36,6. Точно как в аптеке

Бурный рост компании вызвал сложности с организацией эффективного кадрового администрирования и системы расчета заработной платы. Руководство компании приняло решение передать эти функции на аутсорсинг.

Сроки: 2006 г. – 2009 г.

Отрасль: торговля

Услуги: расчет заработной платы и кадровое администрирование

Программное обеспечение: 1 С 8

География проекта: Россия (Москва и Московская область)

Задача:

  • Настройка расчета заработной платы и кадрового администрирования для 3500 сотрудников и 15 юридических лиц в 20 регионах России
  • Аутсорсинг расчета премий, предусмотренных системой мотивации

Решение:

  • Перенос системы кадрового учета, расчета зарплаты и премий на новую платформу
  • Разработка новых регламентов по работе с кадровой документацией
  • Автоматизация системы мотивации персонала
Результат:

  • Экономия затрат на делопроизводство и расчет зарплаты около 10%
  • Успешное внедрение автоматизированной системы мотивации 
  • Разработана удобная система формирования отчетов
  • Повысилась дисциплина при работе с документами внутри компании.

Описание клиента:

"Аптечная сеть 36,6" – крупная российская розничная сеть, занимающаяся продажей товаров для красоты и здоровья.

Задача:

К концу 2006 года «Аптечная сеть 36,6» удерживала первое место среди фармацевтических сетей в России, насчитывала 838 аптек и продолжала расширяться. При таком бурном росте в компании начали возникать сложности с организацией эффективного кадрового администрирования и системы расчета заработной платы. Руководство компании приняло решение передать эти функции на аутсорсинг. Перед провайдером была поставлена задача настроить систему расчета заработной платы и кадрового администрирования для юридических лиц в более чем 20 регионах России.

Помимо этого, перед аутсорсинговым подразделением BDO была поставлена еще одна непростая задача: автоматизация расчета всех выплат, предусмотренных системой мотивации. Всего данная система включала в себя более 40 видов поощрений. Аутсорсинг расчета премий – это очень необычный случай, т. к. система мотивации является частью системы управления персоналом и не всегда может быть легко передана на аутсорсинг.

Решение:

Проект начался с анализа бизнес-потребностей клиента, имеющейся ИТ-инфраструктуры и унаследованных систем заказчика. Ранее все операции по кадровому учету, расчету заработной платы и премий осуществлялись в программе «Альфа кадры и зарплата».

Однако данная система не справлялась с имеющейся нагрузкой, и поэтому компания приняла решение о переходе на программу «1С: зарплата и управление персоналом 8.0».

Параллельно с настройкой новой системы проектная группа BDO начала миграцию данных из одной базы в другую. Были произведены настройки удаленного доступа для ряда специалистов «36,6», чтобы дать им возможность формировать отчеты в режиме реального времени.

Специалисты BDO автоматизировали систему мотивации персонала, чтобы сделать работу сотрудников компании 36,6 более эффективной. Кроме того, были разработаны новые регламенты по работе с кадровой документацией.

Для того, чтобы исключить возможность каких-либо ошибок при расчете зарплаты и премий и обеспечить надежность новой системы, в течение месяца после настройки 1C и переноса данных команда BDO вела все расчеты параллельно в двух программах.

Результат:

По итогам проекта была настроена эффективная система кадрового администрирования, расчета заработной платы и премий. Программное обеспечение было доработано под требования сети аптек 36,6 таким образом, чтобы заказчик смог формировать отчеты в любых необходимых компании разрезах для анализа и принятия управленческих решений.

Была автоматизирована сложная система мотивации, что позволило минимизировать ошибки при расчете выплат для персонала.

Информация по данным сотрудников тех компаний группы 36.6, которые были переданы на обслуживание в аутсорсинговое подразделение BDO, была объединена в универсальной базе данных. Это позволило автоматически получать сквозную отчетность и консолидированные данные, а также упростить работу при переходе сотрудников между различными компаниями сети аптек «36,6». Благодаря регламентам, разработанным аутсорсинговым подразделением BDO, повысилась дисциплина при работе с документами внутри самой компании-заказчика.

Экономия затрат на делопроизводство и расчет заработной платы составила около 10% в месяц.

Другие истории успеха

Hoya

В 2016 году компания «Линзы Хойя Рус» приняла решение привлечь подрядчика на аутсорсинг бухгалтерских услуг. Помимо регулярного ведения бухгалтерского учета, нам было необходимо сопровождение экспресс-аудита бухгалтерского и налогового учета. Компания BDO Unicon Outsourcing успешно справилась с этой задачей, благодаря чему был выявлен и устранен ряд недочетов.

С компанией BDO мы успешно прошли аудит  за 2016 год.

Хотелось бы также отметить, что сотрудники BDO всегда с пониманием относятся к нашим потребностям, оперативно реагируют на запросы и предоставляют методологические консультации в кратчайшие сроки.

Мы готовы рекомендовать BDO Unicon Outsourcing как компанию, отвечающую самым высоким стандартам предоставления бухгалтерских и консалтинговых услуг.

Генеральный директор ООО «Линзы Хойя Рус»
Щурова О.П.

H.B. Fuller

В H.B. Fuller нас объединяет общность убеждений и знаний, которые направляют нас в работе и выражают фундаментальные принципы достижения успеха. Мы также стремимся находить правильных партнёров, которые придерживаются тех же убеждений и знаний, что и мы.

На протяжении всего времени работы с BDO Russia мы глубоко удовлетворены ходом нашего сотрудничества. Наше присутствие в России пока только начинается, но уже сейчас мы рады, что всегда можем рассчитывать на такого надёжного партнёра и поставщика услуг в области бухгалтерии и кадрового администрирования.

Мы намерены продолжать это сотрудничество и в дальнейшем.

От имени H.B. Fuller выражаю благодарность всей команде BDO, в особенности Дмитрию Коваленко и Кире Голубевой.

С уважением,
Бруно Монтейро
Финансовый менеджер российского отделений
EIMEA Commercial Business Partner

Ericsson

Аутсорсинг функций расчета заработной платы и кадрового делопроизводства, услуги по охране труда

  1. 36,6. Точно как в аптеке