17.01.2012

Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?

Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки. Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы "живые" подписи ответственных лиц.

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия "факсимиле" оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: "факсимиле - штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий"*(1).

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать "живую" подпись.

Гражданско-правовые сделки

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон*(2).

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью "узаконить" применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств*(3).

Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынести решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным*(4).

Документы бухгалтерского и налогового учета

Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя*(5). Согласно законодательству о бухгалтерском учете*(6) первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия*(7). Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений. Например, в одном из них*(8) судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия). Следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по делу.

Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется*(9).
Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи*(10). Однако действие закона об электронной подписи*(11) не распространяется на другие аналоги "живой" подписи, одним из которых является факсимиле*(12).

Примечание. Первичные учетные документы должны содержать личные подписи ответственных лиц.

Письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. N 18-0-09/000042.


Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен "живой" подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности)*(13). Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету*(14).

Еще недавно судебная практика по поводу вычета НДС на основании таких счетов-фактур была неоднозначна, но содержала и положительные для бизнеса решения.
Например, некоторые суды отмечали, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не запрещают ставить подпись руководителя с помощью штампа-факсимиле. Факсимильная подпись - это способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах не говорит о нарушении требований статьи 169 Налогового кодекса. И если использование факсимиле на документах (в т.ч. на счетах-фактурах) было предусмотрено соглашением сторон, то налоговый вычет по такому счету-фактуре правомерен*(15).

Но недавно Президиум ВАС*(16) поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не предусматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Подобной нормы не содержит и Закон N 129-ФЗ. Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам. Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым. Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.

Примечание. Президиум ВАС РФ решил, что факсимиле нельзя использовать в счетах-фактурах.

Письмо Минфина России от 1 июня 2010 г. N 03-07-09/33
 

Применение факсимиле

Можно:

  • по соглашению сторон использовать факсимиле в гражданско-правовых сделках
  • применять факсимиле в текущей деловой переписке

  
Нужно:

  • регламентировать порядок использования факсимиле вместо подписи (в отдельном соглашении или в основном договоре)
  • указать перечень документов, которые могут
  • подписываться с помощью факсимиле

            
Нельзя:

  • применять факсимиле при выдаче доверенностей, подписании платежных и других документов, имеющих финансовые последствия
  • использовать факсимиле на счетах-фактурах.



_________________________________________________________________________________
*(1) п. 7 приложения N 1 к Регламенту, утв. пост. Правительства Москвы от 21.02.2006 N 112-ПП
*(2) п. 2 ст. 160 ГК РФ
*(3) п. 3 ст. 75 АПК РФ
*(4) пост. ФАС ДВО от 13.08.2009 N Ф03-3794/2009
*(5) письмо УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 N 11-14/29297
*(6) п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ (далее - Закон N 129-ФЗ); п. 13 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н
*(7) письмо МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042
*(8) пост. Десятого ААС от 21.06.2010 N 10АП-2224/2010
*(9) ст. 2 НК РФ; ст. 2 ГК РФ
*(10) п. 1 ст. 80 НК РФ
*(11) Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (до 2012 г. действовал Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ)
*(12) письмо Минфина России от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404
*(13) п. 6 ст. 169 НК РФ
*(14) письма УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 N 16-15/104968@, Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48, от 22.01.2009 N 03-07-11/17 и др.
*(15) пост. ФАС ПО от 22.08.2011 N Ф06-6758/11 по делу N А12-22764/2010
*(16) пост. Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11


Автор: Лилия Хакимова, старший юрист,
Аутсорсинговое подразделение BDO

 
Полную версию статьи вы можете прочитать в журнале "Актуальная бухгалтерия" №1, январь 2012 г.

  1. Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?