31.08.2011

Восстановление кадрового учета, делопроизводства и документации

Восстановление кадрового учета часто является началом работ по упорядочению отчётности компании в целом. Так, для проверки правильности расчёта заработной платы бухгалтеру понадобился табель учёта рабочего времени. И если в компании нет кадровой службы, а ведение кадрового учёта переложено на бухгалтерию, не остаётся ничего другого, как приняться за восстановление кадровой документации силами бухгалтерии. Расскажем, как это сделать, по шагам.

Принимаем дела
Итак, для начала нужно принять дела. Это позволит оценить масштабы бедствия, а также составить план восстановления кадрового учета. Сделать это можно в несколько этапов.
 

Шаг 1. Изучаем документы, которые есть у компании с момента ее регистрации. В частности, имеются ли в наличии:

• устав компании;
• решение о назначении генерального директора;
• свидетельство о присвоении ОГРН;
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
• справки об открытых банковских счетах;
• извещение страхователю из ПФР и ФСС.

Устав должен содержать полное и сокращенное фирменное наименование компании, сведения о ее месте нахождения, а также данные о составе и компетенции органов ее управления, о размере уставного капитала, о правах и обязанностях участников, порядке хранения документов и иные сведения. Если в устав вносились существенные изменения, к примеру, о смене генерального директора или о размере уставного капитала, то нужно убедиться, что они зарегистрированы в налоговой инспекции. Проще всего нужную выписку из ЕГРЮЛ, в которой эти изменения уже отражены, запросить в налоговой инспекции сразу после внесения изменений.
Если окажется, что каких-либо документов по списку нет, необходимо их получить или восстановить. Иначе восстановление кадрового делопроизводства не будет закончено.

Шаг 2. После изучения регистрационных данных проверяют наличие и комплектность кадровых документов. Законодательством предусмотрен их обязательный для компаний перечень (таблица).

Перечень обязательных кадровых документов

Кадровый документ
 
Основание (норма законодательства)
 
Правила внутреннего трудового распорядка
Ст. 56, 189, 190 ТК РФ
Штатное расписание
Ст. 57 ТК РФ
Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников
Ст. 86–88 ТК РФ
График сменности (при сменной работе)
Ст. 103 ТК РФ
График отпусков
Ст. 123 ТК РФ
Правила и инструкции по охране труда
Ст. 212 ТК РФ
Табель учета рабочего времени
Ст. 91, 99 ТК РФ
Приказы о назначении сотрудников
Ст. 68 ТК РФ
Приказы об увольнении сотрудников
Ст. 84.1 ТК РФ
Трудовые договоры
Ст. 56, 57, 67 ТК РФ
Трудовые книжки
Ст. 62, 65, 66 ТК РФ
Личные карточки сотрудников
П. 12 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225
 
Шаг 3. Следующий шаг – анализ содержания тех трудовых договоров, которые остались от кадровой службы. Нужно проверить, отражены ли в них все обязательные условия, перечисленные в ст. 57 ТК РФ, а именно:
  • место работы сотрудника;
  • трудовые функции;
  • дата начала работы;
  • условия оплаты труда;
  • компенсация за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
  • условия, определяющие характер работы (на дому, разъездной, в пути);
  • условия об обязательном социальном страховании;
  • режим труда и отдыха.
Затем сравнивают виды оплаты труда по трудовому договору и по расчетной ведомости. Начисленные сотрудникам выплаты должны соответствовать кадровым документам. Например, если в ведомости отражена оплата в нерабочий день, то проверяют, получено ли согласие сотрудника на работу в выходной (ст. 113 ТК РФ). А также не относится ли работник к льготной категории, то есть можно ли его вообще привлекать к такой работе (ст.113, 259 ТК РФ).
Если трудовые договоры отсутствуют, этот факт фиксируют в докладной записке или акте.
 
Шаг 4. После анализа трудовых договоров можно приступить к изучению штатного расписания. Напомним, что в нем фиксируются названия структурных подразделений, должностей, специальностей, отражаются размеры окладов и надбавок. Штатное расписание, как правило, составляется на определенный период времени. Поэтому нужно последовательно проверить каждый такой период. Ведь этот документ наиболее часто требуют налоговые органы во время налоговых 

Имейте в виду
Иногда иностранные работодатели подменяют трудовой договор, по сути, письмом – так называемым job offer. В нем дается краткое описание основных условий работы сотрудника. Такой документ законодательством не предусмотрен – его нужно заменить на трудовой договор.
 
Шаг 5. Наконец, приступаем к проверке трудовых книжек. Все ли они в наличии, внесены ли записи о приеме на работу, соответствуют ли записи в книжках фактическим данным. Нет ли ветхих и невостребованных трудовых книжек.

Результаты проведенной проверки отражают в акте приема-передачи дел.

 
 
Восстанавливаем недостающие документы
После принятия дел начинается восстановление кадровых документов. Их упорядочение позволит выстроить систему кадрового учета и избежать возможных штрафов от трудовой инспекции за нарушения законодательства, выявленные в ходе будущих проверок.  Приведенные ниже советы по восстановлению кадрового учета помогут вам избежать ошибок. 
 
Cовет 1. Разъясните менеджерам и работникам, что нельзя подписывать не полностью оформленные работодателем документы. Впоследствии это защитит компанию от возможных штрафов. Чем честнее работодатель с сотрудниками, тем больше вероятность получить от них поддержку.
 
Совет 2. Начинайте восстановление кадровых документов с трудовых договоров. Легче всего восстанавливать трудовые договоры и дополнительные соглашения по работающим сотрудникам и тем, которые уволены недавно. А также по тем работникам, с кем поддерживаются контакты. В этом случае есть возможность пригласить бывшего работника в компанию для подписания документов.
 
Имейте в виду
В идеале восстановление кадровой документации производится с учетом временных периодов. То есть ориентируясь на дату их принятия или внесения в них изменений. Однако это не всегда удается сделать.
 
Если работники не соглашаются подписывать документы «задним числом», им можно предложить другой вариант. Например, заключить трудовой договор с текущей даты. Но в разделе «дата начала работы» указать фактическую дату приема. Правда при проверке трудовой инспекцией компании, скорее всего, не удастся избежать наказания за несвоевременное оформление трудового договора. Другими словами, за нарушение законодательства о труде и об охране труда может быть наложен штраф до 50 000 руб. на организацию или до 5000 руб. – на должностное лицо. При повторном правонарушении организации может быть выписан штраф в размере до 70 000 руб. (п. 5.27 КоАП РФ). 
Ведь работодатель обязан оформить с сотрудником трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня приема на работу (ст. 67 ТК РФ).
 
Ведь работодатель обязан оформить с сотрудником трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня приема на работу (ст. 67 ТК РФ).

Также не стоит забывать, что любое изменение условий трудового договора должно фиксироваться в соглашении между работником и работодателем (ст. 72 ТК РФ).
 
Совет 3. При восстановлении кадрового делопроизводства нужно обращать внимание на хронологию и корректность записей в трудовых книжках. Последние нужно привести в соответствие с требованиями законодательства. Книжки относятся к бланкам строгой отчетности, и их в первую очередь проверяют сотрудники трудовой инспекции. Порядок ведения и заполнения трудовых книжек регулируется отдельной инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

ПРИМЕР
Запись о приеме на работу сотрудника внесена не корректно. Следующая после этого запись о переводе работника не содержит оснований для ее отмены. Для исправления ошибки в трудовой книжке ставят порядковый номер и текущую дату. В разделе «Сведения о приеме на работу…» пишут, что запись под номером ... недействительна, и вносят запись о приеме на работу с правильной формулировкой и датой. При этом добавляется информация о дате приема сотрудника:

записи
Число
Месяц
год
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнения (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
 
Общество с ограниченной ответственностью
«Ромашка»
 
 
 
(ООО «Ромашка»)
 
12
16
07
2009
Принята на должность заместителя главного бухгалтера по работе с поставщиками услуг в
финансовый отдел
Приказ от 29.07.2009 № 90/ЛС
13
22
12
2010
Переведена на должность финансового директора в финансовый отдел
Приказ от 22.12.2010 № 158/ЛС
14
05
04
2011
Запись за № 12 недействительна. С 29.07.2009
принята на должность заместителя главного
бухгалтера в финансовый отдел
Приказ от 29.07.2009 № 90/ЛС

 

После сверки записей в трудовых книжках проверяют книгу учета движения трудовых книжек. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя компании. А также скреплена печатью или опломбирована.

 
Совет 4. Штатное расписание лучше восстанавливать по периодам.  В этом случае порядок восстановления зависит от хронологии утверждения приказов по сотрудникам компании, поскольку именно кадровые события (переводы, изменения оплаты труда) влияют на структуру штатного расписания.
 

Например, если работник переведен в другой отдел, то проверяют, была ли утверждена в штатном расписании, действующем в том периоде, его должность и соответствующий размер оклада.
Если журнал регистрации приказов по сотрудникам отсутствует, то придется провести анализ расчетных ведомостей и выявить все изменения оплаты труда, должностей и подразделений за весь период восстановления кадрового учета.

Восстанавливать «штатку» можно двумя способами:
• утвердить новую;
• внести изменения в существующую.
Корректны оба способа. Но лучше придерживаться такого правила: если количество изменений, вносимых в штатное расписание, достаточно велико, разумнее утвердить новое. Если же речь идет об одном-двух изменениях, то достаточно внести изменения в существующее штатное расписание. Для этого издают соответствующий приказ.
 
Совет 5. Всегда анализируйте причинно-следственные связи между документами. Все документы, относящиеся к сфере кадрового учета, расчета заработной платы и бухгалтерского учета взаимосвязаны.

Например, если работник находится в отпуске, то факт его отсутствия отражается в табеле учета рабочего времени (форма Т-13). Затем на основании табеля учета рабочего времени и приказа на отпуск (форма Т-6) рассчитывается средний заработок за этот период (форма 0504425).


Автор: Зульфия Юпашевская, заместитель директора департамента по кадровым услугам
BDO Unicon Outsourcing
 
Полную версию статьи вы можете прочитать в журнале "Бухгалтерия: просто, понятно, практично" №5 от 30 августа 2011 г.

 

  1. Восстановление кадрового учета, делопроизводства и документации