08.02.2017

Оформление первичных документов подотчетных лиц

Первичный документ без необходимых реквизитов

На практике существуют различные способы подтвердить недостающую в первичном документе информацию.
Рассмотрим на примере.

ПРИМЕР
Работник приложил к авансовому отчету товарный чек, в котором не указаны конкретные наименования приобретенных товаров, а стоит лишь обобщенное "Инструменты на сумму 5000 руб.". В кассовом чеке также указана только общая сумма. Продавец отказывается делать замену документов.
В таком случае можно самостоятельно сделать к чеку расшифровку (см. образец ниже) и заверить ее подписью подотчетного лица. В расшифровке рекомендуется указать все обязательные реквизиты первичного документа.


Образец расшифровки к товарному чеку

content_rashifrovka_tovarnogo_cheka.png
Кроме того, поможет документальное подтверждение передачи приобретенных товаров на склад (принятия к учету), например приходный ордер склада или накладная, а также акт приемки-передачи.
Нелишним будет и заключение постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

Отметим, что если в кассовом чеке указаны названия всех товаров, а также их цены, количество и стоимость, то необязательно требовать у продавца товарный чек, поскольку вся информация, нужная для учета, уже есть в чеке ККТ.
Также отметим, что печать продавца не упоминается в числе обязательных реквизитов первичного документа. Ее отсутствие не является основанием для отказа в принятии к учету первичного документа. В то же время ее наличие на самостоятельно разработанной форме не рассматривается как нарушение (письмо Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).

Важно!
Целесообразно разработать и утвердить положение о расчетах с подотчетными лицами и ознакомить с ним сотрудников, которым компания выдает деньги под отчет.


Оформление первичных документов: инструктируем подотчетников

С работниками, получающими денежные средства под отчет, полезно провести инструктаж (тренинг). Рекомендуем показать им на конкретных примерах и образцах, что продавец должен перечислить в товарном чеке все товары, а также указать их количество, цену и общую стоимость. Следует объяснить, что подотчетное лицо обязано сразу проконтролировать оформление первичного документа, поскольку это в его же интересах: если первичный документ не будет соответствовать установленным правилам, то бухгалтеру придется признать полученную сумму доходом работника и удержать с него НДФЛ.
Также целесообразно разработать и утвердить в компании положение о расчетах с подотчетными лицами и ознакомить с ним сотрудников под подпись. Такой документ станет хорошим инструментом в системе внутреннего контроля.
Отметим, что, к сожалению, не все продавцы выдают правильно оформленные документы с обязательными реквизитами. Правил придерживаются в основном крупные супермаркеты, интернет-магазины, а также оптовые организации.
Следует рекомендовать подотчетникам обращаться именно к ним. Соответствующий пункт можно включить в положение о расчетах с подотчетными лицами или в должностные инструкции для сотрудников.


Первичные документы подочетника в бухучете

Рассмотрим порядок учета подотчетных операций с некорректно оформленными первичными документами на практическом примере.

ПРИМЕР
Работник, получивший аванс в сумме 3000 руб. на приобретение материалов для организации, не смог отчитаться перед ней надлежащим образом по причине нарушений, допущенных продавцом в товарном чеке.
В таком случае у бухгалтера два варианта решения.

Вариант 1
Не принимать к учету товарный чек, выданную работнику сумму считать его долгом перед организацией. Материалы, если они сданы на склад, учесть как безвозмездное поступление:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 98

- 3000 руб. - поступили материалы на безвозмездной основе.

Для удержания долга из заработной платы сотрудника нужно составить приказ об удержании в течение месяца после срока, установленного для возвращения аванса. Как правило, срок устанавливается в отдельном приказе руководителя.

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71

- 3000 руб. - определен ущерб по невозвращенному авансу;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94

- 3000 руб. - удержан долг с работника по невозвращенному авансу.

Если по каким-то причинам невозможно удержать долг работника из заработной платы, то используется счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям":

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

- 3000 руб. - долг работника, подлежащий взысканию.

Вариант 2
Принять к учету товары, во избежание налоговых рисков исчислить НДФЛ с подотчетной суммы, выданной работнику. При передаче товаров в производство расходы не признавать в налоговом учете, начислить постоянное налоговое обязательство (далее - ПНО):

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71

- 3000 руб. - оприходованы материалы;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10

- 3000 руб. - материалы переданы в производство;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет "НДФЛ"

- 390 руб. - (3000 руб. x 13%) - удержан НДФЛ с подотчетной суммы из заработной платы работника;

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет "Налог на прибыль"

- 600 руб. - (3000 руб. x 20%) - начислено ПНО.

В заключение отметим, что жесткая, формальная позиция в оценке документов первичного учета при расчетах с подотчетными лицами не всегда справедлива. Ведь работник не виноват, что продавец выдал ему документ, который не во всем соответствует правилам бухгалтерского и налогового учета. Следует учитывать, что работник действовал по поручению руководителя и добросовестно сдал на склад товары, которые приобрел у продавца. В этом случае решение по налоговым рискам должен принять руководитель, а бухгалтер - посоветовать, какие документы помогут доказать факт совершения операции. Для оценки ситуации принципиально важно то, что операция не была притворной и организация может доказать документально факт приобретения подотчетных товаров.


Источник: aktbuh.ru
  1. Оформление первичных документов подотчетных лиц