08.08.2013

Некрасивый бизнес не полетит

Один из лучших советских авиаконструкторов, Андрей Николаевич Туполев, когда-то сказал: «Некрасивый самолет не полетит». Я думаю, то же самое можно сказать о любом бизнесе.

Некрасивый, неудобный для пользователя проект жить не будет.  И это относится не только к продукту, который вы производите, или услуге, которую вы оказываете. Удобство пользования или, как сейчас любят говорить специалисты в области ИТ, «юзабельность» - это основной фактор, определяющий, приживутся ли в компании те или иные нововведения, заработает ли то или иное распоряжение руководства или останется на бумаге.

Вот пример из практики:  крупная российская компания была вынуждена ежегодно ассигновать очень значительные суммы на командировочные и представительские издержки. Для того чтобы эти траты можно было отнести к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу, сотрудник за несколько дней должен был правильно оформить полдюжины документов и сдать их в бухгалтерию. Как вы думаете, какой процент бумаг попадал в руки финансовой службы вовремя и какие суммы терялись? Штрафные санкции не помогали, более того, иногда у сотрудников просто физически не было возможности заполнить все необходимые формы в краткие периоды между командировками, и бухгалтерии волей-неволей приходилось идти им навстречу.

У данной истории счастливый конец. Предприятие внедрило у себя автоматизированную систему управления авансовыми отчетами. Теперь сотрудники имеют доступ к веб-порталу, куда они в любое время и из любой точки мира могут загрузить отсканированные копии документов, заполнить типовую форму отчета, часть данных в котором проставляется автоматически, и отослать все это на утверждение своему руководству, а затем документы отправляются на согласование в бухгалтерию. Быстро, просто, красиво.

Процент ошибок и потерянного на обработку документов времени сократился в несколько раз, существенно снизились затраты компании, поскольку теперь финансовая служба имеет возможность предоставить все данные в налоговую вовремя.

Но для того, чтобы улучшить результаты работы, не обязательно заниматься сложными и дорогостоящими внедрениями. Иногда достаточно сделать всего несколько шагов. Если вы собираете пожертвования на какое-то мероприятие – поставьте ящик перед выходом из офиса, чтобы человек каждый раз обращал на него внимание. Не надо писать грозные инструкции, запрещающие сотрудникам оставлять свой включенный компьютер незаблокированным. Они вам не помогут. Просто включите программу, автоматически блокирующую ПК в случае, если экран остается неподвижным в течение 15 минут. Хотите ознакомить сотрудников с новыми материалами? Повесьте их около кофе-машины – 3 минуты внимания каждого пользователя вам обеспечены!

Казалось бы, я говорю об очевидных фактах. К сожалению, в России до сих пор господствует административное мышление, и изрядное количество руководителей  убеждены, что их дело – создать некую схему работы и наказывать за отступление от нее. И тогда, верят они, дело пойдет на лад. Насколько эта схема комфортна для пользователя (читайте – сотрудника), сколько времени он должен потратить на то, чтобы освоиться с новым порядком работы, не учитывается в принципе. Не учитывается и то, какое количество ресурсов тратится, чтобы заставить эту заведомо ущербную систему работать.

Для того чтобы люди перестали  ходить по газонам, не обязательно огораживать лужайки колючей проволокой. Достаточно заасфальтировать уже сформировавшиеся тропинки. Не надо заставлять сотрудников делать что-то определенным образом. Просто сделайте нужную вам модель поведения удобной.

Автор: Людмила Шустерова, заместитель генерального директора по маркетингу и развитию бизнеса

Аутсорсинговое подразделение BDO

Источник: http://finam.info.

  1. Некрасивый бизнес не полетит