36,6. Точно как в аптеке

Бурный рост компании вызвал сложности с организацией эффективного кадрового администрирования и системы расчета заработной платы. Руководство компании приняло решение передать эти функции на аутсорсинг.


Параметры проекта

 Папка.png
Аутсорсинг функций расчета заработной платы и кадрового делопроизводства
 Циферблат.png
2006 - 2010 гг.

 Сотрудники.png
3 000+ сотрудников
 Офисы.png
15 юридических лиц
 Земной шар.png
Москва и Московская обл.
 Шестеренка.png
1C
Цели и результаты

  • Программное обеспечение адаптировано и доработано по запросам 36,6
  • Автоматизирован кадровый учет и система мотивации, что исключает ошибки и злоупотребления
  • Разработаны специальные процедуры контроля качества расчетов
  • Отлажены документооборот и регламенты по всем процессам кадрового делопроизводства и расчета заработной платы
  • Информация по персоналу тех компаний группы 36.6, которые находятся на обслуживании в BDO, объединена в универсальной базе данных, что позволяет автоматически получать сквозную отчетность и консолидированные данные, а также автоматически перемещать сотрудников между компаниями


Описание клиента:

"Аптечная сеть 36,6" – крупная российская розничная сеть, занимающаяся продажей товаров для красоты и здоровья.

Задача:

К концу 2006 года «Аптечная сеть 36,6» удерживала первое место среди фармацевтических сетей в России, насчитывала 838 аптек и продолжала расширяться. При таком бурном росте в компании начали возникать сложности с организацией эффективного кадрового администрирования и системы расчета заработной платы. Руководство компании приняло решение передать эти функции на аутсорсинг. Перед провайдером была поставлена задача настроить систему расчета заработной платы и кадрового администрирования для юридических лиц в более чем 20 регионах России.

Помимо этого, перед аутсорсинговым подразделением BDO была поставлена еще одна непростая задача: автоматизация расчета всех выплат, предусмотренных системой мотивации. Всего данная система включала в себя более 40 видов поощрений. Аутсорсинг расчета премий – это очень необычный случай, т. к. система мотивации является частью системы управления персоналом и не всегда может быть легко передана на аутсорсинг.

Решение:

Проект начался с анализа бизнес-потребностей клиента, имеющейся ИТ-инфраструктуры и унаследованных систем заказчика. Ранее все операции по кадровому учету, расчету заработной платы и премий осуществлялись в программе «Альфа кадры и зарплата».

Однако данная система не справлялась с имеющейся нагрузкой, и поэтому компания приняла решение о переходе на программу «1С: зарплата и управление персоналом 8.0».

Параллельно с настройкой новой системы проектная группа BDO начала миграцию данных из одной базы в другую. Были произведены настройки удаленного доступа для ряда специалистов «36,6», чтобы дать им возможность формировать отчеты в режиме реального времени.

Специалисты BDO автоматизировали систему мотивации персонала, чтобы сделать работу сотрудников компании 36,6 более эффективной. Кроме того, были разработаны новые регламенты по работе с кадровой документацией.

Для того, чтобы исключить возможность каких-либо ошибок при расчете зарплаты и премий и обеспечить надежность новой системы, в течение месяца после настройки 1C и переноса данных команда BDO вела все расчеты параллельно в двух программах.

Результат:

По итогам проекта была настроена эффективная система кадрового администрирования, расчета заработной платы и премий. Программное обеспечение было доработано под требования сети аптек 36,6 таким образом, чтобы заказчик смог формировать отчеты в любых необходимых компании разрезах для анализа и принятия управленческих решений.

Была автоматизирована сложная система мотивации, что позволило минимизировать ошибки при расчете выплат для персонала.

Информация по данным сотрудников тех компаний группы 36.6, которые были переданы на обслуживание в аутсорсинговое подразделение BDO, была объединена в универсальной базе данных. Это позволило автоматически получать сквозную отчетность и консолидированные данные, а также упростить работу при переходе сотрудников между различными компаниями сети аптек «36,6». Благодаря регламентам, разработанным аутсорсинговым подразделением BDO, повысилась дисциплина при работе с документами внутри самой компании-заказчика.

Экономия затрат на делопроизводство и расчет заработной платы составила около 10% в месяц.

Другие истории успеха

SITA

Аутсорсинг функций бухгалтерского учета, расчета заработной платы, кадрового делопроизводства и охраны труда.

Расчет зарплаты для сети коммуникационных агентств

Расчет зарплаты для более чем 1 100 человек в 38 юридических лицах группы компаний

TriStyle Group

Бухгалтерский учет, расчет заработной платы и кадровое администрирование для TriStyle Group

  1. 36,6. Точно как в аптеке