01.09.2015

Семь шагов к эффективному интранету в компании

Автор: Юлия СТРОКОВА, менеджер по внутренним коммуникациям JTI Россия

В статье читайте:

  • Как построить структуру интранет-портала
  • Как мотивировать персонал активно делиться информацией
  • Как обновлять контент на портале

Интранет – популярное средство внутренних коммуникаций в компании. Однако многие, следуя моде, просто запускают портал, и он живет самостоятельной жизнью, не принося пользы. Возможности интранета можно и нужно использовать на 100 процентов. Ведь корпоративный портал сегодня не просто справочник с телефонами отделов. Это и мощный мультифункциональный инструмент, и единое информационное пространство, и обратная связь. Давайте разберемся, что нужно предпринять, чтобы интранет стал эффективным инструментом коммуникаций между сотрудниками.

Шаг 1. Постройте структуру

Первое знакомство пользователя с интранетом начинается со стартовой страницы, поэтому ее необходимо сделать имиджевым центром всего портала, который свяжет в единое целое структуру, содержание и оформление. С главной страницы сотрудники должны захватить максимум информации. А дальше каждый сам решит, каким маршрутом идти. Четко проработанная структура значительно облегчит работу с порталом, поэтому о навигации необходимо позаботиться заранее.

Обязательные разделы любого интранета: официальные новости компании, информация о проектах и назначениях, бизнес-приложения, шаблоны (образцы оформления документов и инструкции по их заполнению), мультимедийная библиотека, база всех корпоративных политик и процедур. Внутреннее деление по отделам – также важный момент. Как в хорошем путеводителе, на портале необходимо показать представленность всех функций, позволить каждому сотруднику ощущать себя частью единого целого.

Шаг 2. Отдайте бразды правления

Еще до официального запуска интранета организуйте группу инициативныхи талантливых сотрудников, которые могут значительно облегчить работу над порталом. Возможность прикоснуться к новинке, а тем более к секретному ресурсу компании раньше других, поучаствовать в разработке чего-тобольшого и важного – это всегда работает на вовлечение в общий процесс. Идеально, если в эту группу войдут представители различных подразделений и должностей. Главное – не забывайте про совместное обсуждение. Когда все будет готово, странички сверстаны, информация загружена, сотрудники обязательно вернутся на портал оценить результаты совместного труда.

Галия САЙФУТДИНОВА, руководитель отдела корпоративных коммуникаций компании BDO Unicon Outsourcing

Позаботьтесь о полезности и качестве размещаемой информации

Сделать интранет посещаемым очень просто. Задайте себе вопрос: что интересует ваших сотрудников? Могут ли они найти информацию об этом на портале? По моему опыту, работников больше всего волнуют самые прозаические вещи: расписание местной столовой, перечень дней рождения коллег, телефонный справочник, шаблоны документов и т. п. Желательно, чтобы те документы, которые вы выкладываете, относились к сфере интересов большей части сотрудников, а не только одного-двух отделов.

Не загромождайте портал и обязательно снабдите его удобной, корректноработающей формой поиска. Выбирая тот или иной сюжет для новости или статьи, спросите себя и ответьте честно – а будет ли эта тема интересна лично вам? И, конечно, очень важно качество самих текстов. Они не должны уступать хорошим журналистским материалам, ведь вам нужно выиграть битву за сотрудников у огромного количества новостных ресурсов. Поэтому не поскупитесь на хорошего специалиста, неопытный практикант, бесконтрольно выполняющий эту работу (как это часто бывает), вам не помощник.

Шаг 3. Займитесь обучением

Проведите тренинги для сотрудников и раздайте полномочия по наполнению разделов интранета. Всех так называемых веб-паблишеров практичнее будет разделить на категории, исходя из их потребностей и полномочий. Одним достаточно только уметь публиковать новости, другим заливать фотографии, третьим нужно и то и другое. Как только сотрудники, ответственные за разделы, пройдут обучение, позвольте им действовать самостоятельно, но не теряйте с ними связь. Ответственность за свой собственный ресурс однозначно станет мощной поддержкой по управлению информационным пространством.

Шаг 4. Продумайте мотивацию персонала

Те, кто вызвался нести ответственность за отдельные разделы интранета, уже герои и заслуживают признания. Незабывайте им об этом напоминать.

Поддерживать контакт с каждым веб-паблишером в компании – приоритетная задача менеджера по внутренним коммуникациям. Во-первых, создайте им единое профессиональное сообщество, внутри которого все ваши интранет-специалисты смогут обсуждать насущные вопросы, делиться знаниямии подавать новые идеи. Во-вторых, выходите на прямую связь. Примерно раз в квартал устраивайте встречи либо собирайте всех на конференц-звонки (пусть они длятся не дольше 20 минут).

Активно поощряйте тех, кто вносит самый большой вклад и чаще остальных делится профессиональными знаниями. Стратегии различны: тем, кто уже немало потрудился на просторах интранета, присвойте особый статус, например, экспертов. Находиться в таком статусе всегда приятно. Тем, кто просто пользуется внутренним ресурсом, позвольте зарабатывать баллы за активность. Таблицы лидеров публикуйте на стартовой страничке. Это всегда отличный способ предоставить положительную обратную связь сотрудникам, которые принимают наиболее активное участие в развитии интранета. Если позволяют финансовые возможности, запустите в производство сувенирную продукцию. Рюкзаки, флешки, толстовки, ручки, зонты с модным логотипом порадуют самых активных авторов или самых внимательных читателей. Желание заполучить мини-приз также работает на вовлечение.

Шаг 5. Обновляйте контент

Как правило, больший объем новой информации выгружается в самом начале запуска интранета. Далее либо она обновляется, либо медленно затухает.

Вовремя устранять пустынные зоны интранета, поддерживать контент свежим и актуальным – это коллективная ответственность, которую необходимо воспитывать, иногда и насаждать. И здесь важна роль каждого. Как только содержание портала устаревает, вместе с ним застывает и любая активность.

Контент – это «воздух» портала, благодаря которому он насыщается и живет. Это то, что заставляет сотрудников заходить на него и возвращаться снова. Такое правильное понимание способствует и своевременному обновлению информации.

Не забывайте информировать коллег о любых шагах по обновлению контента. В рабочей суете у сотрудников не всегда есть время отвлечьсяи проверить новостные ленты, странички подразделений либо следить за отдельными обсуждениями. Дайте им такую возможность. Как показывает практика, особенно востребованы сегодня summary, или «выжимки» всего самого важного, что произошло в компании. К примеру, запустите через e-mail рассылку-дайджест самых интересных новостей за неделю, составленную в привлекательной форме «событие – картинка» плюс ссылка на публикацию в интранете. Рассылайте такой дайджест с регулярной периодичностью.

В конце года соберите все самое важное за год. Поностальгировать, а заодно и оценить масштаб проделанной работы всегда приятно.

Шаг 6. Информируя, развлекайте

Развлекать, передавая информацию, – мировой медиатренд, которому следуют ведущие СМИ, запуская новые сайты, где публикуется разнообразный интерактивный контент (викторины, игры и тесты). Такой формат собирает огромную аудиторию. Достоинство таких материалов в том, что читатели не просто просматривают их и делятся ссылками с другими пользователями – они задерживаются на соответствующих страницах дольше обычного (в среднем на 70 секунд, что для Интернета – целая вечность). Поэтому очень важно размещать интерактивный контент и на корпоративном портале.

Лидия СНАРСКАЯ, менеджер по связям с общественностью

Заведите блог руководства на портале, если вы сможете регулярно наполнять его новыми интересными материалами

Написанные через силу мысли никому не интересны, даже если они выходят регулярно и приписываются топ-менеджеру. Поэтому рекомендую найти в вашей компании менеджеров, которые сами хотят делиться своими мыслями с окружающими. Чтобы выявить такого менеджера, устройте встречу с ним и попросите дать вам максимальное количество идей для публикаций. Если вы можете составить хотя бы примерный план публикаций на несколько месяцев вперед – то это ваш человек. Договоритесь с ним о регулярных встречах для обсуждения текущих материалов и планирования будущих. У руководителя может не хватать времени на то, чтобы записать интересные мысли, и это нормально. Вы вполне можете приставить к нему сотрудника пресс-службы или отдела внутренних коммуникаций, который будет регулярно встречаться с ним, чтобы записать новые идеи и оформить все это в связный текст. Естественно, этот текст необходимо будет согласовать с автором, ведь вы подписываете материал его именем.

Ведь у интранета, помимо информирования сотрудников, есть еще задача развлекать. О чем, к сожалению, многие забывают.

Сетевая активность сегодня может принимать самые разные формы: от создания опросов до разработки увлекательных викторин с призами. Проверяйте ваших коллег на знание новостей, опубликованных, к примеру, за последнюю неделю, либо введите рубрику «А ты знаешь, что…», где будете публиковать интересные моменты из жизни компании или давать IT-советы. Привлекайте другие отделы к разработке подобных форматов.

Если творческие возможности позволяют, то можно устроить и увлекательный интранет-квест, где ответы будут скрываться на отдельных страницах. Такие истории не должны стать заданиями на один раз. Усложняйте процесс: в квестах могут участвовать и целые команды, серия таких «забегов» позволит запустить настоящий турнир, где победитель определится, допустим, в конце года.

К развлечениям относятся фото- и видеоматериалы. Публикуйте как можно больше такого контента. Приглашайте фотографа либо оператора на интересные корпоративные события, чтобы потом на портале разместить фото- или видеоотчет о мероприятии. Сейчас есть доступные программы, к примеру simpleviewer, которые позволяют демонстрировать фотографии в виде слайд-шоу.

Шаг 7. Анализируйте данные

Вести статистику – дело полезное. Если не отслеживать число сотрудников, посещающих интранет, общее число визитов и их продолжительность, устройства, с которых пользователи заходят на портал, наиболее популярные страницы и документы – работать над оптимизацией рабочего пространства будет сложнее. Безусловно, аналитика и измерения не могут сами по себе сделать корпоративную сеть лучше. Однако общая картина в конечном счете поможет понять востребованность и полезность системы, а также отследить прогресс по мере запуска новых сервисов и появления нового контента. Как говорилось в популярном советском фильме: «Если бы не было статистики, мы бы даже не подозревали о том, как хорошо мы работаем».

Важные выводы

1. Позаботьтесь, чтобы структура интранет-портала была понятной, а навигация – удобной и простой.

2. Не забывайте развлекать сотрудников, передавая информацию. Используйте для этого разнообразный интерактивный контент: викторины, игры и тесты.

3. Ведите статистику посещений портала, это поможет понять востребованность и полезность системы.

 

Источник: журнал «Кадровое дело»

  1. Семь шагов к эффективному интранету в компании