14.09.2012

Как повысить эффективность работы бухгалтерской службы

Один из важных инструментов для оценки бизнеса – это бухгалтерия. Отчетность, которую готовит это подразделение, используют фискальные органы, менеджмент компании и ее собственники. В то же время в России зачастую бухгалтерская служба рассматривается как бюрократическая помеха бизнесу. И это абсолютно неверный подход. Бухгалтерия должна быть и является вспомогательной службой, вносящей свой вклад в развитие и поддержание бизнеса. Но для этого все процессы в бухгалтерском подразделении должны быть грамотно настроены и позволять достигать максимальной эффективности.

Существует несколько основных способов повышения эффективности бухгалтерской службы. К ним относятся нормирование (расчет необходимого количества сотрудников компании для получения одной единицы результата работы), оптимизация бизнес-окружения (заключающаяся в перераспределении функций между подразделениями компании), IТ-оптимизация и использование аутсорсинга, в некотором смысле объединяющего все предыдущие подходы. Рассмотрим каждый способ подробнее.

Нормирование труда
Нормирование труда – это установление норм затрат рабочего времени в определенных условиях. Процесс бухгалтерского обслуживания зависит от специфики бизнеса, его размера, отрасли и т. д., но в целом не уникален. Это связано с тем, что он всегда подразумевает наличие исполнителей, входящей информации (в случае с бухгалтерией – это первичная документация), правил и регламентов (установленных законодательством и политиками компании), сложившейся практики и подходов и, наконец, конечного результата, то есть отчетности. В целом – это стандартный проект, который можно разбить на составляющие и систематизировать.
Бухгалтерские процессы можно и нужно нормировать. Численность любых подразделений требует постоянной корректировки, потому что на практике скорость ее роста соответствует росту бизнеса, а скорость падения может быть значительно ниже аналогичного показателя в бизнесе. Для определения нужного количества персонала и обоснования перед руководством компании требуется особый подход, и метод нормирования трудозатрат подойдет нам в этом случае оптимально.
Для использования этого метода компании понадобится информация о трудозатратах в бухгалтерской службе по факту (на данный момент) и желаемые нормативы, к которым нужно стремиться. Последние рассчитываются либо исходя из анализа производимых на данный момент в компании операций, либо в среднем по отрасли и при определенной выборке при расчете дают лучшие результаты.

Само нормирование может производиться несколькими способами.

Среди наименее трудозатратных, но при этом и наименее точных методов – бенчмаркинг – функциональное сравнение своего опыта с одной или более передовыми компаниями в одной отрасли.

Более трудоемким, но при этом и более точным является метод факторного нормирования, который, по сути, представляет собой доработанный и расширенный бенчмаркинг. Этот метод основан на расчете необходимой численности сотрудников на основе факторов трудозатрат, определяющих результаты конкретного процесса. Имея средние результаты по отрасли, мы можем сравнивать их с показателями нашей компании и, исходя из различий, делать выводы о перегруженности или недогруженности персонала.

Метод «фотографии рабочего дня» подразумевает четкое отслеживание количества выполненных операций и затраченного на них времени, после чего становится понятно, сколько времени уходит у каждого сотрудника на каждую операцию, сколько на решение попутных вопросов, а сколько на личные дела, не относящиеся к работе. Так можно вычислить оптимальные нормы для каждого процесса и количество людей, способных при правильной организации своей деятельности выполнить всю необходимую работу. Кроме того, это поможет оценить работу каждого сотрудника на данный момент. Этот метод применительно к бухгалтерии требует больших затрат, чем предыдущий, и дает примерно такие же по точности результаты.

Одним из самых точных методов является метод микроэлементного нормирования, при котором каждая операция разбивается на элементы, трудозатраты на каждый из которых заранее известны. Этот метод гораздо эффективней при нормировании производственных процессов, чем при попытке нормировать интеллектуальный труд. В бухгалтерском учете тоже есть достаточно простые операции: подготовка платежных поручений, например. Однако когда речь идет о проведении затрат, вряд ли такой метод будет эффективен.

Как видим, метод факторного нормирования позволяет достаточно эффективно создавать модель, на основании которой вы сможете прогнозировать необходимое количество трудозатрат на процесс в случае изменения его объемов.

Рассмотрим, как это работает в бухгалтерских службах. Изначально деятельность подразделения разбивается на процессы (участки), после чего по каждому процессу производится оценка трудозатрат. Затем для всех участков выявляются факторы, которые в наибольшей степени влияют на трудозатратность. И далее мы рассматриваем соотношение трудозатрат и факторов, исходя из которого определяем нормативы для каждого процесса.

Пример
Очевидно, что бухгалтерский учет состоит из ряда процессов, таких, как учет расчетов по банковским операциям, учет расчетов с подотчетными лицами, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, расчет заработной платы и т. д. Мы можем определить фактические трудозатраты на каждый процесс: фиксируем, сколько человек у нас задействовано в каждом процессе. Затем выявляем факторы, влияющие на трудозатратность: например, для расчета заработной платы основной фактор – это количество сотрудников в расчете. Дополнительными факторами могут являться количество межрасчетов в течение месяца и другие. А для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками таким фактором будет количество обрабатываемых в течение месяца накладных, умноженное на среднее количество номенклатурных позиций в накладной. Соотнеся трудозатраты и факторы, разрабатываем список нормативов для каждого процесса. Для расчета заработной платы в качестве норматива будет выступать количество сотрудников (расчетных листков в месяц) в расчете на одного бухгалтера, для учета расчетов по банковским операциям – количество платежных поручений в месяц (в час) на одного бухгалтера и т. д.

Кроме того, при отсутствии информации о среднестатистических нормативах по рынку, метод факторного нормирования может применяться для планирования корректировки численности штата при изменении объемов бизнеса. Например, компания может оценить, какое увеличение штата бухгалтерии может потребоваться при увеличении количества отгрузок в два раза. Принимая за норматив текущую загрузку бухгалтеров, можно вычислить необходимое количество сотрудников, которые понадобятся после изменений в компании. Такая модель, конечно, не учитывает эффект масштаба – возможность повышения производительности труда сотрудников при увеличении количества операций.

Бизнес-окружение
Еще один шаг к обеспечению эффективной работы бухгалтерии – это оптимизация бизнес-окружения бухгалтерской службы. Зачастую мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеры в компании выполняют большое количество несвойственных им функций. На вопрос, почему сотрудники выполняют не свою работу, как правило дается общий ответ: «так уж повелось». Эффективная работа бухгалтерии очень сильно зависит от качества и своевременности получаемой информации, и иногда бухгалтерам проще заняться получением этой информации (документов) самим, чем добиться этого от смежных подразделений. Так, очень часто бухгалтеры сами взаимодействуют с представителями клиентов по вопросам получения подписанных накладных или актов. При этом логичней передать эту функцию в отдел продаж, поскольку, с точки зрения бизнес-процесса, это ключевая задача продавцов – убедиться в том, что клиент акцептовал оказанные услуги или предоставленные товары. Проведя аудит всех процессов в компании и перераспределив по его итогам функции по отделам, можно упростить работу всем подразделениям и повысить их эффективность.

IТ-оптимизация
Об IТ-оптимизации сейчас не говорит только ленивый. Любая автоматизация процессов приводит к более эффективному функционированию компании. К сожалению, до сих пор мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеру приходится каждый раз вручную вводить в систему накладные с очень длинной и детальной номенклатурой продукции. При том что оптимально организовать бизнес- процесс таким образом, чтобы номенклатуру в систему вводили менеджеры по закупкам, которые очень хорошо в этом разбираются, или же автоматизировать этот проект с помощью сканирующих и распознающих устройств. Кроме того, такие ситуации случаются в связи с тем, что менеджеры пользуются корпоративной системой заказа товара, которая никак не интегрирована с бухгалтерской системой, что и приводит к ручному труду и двойному вводу информации. Безусловно, таких ситуаций желательно избегать, нужно максимально интегрировать задействованные в работе информационные системы. На сегодняшний день на рынке появились уже достаточно эффективные OCR-cистемы, позволяющие распознавать необходимые поля на отсканированных документах и автоматически переносить их в регистры бухгалтерской программы по заданному алгоритму. Конечно, и здесь необходима проверка. Но трудозатраты на проверку значительно ниже трудозатрат на ручной ввод информации.

И еще один способ оптимизации работы бухгалтерии или альтернатива этой оптимизации – передача бухгалтерских функций (всех или части) на аутсорсинг. Провайдерам аутсорсинга приходится устанавливать фиксированную, достаточно невысокую цену за обработку определенного количества документов. В связи с этим им приходится заниматься оптимизацией и автоматизацией процессов: с тем чтобы в итоге снизить свои трудозатраты и увеличить маржу. Поэтому, если в компании нет времени или ресурсов на собственный проект по оптимизации бухгалтерских функций, одно из решений – передать функции на аутсорсинг. Но при этом необходимо быть готовыми совместно с провайдером заниматься проектом оптимизации. Опытный провайдер обычно готов предложить варианты возможных решений, однако они также будут требовать изменений в бизнес-процессах компании в целом. А для этого понадобятся определенные действия и управленческая воля со стороны менеджмента компании.

Автор: Людмила Шустерова, директор аутсорсингового подразделения BDO по развитию бизнеса

Полную версию статьи вы можете прочитать в бизнес-энциклопедии «Ресторанный менеджмент» (издательство «Деловой Петербург»)
 

  1. Главная
  2. Пресс-центр
  3. Публикации
  4. Как повысить эффективность работы бухгалтерской службы