01.09.2012

Организация электронного документооборота (ведение кадрового и бухучета, составление первичных форм учетной документации)

Специфика электронного документооборота для бухгалтерских, финансовых и кадровых процессов заключается в гораздо большем количестве требований по юридически обязывающим действиям, чем в других сферах. Если прочие бизнес-процессы – это дело внутреннего контроля компании, то в сфере бухгалтерии и кадрового администрирования все определяет закон.

В России многие сложности ведения электронного кадрового документооборота связаны с несовершенством законодательства в этой сфере, а также с тем фактом, что большинство документов должны быть завизированы либо с помощью физической, либо с помощью электронной подписи. Наверное, не нужно объяснять, насколько упростило бы жизнь многим территориально распределенным организациям активное использование электронной подписи и насколько снизились бы расходы на поддержание физического документооборота.

В настоящее время уже существуют необходимые технологии и законодательство, регулирующее электронный документооборот в этой сфере. Каждый субъект права (а это в конечном счете – всегда физическое лицо) должен оперативно и недорого получить свой электронный цифровой датчик, с помощью которого он сможет ставить электронную подпись. Теоретически любой человек уже сейчас имеет возможность получить свой электронный идентификатор. Но создание, хранение, обновление и аутентификация этой подписи потребует определенных затрат. Другая сложность: далеко не все подзаконные акты предусматривают электронное делопроизводство. Во многих ситуациях требуется физическая подпись и бумажный документ. Это сводит на нет все усилия по созданию электронного документооборота. Например, уже больше года законодатели пытаются вывести в электронный вид документооборот по НДС; и это шаг вперед, который упрощает учет и проверку. Но если счета-фактуры передаются по электронным каналам, компаниям все равно приходится перевозить бумажные акты и накладные, без которых налоговые органы не принимают электронные документы.

Другой пример: невозможно удаленно принять человека на работу, потому что он все равно должен принести свою трудовую книжку, а работодатель – поставить туда свою «живую» подпись. Поэтому бизнес-процессы разбиваются на сегменты, которые требуют или не требуют бумажного документооборота, и документооборот внедряется частями.

Тем не менее даже в нынешней ситуации организация электронного документооборота для бухгалтерии и кадров имеет множество преимуществ. Прежде всего при удачном внедрении и правильно настроенных бизнес-процессах (что нужно для этого – мы поговорим позже) ускоряется время обработки документов, сокращаются потери документов при пересылке.
Благодаря тому, что в системе электронного документооборота многие поля документов заполняются автоматически, уменьшается количество ошибок. Процесс становится прозрачным. Получить аналитические данные о сотрудниках, работающих на предприятии, или даже просто «вынуть» из базы необходимые резюме или информацию о зарплате становится намного проще.

Продукты на рынке
Как отмечает Татьяна Елизарова, руководитель отдела продаж и маркетинга компании DigitalDesign, автоматизация функций бухгалтерии и кадровых служб в системе электронного документооборота ведется, как правило, в рамках общего внедрения системы либо в процессе модернизации и расширения функционала уже существующего решения. Отдельно только под эти подразделения система электронного документооборота обычно не закупается, поскольку такие проекты довольно дороги.

В целом все продукты для документооборота делятся по назначению: на системы для обслуживания бизнес-процессов и системы, больше ориентированные на хранение и поиск информации. Первые чаще всего и называются системами электронного документооборота, а вторые – системами управления базами знаний. Они имеют одинаковую «природу» и сейчас постепенно сближаются в одну систему.

На рынке есть множество предложений от разных вендоров. Для организации электронного документооборота используются продукты компаний EMCDocumentum, SAP, IBM, Microsoft. (Тут, возможно, следует добавить, что такие «тяжелые» ERP-системы, как SAP, разумеется, могут использоваться в том числе и для организации управления электронным контентом, но это скорее «бонус» от их внедрения, а не основная цель подобных проектов).

Можно воспользоваться продуктами на основе свободного программного обеспечения. Одна из наиболее популярных в последнее время систем такого рода – это AlfrescoECM. Она работает с различными СУБД, легко интегрируется в ИТ-инфраструктуру компании, поддерживает файлы любого формата и позволяет удаленно работать с корпоративным порталом. По заявлениям разработчиков, это гибкий, легко настраиваемый и высокопроизводительный продукт.

Но в области кадрового документооборота сейчас нет универсального продукта, распространенного так же, как 1С в бухгалтерии, и воспринимаемого как индустриальный стандарт.

Подготовка к внедрению
Основная и самая сложная задача на этапе подготовки к внедрению системы документооборота – правильно описать все бизнес-процессы. Например, если возможность подписи определенного документа есть только у одного сотрудника, то при его отсутствии, болезни, командировке без административного вмешательства процесс зависнет. Не всегда системы настраиваются достаточно гибко, и порой поменять что-то в процессе работы довольно сложно.

С другой стороны, это недостатки не какого-либо продукта, а его первоначальной настройки. Теоретически можно изначально дать пользователям права на изменение некоторых структурных элементов в процессе эксплуатации. Но большинство систем все-таки жестко привязаны к структуре базы данных, которую нельзя оперативно менять. При внедрении нужно хорошо понимать, что с системой нельзя «договориться» об отсрочке или о замене подписи и ее сложно исправлять «по живому». Поэтому важно продумать систему отслеживания документов, возможности передачи права подписи разным сотрудникам и т. д.

Нужно помнить, что идеальная модель бизнес-процессов в жизни работает редко, и необходимо предусмотреть все исключения, а также «кнуты и пряники» для задействованных в проекте сотрудников. Например, велика вероятность, что электронный документ, отправленный сотруднику на подпись, «застрянет», потому что никто не будет «стоять над душой» у подписывающего. Для решения этой проблемы при настройке системы обычно создается возможность ставить пользователям задачи и отслеживать статус их выполнения, напоминать о неоконченных делах. А в регламенте работы СЭД часто предусматриваются штрафные санкции для сотрудников, превышающих установленный срок согласования документов.

Но заранее продумать все варианты бизнес-процессов со всеми возможными отклонениями сложно. Поэтому на рынке будут выигрывать гибкие системы, которые позволяют настраивать их «на ходу».

Следующий аспект, который необходимо будет продумать при внедрении электронного документооборота – это учетная политика. Электронная система сделает все процессы максимально прозрачными. Она не позволит составить или подписать документ «задним числом», что, безусловно, создаст определенные сложности для «забывчивых» и необязательных контрагентов.

При внедрении необходимо учесть и психологические сложности: прежде всего нужно будет получить описание требований к системе от всех вовлеченных в проект отделов компании, а затем согласовать эти требования между собой. Последнее бывает непросто выполнить, так как требования различных ключевых персон могут не только расходиться, но и порой противоречить друг другу.

Стоит учесть, что отнюдь не все сотрудники обрадуются прозрачной системе работы, некоторые из них будут склонны рассматривать это как ущемление своих прав и полномочий. (Скажем, раньше секретарь мог манипулировать сотрудниками, откладывая подписание бумаг для одних и немедленно подавая на подпись директору бумаги других. С внедрением электронной системы такая возможность исчезнет).

Как правило, при внедрении электронный документооборот интегрируется с имеющейся системой учета. Это осуществляется путем синхронизации справочников. Если обычно при внедрении ИТ-систем требуется донастройка имеющейся инфраструктуры, то бухгалтерские программы не требуют никаких изменений. СЭД – это источник документов для самой системы, позволяющий не вводить их вручную, а загружать из базы. После обработки система возвращает обратно измененные документы или обновления для справочников.
Комментирует главный аналитик системы электронного обмена первичными документами «Диадок» (разработчик «СКБ Контур») Тамара Мокеева: «Как подготовить системы кадрового и бухгалтерского учета к организации электронного документооборота:

1. Организации необходимо внести соответствующие изменения в учетную политику: указать, что документы по определенным хозяйственным операциям и с определенными контрагентами будут составляться, подписываться и передаваться в электронном виде, отдельным приказом утвердить график электронного документооборота.
2. Необходимо купить уполномоченным лицам сертификаты электронных подписей (ЭП). В случае если в организации уполномоченное лицо действует по доверенности, необходимо подготовить доверенность для подписания электронных документов электронной подписью. Доверенность на передачу права подписи составляется так же, как и для бумажных документов, но мы рекомендуем указать помимо ФИО доверенного лица еще и номер сертификата его электронной подписи.
3. Необходимо подготовить рабочие места с выходом в интернет, купить лицензию Крипто-Про, продумать, как и где будут храниться электронные документы.
4. Если организация принимает решение осуществлять интеграцию своей системы с системой документооборота, необходимо подготовить техническую документацию, продумать решения».


Развитие электронного документооборота для кадров и бухгалтерии
Мы уже перечислили основные преимущества от внедрения электронного документооборота для кадров и бухгалтерии, а также поговорили об основных препятствиях для развития системы электронного документооборота в России. Каковы же перспективы электронного документооборота в будущем?

Как отметила Татьяна Елизарова из DigitalDesign, автоматизация бухгалтерского документооборота в виде согласования договоров в России встречается довольно часто (практически каждый второй проект по внедрению СЭД). Что касается кадрового документооборота, то он автоматизируется заметно реже. Понимание пользы от такого внедрения есть, но до реализации оно доводится редко. Толчком для развития в этом направлении может послужить ФЗ №152 «О персональных данных», регламентирующий обработку персональных данных физических лиц, в том числе и сотрудников организации. В частности, этот закон определяет требования по безопасности систем, обрабатывающих такую информацию: они должны пройти необходимую сертификацию ФСТЭК.

Думается, что в ближайшее время СЭД для бухгалтерии и кадров будет активно внедряться во множестве российских компаний. Серьезным толчком станет и введение электронного документооборота по НДС, потому что это увяжет документооборот большого количества разных компаний в одну логическую цепочку. Более сильные игроки рынка и ритейлеры будут диктовать свои правила слабым, которым также придется вводить СЭД. Ведь для компании есть смысл вести электронный документооборот по НДС только со всеми своими контрагентами сразу.

Стимулирует внедрение электронного документооборота и интеграция с зарубежными партнерами. (Как известно, в большинстве стран Западной Европы практически отсутствуют бумажные счета за товары и услуги, они с успехом заменяются электронными).

По словам Тамары Мокеевой, главного аналитика компании «Диадок», за последние десять лет предоставлять налоговую отчетность в электронном виде стало около 70% всех налогоплательщиков в России. Соответственно, можно спрогнозировать, что так будет и с электронным документооборотом между компаниями. Только в этой ситуации процесс будет проходить быстрее. Дело в том, что технически и российские компании, и налоговые инспекции сегодня подготовлены к электронному документообороту намного лучше, нежели в начале века. Удобство электронных документов и экономические выгоды электронного документооборота очень скоро заставят компании задуматься над тем, чтобы совсем отказаться от бумажных документов. По прогнозам компании «Диадок», через год после вступления в силу приказа №ММВ-7-6/138 электронными станут 0,8% от всех счетов-фактур. Через несколько лет эта цифра может вырасти до 20-30%.

Все законодательные инициативы также способствуют развитию электронного документооборота. 2010-2011 годы, например, стали ключевыми для электронных счетов-фактур: была проработана почти вся нормативная база, продуманы все вопросы, связанные с их переводом в электронный вид. Сейчас активно идет работа по переводу в электронный вид первичных бухгалтерских документов. Например, уже были утверждены XML-форматы товарной накладной и акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ ФНС России от 21.03.2012 №ММВ-7-6/172 «Об утверждении форматов первичных учетных документов»). К тому же законодательством утвержден новый статус компаний, предоставляющих услуги по передаче электронных документов: на государственном уровне возникает еще один поставщик услуг – оператор электронного документооборота. Через таких операторов будут передаваться электронные документы. Операторы электронного документооборота смогут оказать компаниям помощь во внедрении электронного документооборота на предприятии и в решении всех технических вопросов.

В настоящий момент приказом ФНС России №ММВ-7-6/253 утверждено временное положение о сети доверенных операторов. Ведущие операторы уже работают с контролирующими органами по вопросам развития электронного документооборота. Совсем недавно было установлено соглашение об организации роуминга между крупнейшими операторами: роуминг позволит обмениваться электронными документами компаниям, подключенным к разным операторам, что значительно расширит сеть «электронных контрагентов».

Из ближайших перспектив в области электронного документооборота хочется выделить такие, как перевод всех взаимоотношений между организациями в электронный вид, расширение спектра передаваемых электронных документов, представление документов в контролирующие органы исключительно в электронном виде, организация электронных архивов.

Автор: Алексей Мариненок, руководитель отдела развития программных систем аутсорсингового подразделения BDO

Полную версию статьи вы можете прочитать в бизнес-энциклопедии «Ресторанный менеджмент» (издательство «Деловой Петербург»), сентябрьское дополнение
 

  1. Организация электронного документооборота (ведение кадрового и бухучета, составление первичных форм учетной документации)