10.08.2009

Как распределить функции внутри кадровой службы?

Кадровая работа (делопроизводство и управление персоналом) стратегически важный участок деятельности в любой компании. Однако на практике зачастую возникают вопросы. Например, такие: стоит ли создавать отдельное структурное подразделение, отвечающее за кадры? Или для этого достаточно выделить одного специалиста? Как трансформировать кадровую службу при слиянии компаний? И как в этом случае организовать работу ее сотрудников? Давайте разберемся.
 
Первые шаги
Деятельность любой организации невозможна без подбора сотрудников, управления ими, а так же ведения и учета соответствующих кадровых документов. Наиболее распространенным вариантом решения данного вопроса является создание в компании специализированной службы по управлению персоналом (кадровой службы) или отдела кадров.
Однако, если компания небольшая или только появилась, отдельное подразделение можно не создавать, возложив обязанности по подбору кадров и ведению делопроизводства на главного бухгалтера или даже на рядовых сотрудников. В таком случае необходимо включить соответствующий пункт в должностные их инструкции и закрепить такое положение в трудовом договоре. 
В каждой организации работа с персоналом строится по-разному. Поэтому процесс и система организации зависит от того, какие конкретные задачи будет необходимо решать кадровой службе в дальнейшем.
 
Цели и задачи кадровой службы      
Основанная цель кадровой службы - организация работы всех сотрудников таким образом, при котором данная компания будет наиболее эффективно функционировать. Среди основных задач можно условно выделить несколько направлений. Во-первых, это организационная деятельность. Например, формирование, разработка, совершенствование и оптимизация численности и штата компании. Во-вторых, работа с сотрудниками компании: подбор, адаптация, мотивация работников, планирование карьеры и разработка обучающих программ. В-третьих, учет и контроль, а именно организация документооборота, ведение кадрового делопроизводства, учет рабочего времени и контроль за соблюдением трудового законодательства. В зависимости от того, какие конкретно цели ставятся перед данным структурным подразделением, больше внимания будет уделяться тому или иному направлению деятельности. 

 

Как распределить роли?
Способ организации деятельности, так же как и распределение обязанностей в кадровой службе зависят от нескольких параметров. Во-первых, от целей и задач самой компании, во-вторых, от размеров компании. Так, например, на малом предприятии кадровая служба может быть представлена одним менеджером по персоналу, который ведет делопроизводство, осуществляет подбор и адаптацию персонала, когда это требуется.
Численность сотрудников малых предприятий не превышает ста человек, среди малых предприятий выделяются микропредприятия - до пятнадцати человек.

Если компания будет развиваться, и численность сотрудников будет увеличиваться - то имеет смысл создавать кадровую службу, состоящую из специалиста по кадровому делопроизводству и специалиста по управлению персоналом. При разделении обязанностей между специалистами их круг ответственности и обязанности не будут пересекаться, но при необходимости разрешать сложные и проблемные вопросы они будут дополнять друг друга, что будет способствовать эффективной и четкой работе кадровой службы. При желании управление персоналом и ведение кадрового делопроизводства можно поручить разным структурным подразделениям компании. Однако, при такой организации работы следует четко закрепить в локальных актах компании порядок взаимодействия таких отделов или департаментов.

Для больших компаний наиболее оптимальным является следующий вариант распределения обязанностей внутри кадровой службы. Практический опыт показывает, что удобнее разделить кадровую службу на несколько подструктур. Например, на отдел подбора персонала, отдел кадров, отдел обучения персонала и т.д. При этом, численный состав отдела зависит от различных явлений, в том числе и от кадровой политики компании, но обычно это не менее 4-6 сотрудников.

Как определить состав кадровой службы?
Как мы уже упоминали, состав работников, так же как и структура кадровой службы будет зависеть от профиля деятельности компании и от ее размеров.   Однако, в любом случае, в состав кадровой службы рекомендуется включать следующих специалистов. Во-первых, это руководителя, который возглавит эту структуру и обеспечит ее функционирование. Во-вторых, специалист по персоналу, который осуществляет мероприятия по поиску и подбору персонала, изучает рынок труда и организует проведение собеседований и тестирований при приеме на работу. В-третьих, инспектор по кадрам, осуществляющий ведение кадрового делопроизводства. При необходимости в состав службы можно включить юриста (специалиста) по вопросам трудового права, архивариуса, ответственного за ведение системы хранения и учета документов организации, а так же делопроизводителя, ответственного за обработку и учет корреспонденции, создание справочной базу документов организации.
Если   юрист в компании помимо курирования своей основной деятельности (в том числе и вопросов трудового права) ведет кадровое делопроизводство, то лучше оформить это как работу по совместительству. В таком случае будет иметь место двойное подчинение: руководителю юридического отдела и руководителю службы персонала. Это, обеспечит, во-первых, единообразие при ведении кадрового делопроизводства, во-вторых, дополнительный контроль со стороны главного юриста компании.

Следует иметь в виду, что какая бы система организации кадровой службы не была выбрана, сама процедура создания этой структуры не измениться. Упрощенный алгоритм создания кадровой службы:

  • Направление служебной записки, обосновывающей необходимость создания кадровой службы, на имя руководителя организации. В качестве приложения к такой записке прилагается расчет численности работников кадровой службы, а также организационная структура кадровой службы.
  • Отражение численного состава работников кадровой службы в штатном расписании;
  • Издание руководителем компании приказа о создании кадровой службы и приказа о назначении ее должностных лиц;
  • Утверждение руководителем организации Положения о кадровой службе.
Как быть с кадровыми службами компаний при их слиянии? 
Если в вашей компании происходит реорганизация в форме слияния или присоединения другого юридического лица (Ст. 57 ГК РФ),  то кадровая служба новой компании может быть создана по схеме, о которой  мы говорили выше, с учетом особенностей «старых» кадровых структур.
Пример
По решению собственника имущества произошло слияние ЗАО «Цветовод» и ЗАО «Цветочный базар» в одну компанию. Перед руководством новой организации встал вопрос - как выстроить единую кадровую структуру. Дело в том, что в ЗАО «Цветовод» был отдел кадров, в состав которого входил, делопроизводитель, инспектор по кадрам, специалист по охране труда и юрист по трудовым спорам, а подбор сотрудников осуществлялся с помощью кадровых агенств. А в ЗАО «Цветочный базар» работали специалисты по подбору персонала, менеджеры по организации профессиональной переподготовки и обучению работников, специалисты по корпоративной культуре, менеджеры по социальным вопросам, а делопроизводство вели специализированные компании по отдельным договорам. В итоге генеральный директор новой компании решил, что будет создана кадровая служба, состоящая из двух отделов – отдела по управлению персоналом и отдела кадров. В отдел управления персоналом будут переведены специалисты из ЗАО «Цветочный базар», а в отдел кадров - специалисты ЗАО «Цветовод». Возглавят отделы их прежние руководители (на правах заместителей), которые будут подчиняться непосредственно начальнику кадровой службы, назначенному генеральным директором.

 

Обратите внимание, что в случае слияния компаний и образования нового юридического лица отношения с работниками с их согласия продолжаются (ст. 75 ТК РФ). О том, как при этом уведомить персонал о предстоящих переменах мы рассказывали в № 5, за 2009 г.
 
Кадровая служба на аутсорсинге
В последнее время многие российские и иностранные компании, имеющие собственные представительства в России, начали передавать функции кадровой службы на аутсорсинг. Как показывает практика, этот инструмент позволяет существенно сократить издержки на ведение кадрового производства, избежать рисков при проверках трудовых и налоговых органов (риски берет на себя компания-провайдер), и в целом, вести бизнес более эффективно. Сотрудники отдела персонала при этом не тратят время на рутинные процессы и имеют возможность заняться решением стратегических задач, кроме того, кадровое администрирование на аутсорсинге позволяет развивать корпоративную культуру, удерживать и мотивировать персонал, правильно выстраивать систему оплаты труда, что в результате ведет к снижению текучести кадров. Как правило, данная услуга предоставляется в комплексе – бухучет, расчет заработной платы, кадровое делопроизводство, но поскольку провайдер имеет опыт с большим количеством клиентов, в его активе, как правило, уже сформированы универсальные решения для различных типов бизнеса клиента, что позволяет предприятиям все чаще обращаться за услугами в специализированные компании.
 
А как у вас?
Мы спросили наших читателей:
 
Какова структура кадровой службы в Вашей компании? Сколько сотрудников в нее входит и как распределяются между ними обязанности?
Наталья Васильевна, начальник отдела кадров, автотранспортное предприятие (таксомоторный парк)
- Нас в отделе кадров шестеро – на семьсот работников. Структура следующая: в отделе два сектора: первый - подбора и обучения, второй - учетной документации. В первом секторе один специалист по кадрам, который занимается подбором, повышением квалификации и аттестацией сотрудников. Во втором - два инспектора по кадрам (один оформляет прием-перевод, направление на медосмотры, а другой – увольнение и отпуска); табельщик, который заполняет первичные табели для бухгалтерии; делопроизводитель, который оформляет дисциплинарные взыскания и документы для архива. Есть еще начальник отдела кадров (это я), который осуществляет общее руководство отделом и взаимодействует с ФМС, ПФР, ФОМС, военкоматом. У нас большая текучесть кадров, поэтому пришлось разделить функции, и теперь мы отлично справляемся с работой.
Ирина, менеджер по персоналу, коммерческий банк
- Наш банк небольшой, всего 250 сотрудников, и на кадровой работе я одна. Занимаюсь подбором персонала и веду весь кадровый документооборот. Два раза в месяц сдаю отчеты для бухгалтерии – формирую в программе и прилагаю к каждому отчету копии первичных документов – приказы и основания к ним. При необходимости разрабатываю или корректирую локальные нормативные акты.
Татьяна, директор по персоналу, аптечная сеть

- Мы полностью передали кадровый учет и расчет заработной платы, на аутсорсинг консалтинговой компании и очень довольны! Получилось дешевле, чем держать в штате кадровиков и бухгалтеров по этому направлению. В нашей службе персонала остались отдел обучения и развития, отдел по внутрикорпоративным коммуникациям, комиссия по корпоративной этике, юрист.

Автор: Зульфия Юпашевская, директор Департамента кадровых услуг

Аутсорсинговое подразделение BDO

 

Полную версию статьи вы можете прочитать в журнале "Кадровое дело", август 2009 г.

  1. Главная
  2. Пресс-центр
  3. Публикации
  4. Как распределить функции внутри кадровой службы?