15.11.2012

Документооборот и «первичка»: правила, ошибки, ответственность

Делопроизводство, несмотря на свою рутинность, является одним из основных элементов организации. Внедрение документооборота или движение первичных документов в процессе деятельности бухгалтерского учета, регламентировано графиком документооборота, составленным непосредственно бухгалтером и утвержденным руководителем предприятия. И вот от того, как правильно организован порядок движения документов, многое зависит на предприятии. Как правильно организовать документооборот, какие первичные документы бухгалтер вправе принять к учету, как исправить ошибки в «первичке», как вести «дела» и сколько лет хранить документы? На эти и многие другие вопросы ответили специалисты на онлайн-конференции, которая прошла 15 ноября 2011 года.

Вопрос: Объясните, могу ли я разработать самостоятельно форму акта на списание стройматериалов на проведение ремонта помещения (ремонт идет своими силами)?
Ирина Аношина, руководитель 2 отдела бухгалтерской практики аутсорсингового подразделения группы BDO в России:
Вам следует руководствоваться формами из альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ. В альбоме вы найдете унифицированные формы № КС-2 «Акт о приемке выполненных работ», № КС-3 «Справка о стоимости выполненных работ и затрат». Формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 г. № 100.

Вопрос: Подскажите, как правильно заверять копии документов? Можно ли на копиях ставить подпись главного бухгалтера, а не директора предприятия, и в каких случаях это возможно?
Ирина Аношина, руководитель 2 отдела бухгалтерской практики аутсорсингового подразделения группы BDO в России:
Пунктом 2.1.29 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.98 N 28, предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Пунктом 2.1.30 названного стандарта установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В письме ФНС России от 02.08.2005 г. № 01-2-04/1087 «свидетельствовании верности копий документов, представляемых налогоплательщиками в соответствии со ст. 93 НК РФ» утверждается, что заверение копий должно проводиться «исполнительным органом налогоплательщика». Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества. Но возможно издать соответствующий приказ по организации или включить соответствующий раздел в положение о документообороте организации или должностную инструкцию определенного сотрудника, которому вменить в обязанность заверять копии документов. В приказе или инструкции может быть установлено, например, что заверение копий проводится секретарем или канцелярской службой. Также может быть установлено, что копии документов, изготавливаемые в подразделениях, заверяются руководителями или другими сотрудниками данных подразделений. При необходимости документ, подтверждающий полномочия лица, заверившего копии, может быть истребован судом, государственным органом, другими лицами. Указание на «должностное лицо» свидетельствует о том, что лицо, заверяющее копии, должно быть штатным сотрудником организации. Следует подчеркнуть, что заверение копий, то есть свидетельствование конкретным лицом соответствия копии подлиннику, требует ответственного подхода и разумной осторожности. В письме ФНС России от 02.08.2005 г. № 01-2-04/1087 указано также, что возможен нотариальный порядок засвидетельствования копий документов в соответствии с законодательством Российской Федерации о нотариате.

Вопрос: Как правильно организовать архив на предприятии? По какому принципу? Как же лучше расположить дела, чтобы достичь максимальной эффективности при поиске, учете и хранении дел?

Павел Жердов, руководитель отдела доставки и обработки документации:
Организация архива строится из расчета его задач и функций в рамках деятельности конкретного предприятия. Общие задачи любого архива сводятся к хранению и быстрому поиску того, что хранится. Но, специфика деятельности отдельно взятого предприятия, вводит свои нюансы. Сначала нужно проанализировать и определить, что хранить и сколько времени. Для этого можно руководствоваться законодательством и договорными отношениями, а так же целями и задачами как отдельно взятых подразделений, так и предприятия в целом. Результатом такого анализа будет номенклатура дел со сроками хранения. Помимо этого, необходимо понимать, как часто будет происходить изъятие или обращение к документации, хранящейся в архиве. Руководствуясь номенклатурой дел и периодами обращений к ним, можно понять, каким образом следует структурировать архив. Если вы создадите реестр дел, сопоставимый с нумерацией или обозначением мест хранения, то большинство вопросов, касающихся расположения дел в архиве, отпадут, так как быстро найти нужное дело не составит труда. Важно, чтобы реестр всегда поддерживался в актуальном состоянии и с ним легко было работать. Так же желательно размещать дела таким образом, чтобы одни документы не перекрывали физический доступ к другим.

Вопрос: В каком формате компания вправе хранить электронные документы? Как правильно обеспечить целостность и неизменность хранимых документов?
Павел Жердов, руководитель отдела доставки и обработки документации:
Компания вправе хранить электронные документы в любом формате, если речь не идет о документации контрагентов, которые предъявляют свои требования к форматам, или отчетности, сдаваемой в электронном виде. В этом случае формат отчетности задается госучреждением или провайдером. Но даже в этом случае при необходимости можно использовать другие форматы, конвертируемые в требуемые без потери качества исходных документов. Для защиты от неумышленных действий пользователей, в результате которых может быть нарушена целостность или содержание хранимых документов в электронном виде, достаточно ограничить доступ к электронной информации, регулярно делать архивные копии файлов и, если это допустимо, использовать для хранения один из форматов, который ограничивает возможности общепринятого форматирования текста. Доступ должен быть ограничен таким образом, чтобы с электронной информацией могли работать только те сотрудники, которым это необходимо в настоящий момент. Архивные копии файлов, желательно хранить на носителях информации, отличных от тех, на которых хранятся оригиналы. Что касается форматов, то их существует достаточно много. Одни из самых распространенных форматов, используемых для хранения электронной документации - PDF и JPEG.

Вопрос: Меня волнует вопрос срока хранения бухгалтерских документов. Налоговая проверка давно не проводилась в отношении нашей компании. Соответственно, все документы (некоторым более 8 лет) мы до сих пор храним, это и акты, приходные ордера, накладные (многие поставщики уже даже не работают с нами). Расскажите, могу ли я уничтожить их и что будет основанием для такого уничтожения?
Ирина Аношина, руководитель 2 отдела бухгалтерской практики аутсорсингового подразделения группы BDO в России:
Сроки хранения бухгалтерских документов (не менее 5 лет) прописаны в ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»: Статья 17. Хранение документов бухгалтерского учета: 1. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. 2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. 3. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Административный штраф за нарушение правил хранения накладывается согласно ст.15.11 КоАП РФ: Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и … порядка и сроков хранения учетных документов – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей. Следует учитывать, что обязанность хранения документов бухгалтерского учета организации предусмотрена также и налоговым законодательством РФ. Согласно ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Кроме того, ст. 24 НК РФ определяет налоговых агентов и их обязанность по хранению документов бухгалтерского учета и отчетности. Налоговыми агентами признаются лица, на которых в соответствии с НК РФ возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджетную систему Российской Федерации. Налоговые агенты обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов. Если ваша компания показывала убытки в предыдущих налоговых периодах и собирается использовать эти убытки для уменьшения налогооблагаемой базы по прибыли в будущем, то количество лет хранения документов увеличивается соответственно на количество лет, когда заявлялись убытки по декларации. Для уничтожения бухгалтерских документов необходим приказ руководителя, где указано, что в связи с истечением срока хранения подлежат уничтожению бухгалтерские документы такие-то, составляете акт в произвольной форме, что документы уничтожены.

Вопрос. У нас крупная строительная компания. При работе (разнос почты по отделам) приходится финансовому агенту часто делать пометки на документах. Например, «передано», «оплачено», «получено». Не будет ли это являться нарушением?
Ирина Аношина, руководитель 2 отдела бухгалтерской практики аутсорсингового подразделения группы BDO в России:
Любой документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями действующего законодательства. Основные требования к первичной документации регулируются Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России от 29.07.1998 г. № 34н, а также Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. № 105. В соответствии с законодательством первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты. В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Не допускается внесение исправлений в кассовые и банковские документы. В остальных первичных учетных документах исправления могут производиться только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений. Также следует отметить, что Положением предусмотрено внесение отметок (пометок) на первичные документы – согласно п. 2.20 и 2.21 обработанные первичные документы должны содержать отметку об их принятии к учету (специальный штамп или надпись, сделанную бухгалтером от руки), что исключает возможность их повторного принятия к учету. Все документы, приложенные к приходным или расходным кассовым ордерам, а также документы, являющиеся основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Следует помнить, что в соответствии с требованиями Положения о документах и документообороте записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковой ручкой, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. При этом запрещается использовать для записей простой карандаш.

Вопрос: Обязаны ли мы хранить постоянно первичную учетную документацию, подтверждающую затраты на капитальные вложения (это наши акты выполненных работ, акты ввода в эксплуатацию основных средств, платежные поручения, счета-фактуры и пр.)? Есть ли какие-нибудь специальные нормы, устанавливающие особые сроки хранения документов по учету капитальных вложений?
Ирина Аношина, руководитель 2 отдела бухгалтерской практики аутсорсингового подразделения группы BDO в России:
В вашей ситуации необходимо руководствоваться нормами Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ N 03-33/пс. В соответствии с п. 2.1.3 Положения № 03-33/пс документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе, должны храниться в течение сроков, установленных Перечнем. При этом в соответствии со ст. 57 Перечня, «документы (свидетельства, договоры) на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания и др.; документы к ним» подлежат постоянному хранению. Из этого пункта можно сделать вывод, что договоры купли-продажи основных средств, числящихся на балансе организации, должны храниться постоянно. Кроме того, необходимо хранить все документы, связанные с приемом-передачей объектов (актов, накладных и т.п.), а также документы, подтверждающие формирование стоимости объектов. Организации целесообразно обеспечить хранение первичных документов, относящихся к основным средствам, в течение всего срока, пока данные основные средства (или прочее имущество) числятся на балансе организации. Следует также отметить, что в соответствии с п. 429 Перечня постоянному хранению подлежат акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации. В отношении первичных документов, подтверждающих затраты на капитальные вложения, компании целесообразно обеспечить постоянное хранение первичных документов, подтверждающих получение и формирование стоимости объектов основных средств. Для этого также необходимо обеспечить и постоянное хранение документов, относящихся к капитальным вложениям. К ним, в частности, следует отнести такие документы, как акты приема-сдачи выполненных работ по осуществленным капитальным вложениям.

Расскажите, каков порядок уничтожения документов? Надо ли составлять акты и приказы и кто должен их подписывать?
Павел Жердов, руководитель отдела доставки и обработки документации:
Порядок уничтожения документов следующий: 1. Выпускается приказ руководителя организации о создании экспертной комиссии. 2. Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов, подлежащих уничтожению. 3. По результатам экспертизы ценности документов составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акт подписывается членами экспертной комиссии и утверждается руководителем организации. 4. Уничтожаются документы в соответствии с ранее составленным актом. 5. Составляется акт об уничтожении документов, выделенных к уничтожению. Акт подписывается членами экспертной комиссии.
 
Полную версию статьи вы можете прочитать на сайте http://www.taxpravo.ru.

 


  1. Документооборот и «первичка»: правила, ошибки, ответственность