06.06.2012

Когда можно или нужно перенести отпуск сотрудника?

Елена Сафронова, руководитель отдела кадрового администрирования аутсорсингового подразделения компании BDO в России выразила своё экспертное мнение в статье журнала «Актуальная бухгалтерия».

Работник, который не ходил в отпуск в прошлые годы, может использовать его в будущем. Если работодатель не предоставлял сотруднику отпуск в течение двух лет подряд, ему грозит административная ответственность.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в компании. По соглашению сторон он может быть предоставлен и до окончания этого срока.

Отпуск за второй и последующие годы может предоставляться в любое время рабочего года в зависимости от очередности их предоставления, установленной у данного работодателя*(1).

По соглашению сторон ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней*(2).

Время отпуска пришло

График отпусков обязателен для работника и фирмы*(3). По общему правилу ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий сотрудника, в случаях*(4):

  • временной нетрудоспособности работника;
  • исполнения сотрудником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
  • в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Как видим, перечень оснований, по которым отпуск может быть перенесен на другое время, открытый. Поэтому если стороны достигли соглашения, отпуск может быть перенесен на другое время.

Помимо всего перечисленного выше, перенос отпуска возможен, если компания:

  • не известила о времени отпуска работника под роспись не позднее чем за две недели до его начала*(5);
  • не оплатила отпуск не позднее чем за три дня до его начала*(6).

В этих случаях работодатель по письменному заявлению сотрудника обязан перенести ежегодный отпуск на другой срок, согласованный с ним.

Если предоставление отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на работе фирмы, допускается с согласия работника перенести его отдых на следующий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того года, за который он предоставляется.

Два года подряд не предоставлять ежегодный отпуск запрещено. Сотрудникам в возрасте до 18 лет, а также занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда фирма обязана предоставлять отпуск строго ежегодно*(7). За нарушение трудового законодательства компанию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей или приостановить деятельность на срок до 90 суток*(8).

Статья 9 Конвенции Международной Организации Труда N 132 об оплачиваемых отпусках

Прошлогодний отпуск

В силу различных причин сотрудники иногда имеют неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды. За ними сохраняется право на использование всех полагающихся ежегодных оплачиваемых отпусков.

Ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут быть предоставлены либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению с работодателем.

Трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности*(9).

При переносе отпуска на следующий рабочий год он предоставляется за тот год, за который он положен. То есть при переносе отпуска период работы, за который он предоставляется, остается неизменным. Это нужно учитывать при составлении приказа на отпуск.

Ежегодные оплачиваемые отпуска за предыдущий и за текущий год могут быть предоставлены сотруднику подряд. При этом следует оформить такие сдвоенные отпуска за разные рабочие годы отдельными приказами.

Пример

В сентябре прошлого года сотрудник был в отпуске 14 календарных дней.

С 18 июня 2012 г. он берет оставшуюся часть отпуска за прошлый год (14 дней) и 14 дней отпуска за текущий год.

Получается, отпуск за 2011 г. предоставляется с 18.06.2012, за 2012 г. - с 02.07.2012. Для первого отпуска расчетный период - с 01.06.2011 по 31.05.2012, для второго - с 01.07.2011 по 30.06.2012.

Количество календарных дней в неполных для работника месяцах составит:

- в сентябре 2011 г.:

(29,4 : 30) х 16 = 15,68 дн.;

- в июне 2012 г.:

(29,4 : 30) х 17 = 16,66 дн.

1. Отпуск за 2011 рабочий год. Зарплата сотруднику за расчетный период - 440 000 руб.

Фактически начисленная заработная плата за расчетный период должна быть разделена на:

(29,4 дн. х 11 мес.) + 15,68 дн. = 339,08 дн.

Средний дневной заработок составляет:

440 000 руб. : 339,08 дн. = 1297,63 руб.

Размер отпускных равен:

1297,63 руб. х 14 дн. = 18 166,82 руб.

Приказ о предоставлении отпуска работнику по форме Т-6 за 2012 год (фрагмент)

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

<...>

за период работы с 1 февраля 2011 года по 31 января 2012 года.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней

с 18 июня 2012 по 1 июля 2012 года.

<...>

2. Отпуск за 2012 рабочий год. Зарплата сотрудника за расчетный период - 460 000 руб.

Фактически начисленная заработная плата за расчетный период должна быть разделена на:

(29,4 х 10 мес.) + 15,68 дн. + 16,66 дн. = 326,34 дн.

Средний дневной заработок составляет:

460 000 руб. : 326,34 дн. = 1409,58 руб.

Размер отпускных равен:

1409,58 руб. х 14 дн. = 19 734,12 руб.

Приказ о предоставлении отпуска работнику по форме Т-6 за 2012 год (фрагмент)

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

<...>

за период работы с 1 февраля 2012 года по 31 января 2013 года.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней

с 2 июля 2012 по 15 июля 2012 года.

<...>

Компенсация прошлых отпусков

Некоторые сотрудники хотят вместо накопившихся неиспользованных отпусков получить компенсацию. Но это не всегда возможно. Сотруднику на основании его письменного заявления можно заменить часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней, денежной компенсацией*(10). То есть либо у работника установлен удлиненный основной отпуск, либо ему предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска (кроме "вредного"). При этом замена части отпуска денежной компенсацией является правом, а не обязанностью работодателя.

Пример

У работника есть неиспользованный отпуск 28 календарных дней в 2012 рабочем году плюс 5 дней дополнительного оплачиваемого отпуска, 14 календарных дней за 2011 г. и дополнительный отпуск в размере 5 дней.

Работник не увольняется и просит предоставить ему компенсацию за неиспользованные отпуска. Выплата возможна только за 10 дней дополнительного отпуска.

В случае увольнения сотрудника работодатель обязан выплатить ему денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска.

Мнение. Перенос отпуска

Борис Чижов, заместитель начальника отдела делопроизводства Управления делами Федеральной службы по труду и занятости, государственный советник РФ II класса

В течение года у работника может возникнуть ситуация, когда ему необходимо взять отпуск в другое время, чем предусмотрено графиком отпусков (форма N Т-7, утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). При его составлении в графе 6 отмечают запланированную дату отпуска, графу 7 заполняют по окончании отпуска и отражают фактическую дату отпуска, а графы 8 и 9 заполняют в случаях перенесения отпуска.

Если сотрудник подал заявление о переносе отпуска и работодатель считает, что это не окажет негативных последствий для производственного процесса, то отпуск может быть перенесен.

В локальных нормативных актах компании закреплять дополнительные причины перенесения отпуска нет необходимости, так как такой перенос системой не является и происходит, как правило, в определенный момент времени с учетом конкретных обстоятельств.

График отпусков на следующий год, составленный и утвержденный в установленном порядке не позднее чем за две недели до наступления календарного года, может быть под роспись доведен до каждого работника раньше (например, в январе), то есть не дожидаясь двухнедельного срока до начала отпуска.

Законодательно установлен только минимальный срок извещения (не позднее чем за две недели) до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ), но не регламентирован максимальный срок, формально это не будет противоречить Трудовому кодексу. Таким образом, в случае болезни работника, его командировки и других причин отсутствия соблюдается положение об его извещении. Если это не было предусмотрено, то следует иметь в виду, что при направлении работника в командировку вместе с приказом его следует известить о начале отпуска вскоре после возвращения из командировки.

В случае болезни отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий сотрудника (ст. 124 ТК РФ).

Если фирма уведомила работника об отпуске позже двух недель, то она не вправе заставить его подписывать уведомление задним числом. Письменное оформление его отказа может быть рассмотрено как нарушение трудового законодательства со стороны работодателя.

В Трудовом кодексе четко сказано, что если сотрудник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести отпуск на другой срок.

Если сотруднику отпуск нужен именно по графику, то он пишет заявление, а работодатель согласовывает перенос начала отпуска, допустим, на следующий день.

Мнение. Заставить поделить отпуск

Елена Сафронова, руководитель отдела кадрового администрирования аутсорсингового подразделения компании BDO в России:

Трудовой кодекс четко устанавливает, что любая компания должна иметь график очередности предоставления отпусков. Его необходимо составить и утвердить не менее чем за две недели до начала нового года. Он обязателен как для работодателя, так и для работника.

Прежде чем готовить график отпусков, желательно выяснить, когда сотрудники хотели бы уйти в очередной отпуск. Их пожелания лучше собирать в письменном виде.

В этом графике также обязательно должна быть конкретная календарная дата отпуска - день и месяц, ведь обязанностью работодателя в течение года является уведомление сотрудника о предстоящем отпуске за две недели до его начала. В статье 123 Трудового кодекса не указано, что пожелание сотрудника по дате отпуска должно быть обязательным для работодателя, ведь график составляется еще и с учетом производственной необходимости и разумного распределения трудовых ресурсов в течение года.

В наше время отпуск целиком на 28 дней работники берут редко, предпочитая делить его на части. Избежать разногласия по вопросу деления отпуска на части можно, закрепив такую возможность в локальных нормативных актах компании. При этом деление должно происходить только по соглашению сторон (ст. 125 ТК). А значит, работодатель может отказать сотруднику, который хочет отгулять сразу 28 дней, сославшись, на производственную необходимость. Также и разделение отпуска на части по производственной необходимости по инициативе руководства без согласования с сотрудником невозможно.

В случае производственной необходимости работодатель может перенести закрепленный в графике отпуск или настоять на делении отпуска на части, только хорошо обосновав причину. Кроме того, производственная необходимость может быть основанием отзыва работника из ежегодного отпуска.

Обязательным условием при этом является  письменное согласие работника и издание приказа, причем его отказ  нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины. В противном случае это будет являться грубым нарушением трудового законодательства.

 

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

*(1) ст. 122 ТК РФ

*(2) ст. 125 ТК РФ

*(3) ст. 123 ТК РФ

*(4) ст. 124 ТК РФ

*(5) ст. 123 ТК РФ

*(6) ст. 136 ТК РФ

*(7) ст. 124 ТК РФ

*(8) ст. 5.27 КоАП РФ

*(9) письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0

 

Полную версию статьи вы можете прочитать в журнале «Актуальная бухгалтерия», №6, июнь 2012

  1. Когда можно или нужно перенести отпуск сотрудника?