16.03.2010

Экономим на фонде оплаты труда. Какую пользу может принести передача расчетов на аутсорсинг?

С начала кризиса большинство компаний работают в жестких экономических условиях и вынуждены тонко планировать и рассчитывать свои издержки. К сожалению, российский Трудовой Кодекс оставляет очень мало возможностей для оперативного регулирования уровня оплаты труда в соответствии с меняющимися экономическими условиями. Для любых изменений условий труда требуется согласие работника. Между тем сотрудник тоже является участником экономических отношений, и работодатель может апеллировать к его экономическому сознанию, предлагая более выгодные отношения в обмен на определенную гибкость системы оплаты труда. В этой статье мы проанализируем окладно - премиальную систему оплаты труда, вопросы мотивации сотрудников при переходе на такую оплату труда, принципы такого перехода, необходимые мероприятия, технические и организационные инструменты, позволяющие оперативно и объективно соотносить результаты труда и уровень оплаты.

Существование той или иной системы оплаты труда на предприятии определяется видом деятельности компании, местом её нахождения, финансовым состоянием, она может быть исторически сложившейся.
На одном предприятии могут функционировать несколько мотивационных систем для различных категорий сотрудников, в зависимости от выполняемых функций.
            Кроме этого, выбор той или иной системы оплаты зависит от желания (возможности) руководителей компании учитывать вклад каждого сотрудника в успех компании и поощрять его в соответствии с этим  вкладом.
           
Наиболее распространенные виды оплат:
  • Оплата по окладу (повременная оплата), при которой в трудовом договоре фиксируется сумма оклада за полностью отработанный календарный месяц.
В договоре также могут быть прописаны размеры бонусных вознаграждений (ежемесячных, квартальных, годовых), которые скорее зависят от результатов функционирования компании в целом, а не от работы конкретного сотрудника. Сумма оклада может уменьшиться только в том случае, если сотрудник отработал неполный месяц: перешел на работу по сокращенному графику, болел, находился в отпуске и т.д. Компания не может без веских оснований, как то несоблюдение правил трудовой дисциплины, несоответствие занимаемой должности и т.д., уменьшить сумму ежемесячного вознаграждения сотрудника.
  • Повременно-премиальная система оплаты подразумевает вариант, при котором сотруднику устанавливается фиксированная часть ежемесячного вознаграждения, зависящая только от отработанного времени, и переменная часть, которая зависит не только от отработанного времени, но и от других показателей.
При этом с сотрудником обговариваются условия, которые влияют на размер переменной части, а также, возможно, устанавливают её минимальную и максимальную границу.
  • Как частный вид повременно-премиальной оплаты труда может быть оплата на комиссионной основе: оклад + % от выручки.
  • Сдельная оплата труда напрямую зависит от количества выполненной работы. Сотрудник заранее должен быть ознакомлен с установленными нормами выработки и расценками за каждую производимую операцию. В зависимости от специфики предприятия может быть установлена сдельно – премиальная, сдельно – прогрессивная, аккордная системы оплаты труда.
В период бурного развития бизнеса в России и острой нехватки квалифицированных кадров и кадров вообще на предприятиях чаще всего сотрудникам устанавливали фиксированный оклад, возможно, даже завышенный, не соответствующий реальной квалификации, только для того, чтобы закрыть хоть как-то участок работы и имеющуюся вакансию.
 
В условиях кризиса при снижении объемов производства работодатели сталкиваются с тем, что недостаточно квалифицированные сотрудники выполняют объем работы гораздо меньший, чем некоторое время назад, и при этом получают свой фиксированный порой завышенный оклад, независящий от реально выполняемой работы и состояния дел компании в целом.
Одним из решений этой проблемы может быть разработка и внедрение на предприятии новой системы оплаты труда: окладно - премиальной.
Для того, чтобы переход на новую систему был эффективным, необходимо детально проработать оценивающие показатели работы, понижающие и повышающие коэффициенты для каждой категории сотрудников. Главной задачей является разработка адекватной и справедливой системы показателей, понятной всему персоналу.
Показатели. Кроме количественных показателей: полученная выручка, количество обслуживаемых клиентов, количество заключенных контрактов и т.д., могут быть качественные: соблюдение правил внутреннего распорядка, участие в автоматизации технологических процессов, время реакции на письма и звонки клиентов и сотрудников, наставничество, участие в общественных мероприятиях, готовность к выполнению задач, выходящих за рамки Должностной инструкции и т.п. Показатели могут зависеть от прибыльности компании в целом, от прибыльности подразделения, в котором работает сотрудник.
 
Важным условием быстрого внедрения и эффективного использования новой системы является проведение разъяснительной работы среди сотрудников компании, объяснение причин перехода и возможных последствий для каждого сотрудника.
Необходимо также продумать способы автоматизации ввода показателей для расчета премиальной части ежемесячного вознаграждения в систему расчета заработной платы предприятия. Современные IT-системы и программные продукты позволяют настроить индивидуальный доступ для каждого пользователя к информации определенной группы сотрудников. Руководитель отдела или бригадир должен иметь возможность вводить оценочные показатели только сотрудникам своего отдела или бригады. По введенным показателям происходит далее расчет переменной части с учетом отработанного времени.
К разработке системы показателей лучше всего привлекать имеющихся в компании специалистов HR и руководителей среднего звена. Они хорошо знают специфику работы компании, могут сформулировать требования, предъявляемые к сотрудникам и качественно оценить результаты работы.
Для автоматизации расчетов вознаграждения по новой мотивации можно обратиться к собственным программистам или провайдеру, с которым у компании заключен договор на обслуживание используемых программных продуктов.
Эффективным решением при переходе на новую систему оплаты труда может стать передача на аутсорсинг всего расчета заработной платы в компанию, специализирующуюся на оказании бухгалтерских услуг, в том числе по расчету заработной платы.
Как правило, в таких компаниях существуют Расчетные центры, в которых работают высококвалифицированные бухгалтеры, специализирующиеся в области расчета з/пл, программисты, имеющие опыт автоматизации сложных мотивационных схем для компаний с различными видами деятельности, методологи, отслеживающие последние изменения законодательства и формирующие позицию компании по сложным вопросам соблюдения трудового, налогового законодательства.
 
Передача на аутсорсинг расчета заработной платы способствует сохранению конфиденциальности информации о ежемесячных доходах сотрудников. Этот вопрос может иметь высокую важность, т.к. с вводом новой системы мотивации сотрудники, находящиеся на одной позиции могут получать не одинаковое вознаграждение. В то же время повышается прозрачность расчетов для сотрудников, т.к. они могут получать расчетные листки или иные индивидуальные отчеты с указанием показателей, по которым рассчитывалась переменная часть вознаграждения.
При передаче функций расчета з/пл на аутсорсинг с компанией составляются и согласовываются регламенты взаимодействия и графики предоставления данных обеими сторонами. Это позволяет упорядочить и регламентировать внутренние бизнес-процессы, связанные с предоставлением данных к расчету. Как правило, на предприятиях в этих процессах участвуют сотрудники нескольких подразделений, действующие на основе личных отношений и устных договоренностей, которые зачастую нарушаются. В свою очередь это может  привести  к ошибкам расчета, а порой и к срыву сроков выплаты заработной платы.
Кроме функций расчета з/пл на аутсорсинг можно передать полностью или частично функции кадрового администрирования. Качество расчета з/пл сотрудников напрямую зависит от грамотного составления и оформления кадровых документов, внесения кадровой информации в программу. Кадровые специалисты аутсорсинговых компаний помогут составить трудовые договора или дополнительные соглашения к ним, что важно при вводе новой мотивации, предостерегут от возможных рисков и претензий как со стороны сотрудников, так и со стороны трудовой инспекции.
Стоимость услуг компании – аутсорсера не превышает стоимости аналогичной внутренней функции при несомненно более высоком качестве.
Аутсосер, как коммерческая компания, получает прибыль за счет эффективной организации работы специалистов в данной области, накопленного опыта и базы программных решений.
Аутсорсинг подразумевает не только непосредственно расчет, но и квалифицированные консультации по вопросам Законодательства.
Высокое качество предоставленных аутсорсером услуг по расчету з/пл позволит также избежать потерь в виде пени и штрафов за неверный расчет или несвоевременную уплату налогов.
 
 
Автор: Татьяна Морозова, директор Департамента транзакционных услуг
Аутсорсинговое подразделение BDO
 
Полную версию статьи вы можете прочитать в №3(47) (2010 г.) журнала "Штат"
  1. Экономим на фонде оплаты труда. Какую пользу может принести передача расчетов на аутсорсинг?