрудники не могут решать вопросы столь же быстро, как они решаются в офисе, поэтому их заявки стоит сделать более приоритетными, чем заявки работников, находящихся в офисе.

Неумение управлять процессами

От грамотной организации рабочих процессов зависят показатели эффективности работы удаленных сотрудников. Особенно важна корректная, безупречно точная постановка задач руководителем, тем более что у дистанционного сотрудника нет возможности видеть, как продвигается проект, какие поправки и изменения вносятся. Любые изменения нужно оперативно доносить до сотрудника, иначе он никак о них не узнает и результат его работы вряд ли устроит руководителя.

При поиске сотрудника на дистанционную работу важно оценить, кто сможет работать удаленно, а кто не сможет. Есть люди, не умеющие самостоятельно сконцентрироваться на работе, на целях и интересах компании. Управлять ими крайне сложно. Важно сражу же выяснить, насколько потенциальный сотрудник увлечен своей профессией. Недостаточная мотивация в сочетании с неэффективной системой KPI может привести к неудовлетворительным результатам.

Иногда удаленный режим работы технически невозможен. Поэтому необходимо оценить, сможет ли сотрудник выполнять именно те задачи, которые ему передаются, и возможно ли вообще работать над ними в удаленном режиме. Все обязанности и функции сотрудника необходимо тщательно продумать.

Управлять процессами вне офиса непросто, так что это отличная практика для каждого руководителя. Этому надо учиться. К нечеткому распределению ролей и ошибкам планирования может прибавиться неумение правильно распределять нагрузку между сотрудниками. Лучше всего выстроить четкую систему контроля над поставленными задачами и просить коллег отправлять руководителю копию сообщения при постановке задачи удаленному сотруднику. Иначе можно перегрузить его невыполнимой за отведенное время работой, и деятельность компании нарушится, задачи вообще не будут выполняться. «Все, что вы планируете в офисе, должно быть в сто раз тщательнее спланировано вне офиса», — подчеркнула Лидия Снарская. 

Источник: портал Ibusiness

  1. Главная
  2. Пресс-центр
  3. Публикации
  4. Дистанционная занятость: основные риски