21.07.2015

Потоки электронных писем стали бичом офисной жизни

Компании вырабатывают способы борьбы с излишней перепиской

В McKinsey Global Institute подсчитали: в среднем каждый работник тратит 13 часов в неделю, или 28% рабочего времени, на общение по электронной почте. Что еще хуже – работа с письмами сильно понижает производительность труда и даже коэффициент интеллекта (IQ) работника. Опыт, проведенный в Hewlett-Packard, выявил, что сотрудники, которых постоянно бомбардировали электронными письмами, отвлекались на их чтение так сильно, что их IQ понижался на 10 единиц – в 2 раза сильнее, чем после курения марихуаны.

«…»

Решить конкретную задачу

В России компании начинают уделять внимание переписке сотрудников чаще всего в тех ситуациях, когда сталкиваются с какой-то конкретной проблемой, а не просто думают о повышении эффективности. Бусыгин вспоминает, как однажды консультировал компанию по производству пароконденсатного оборудования, где возникла проблема в переписке с внешними партнерами. В компании плохо составляли коммерческие предложения, клиенты не обращали на посланные им письма никакого внимания и в большинстве случаев не отвечали. Предложения приходилось отсылать повторно, количество писем множилось, а результата не было. Бусыгин обратил внимание на то, что письма были слишком абстрактны по содержанию, в них не хватало описания конкретных деталей. После курса деловой переписки сотрудники научились грамотно излагать свои мысли, что благотворно повлияло и на общение с внешними клиентами, и на внутреннюю переписку компании.

А в BDO Unicon Outsourcing руководство столкнулось с тем, что в некоторых подразделениях сотрудники игнорировали письма коллег, не отвечая на них и не подтверждая участие во встречах, если приглашение было отправлено им через программу Microsoft Outlook. «Со стороны это выглядело как полная безответственность. Мы периодически получали жалобы от коллег на сотрудников», – вспоминает Зульфия Юпашевская, руководитель отдела кадровых услуг.

Выяснилось, что, не отвечая на письма, сотрудники тем не менее приходили на назначенные встречи. А не отвечали они на письма и напоминания, потому что не хотели перегружать почту коллег ненужными, на их взгляд, сообщениями. В итоге компания создала правила корпоративной коммуникации, обязав сотрудников не оставлять без ответа любые письма и отвечать на них в течение 24 часов. Правда, все срочные вопросы сотрудники согласно кодексу должны решать преимущественно по телефону или лично.

«…»

Источник: газета «Ведомости»

  1. Потоки электронных писем стали бичом офисной жизни