21.04.2017

Как перевести сотрудников на удаленную работу: пошаговый алгоритм

Автор: Зульфия Юпашевская, руководитель отдела кадровых услуг BDO Unicon Outsourcing

Перевод сотрудников на удаленную работу сокращает расходы на офис. А с распространением интернет-технологий и мобильных устройств организовать удаленную работу стало еще проще. Технологии виртуализации позволяют развернуть рабочее место в любой точке мира. Кроме того, в 2013 году был принят закон, регулирующий работу дистанционных специалистов на постоянной основе. Расскажу, как перевести на постоянную удаленную работу 15% сотрудников. Руководителям компании позволяется работать удаленно один день раз в две недели, остальные офисные сотрудники могут остаться дома по личным обстоятельствам, по согласованию с руководителем.

Как перевести сотрудников на удаленную работу за 4 шага

Шаг 1. Подключили сотрудников к виртуальным рабочим столам Для проекта по виртуализации закупили оборудование IBM: три современных сервера и внешний дисковой массив. В 2013 году запустили тестовую сеть и подключили к виртуальным рабочим столам 60 сотрудников. Убедились, что сеть работает корректно, и в течение полугода подключили всех остальных. Мы не торопились с переходом на виртуальные машины, так как хотели удостовериться, что все базы данных в различных учетных программах («1С», «Босс-Кадровик» и пр.) корректно перенесены на виртуальные сервера и работают без сбоев.

Как сотрудники подключаются к корпоративной сети. Виртуальный рабочий стол позволяет пользователю подключиться к своему компьютеру и корпоративной сети с любого мобильного устройства, планшета или компьютера. На экране появляется окно, в котором отображаются все привычные программы. Для подключения используется, как правило, соединение VPN (Virtual Private Network) – виртуальная сеть, которая создается «поверх» интернета. Она отделена от основной сети и защищена шифрованием. Так доступ к корпоративной внутренней сети и ресурсам становится безопасным. При работе с виртуальным рабочим столом на реальном компьютере не остается ни программ, ни данных. Реализовать виртуальную рабочую среду можно и с помощью облака. Но в нашем случае арендовать виртуальные машины было невыгодно, дешевле приобрести и настроить оборудование самим. Оплата хостинга оказалась в шесть раз дороже, чем ежемесячные расходы на внедрение при покупке оборудования в кредит на 36 месяцев. Кроме того, надо учитывать, что после выплаты кредита мы свободны от дальнейших платежей. Для усиления информационной безопасности мы изолировали рабочие группы. То есть все сотрудники, завязанные на одного клиента, работают с одной виртуальной машиной и подключаются к одному участку на сервере. Любое копирование данных находится под контролем IT-отдела.

Через два года мы перешли от соединения VPN на базе Microsoft к подключению типа RDWEB (Remote Deskshop Services), поскольку его может легко настроить любой конечный пользователь. Фактически для сотрудников компании изменилась только настройка подключения: оно стало проще. Интерфейс рабочего стола при этом остался прежним. Система управления задачами. Для совместной работы на расстоянии мы используем систему управления задачами частично на базе «1С-Битрикс», частично на базе интернет-портала Asana.com. Для обмена документами запустили корпоративный портал и арендовали конференц-сервис Webex. Для наших задач хватает тарифа за 5300 руб. в месяц с возможностью единовременного подключения к конференции до 20 человек. Сотрудники могут пользоваться голосовой и видеосвязью, чатом, выводить «картинку» со своего компьютера для совместной работы над документами.

Шаг 2. Адаптировали трудовые договоры и обеспечили сотрудников всем необходимым Если сотрудник трудится удаленно, компания не обязана предоставлять рабочее место. Этот пункт отражается в трудовом договоре. Однако вы должны обеспечить сотрудника средствами производства. Другими словами, если вы будете настаивать на том, что специалист обязан пользоваться собственным компьютером, вы нарушите закон. Мы обеспечили сотрудников ноутбуками и корпоративными сим-картами. В этом году планируем отказаться от стационарных телефонов и полностью перевести всех сотрудников на мобильную связь. Чтобы проверить, остается ли сотрудник налоговым резидентом РФ, просим раз в полгода предоставлять отделу кадров копию загранпаспорта. Иначе компании пришлось бы платить не 13% подоходного налога, а 30%.

Шаг 3. Разработали показатели эффективности Контроль удаленных сотрудников ведем с помощью системы показателей. Скажем, для специалистов IT-поддержки – это количество выполненных заявок от пользователей, для кадровиков – число обработанных документов. С каждым сотрудником обсудили и указали в договоре с ним возможные причины увольнения по инициативе компании. Например, мы можем прекратить трудовые отношения в случае, если должностные обязанности сотрудника и выполняемые им задачи потребуют постоянного присутствия в офисе. Также дистанционного сотрудника могут уволить за невыполнение ключевых показателей эффективности, по результатам оценки 360 градусов или если его коллеги жалуются на сложности в коммуникации.

Шаг 4. Утвердили рабочий график и наладили коммуникации Для каждого дистанционного сотрудника установлен свой график работы, который обязательно хотя бы частично совпадает с графиком работы коллег. Допустим, сотрудник может начинать работу хоть в 6:00 утра, но он всегда должен откликаться на сообщения и звонки коллег в промежутке с 10:00 до 16:00.

Чтобы сотрудники не теряли контакт с коллегами в офисе и всегда оставались в курсе событий, мы еженедельно проводим виртуальные совещания отделов, раз в один-два месяца приглашаем дистанционных специалистов в штаб-квартиру компании. Используем для уведомлений интранет, мессенджеры, электронную почту. Основные новости публикуем в корпоративной газете.

Результаты

Теперь мы всегда можем привлечь в штат работников нужной квалификации. Например, нам было сложно найти и удержать в команде специалистов по поддержке определенных модулей SAP. Нашли таких специалистов в Сибири, предложили работать удаленно и сейчас очень ими довольны. Компания экономит на фонде оплаты труда примерно 15% (с учетом расходов на связь и транспорт). Часть наших дистанционных сотрудников работают за пределами Москвы и Петербурга, уровень оплаты их труда ниже, чем в мегаполисах. Это позволяет нам предлагать дистанционным специалистам достаточно высокую по региональным меркам зарплату. Закон от 5 апреля 2013 года № 60-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Источник: gd.ru
  1. Как перевести сотрудников на удаленную работу: пошаговый алгоритм