Boehringer Ingelheim: авансовые отчеты на базе Concur

Ежемесячно бухгалтерии Boehringer Ingelheim приходится обрабатывать от 600 до 800 авансовых отчетов. Нужно было оптимизировать процедуру согласования авансовых отчетов и ускорить выплаты сотрудникам

Сроки: май 2012 - по настоящее время

Отрасль: здравоохранение и фармацевтика

Услуги: 

  • ведение участков бухгалтерии
  • обработка авансовых отчетов. 

Программное обеспечение: SAP, Concur

География проекта: Москва, Россия

Задача:

  • Оптимизация процедуры согласования авансовых отчетов для ускорения выплат сотрудникам, сокращение затрат на логистику и уменьшение дебиторской задолженности.

Решение:

  1. Автоматизация процесса  согласования авансовых отчетов на базе системы Concur
  2. Аутсорсинг обработки авансовых отчетов.

Результат:

  • Увеличение количества документов, сданных срок, с 50% до 98%
  • Снижение налоговых рисков, возникавших за счет некорректного и несвоевременного предоставления данных для налогового учета
  • Своевременная сверка взаиморасчетов с сотрудниками, предупреждение риска образования сомнительной задолженности
  • Формирование электронного архива документов
  • Снижение затрат на логистику

Описание клиента: 

Boehringer Ingelheim («Берингер Ингельхайм») — семейная фармацевтическая компания, основанная в 1885 году в Ингельхайме (Германия).

В настоящий момент Boehringer Ingelheim является одним из лидирующих мировых фармацевтических предприятий, которые занимаются разработкой и производством лекарственных препаратов рецептурного и безрецептурного отпуска. Boehringer Ingelheim работает по всему миру, постоянно расширяет позиции на рынке и повышает свою экономическую эффективность. Компания владеет центрами научных исследований, синтеза и биосинтеза активных ингредиентов, а также фармацевтическим производством, включающим в себя подразделения по работе с промышленными партнерами, маркетинг и продажи.

Задача:

Особенностью бизнеса Boehringer Ingelheim в России является высокая мобильность персонала, работающего практически во всех городах и регионах страны. Представительские и командировочные расходы являются существенной статьей бюджета этого предприятия. Ежемесячно бухгалтерии Boehringer Ingelheim приходится обрабатывать от 600 до 800 авансовых отчетов. 

Ранее было невозможно в срок принять к учету такое количество печатных документов, которые сотрудники компании Boehringer Ingelheim ежемесячно отправляли почтой из самых отдаленных областей России. Каждый авансовый отчет сначала необходимо было согласовать с руководством регионального представительства, куда доставлялась его бумажная версия, а уже затем переслать в московский офис компании. Если при этом документы были оформлены неверно, процесс начинался заново. 

Вместе с ростом персонала постоянно увеличивались затраты на логистику и объемы дебиторской задолженности. Из-за сбоев в работе курьерских служб, а также большого количества ошибок, которые сотрудники допускали при заполнении авансовых отчетов, выплаты задерживались, возникали конфликтные ситуации. Это способствовало увеличению текучести финансовых специалистов, отвечавших за данный участок бухгалтерского учета. 
Требовалось оптимизировать процесс обработки авансовых отчетов для того, чтобы на их утверждение уходило бы минимальное время, сократились бы затраты на постоянную пересылку документов при согласовании, а выплаты производились бы вовремя. 

Решение:

Руководством компании было принято решение о внедрении системы для обработки авансовых отчетов на базе ПО Concur, предоставляемого по модели Software-as-a-Service (программное обеспечение в аренду). 

По словам Ольги Моисеевой, руководителя департамента бухгалтерии, налогообложения и казначейства Boehringer Ingelheim, при выборе программного продукта компания ориентировалась на такие факторы, как возможность доступа к системе из любой точки мира, наличие русскоязычного интерфейса и настроек, учитывающих требования российского законодательства, а также отсутствие больших первоначальных вложений.

Внедрение и тестирование системы заняло около четырех месяцев. За это время были сделаны все необходимые для Boehringer Ingelheim настройки, выполнена миграция данных и интеграция Concur c системой SAP, которая используется в компании Boehringer для управления предприятием и для ведения бухгалтерского учета, проведено обучение сотрудников компании. 

Важной частью проекта стала передача обработки авансовых отчетов на аутсорсинг в компанию BDO.

Результат: 

Теперь сотрудник Boehringer Ingelheim заполняет все необходимые формы отчетов на веб-портале Concur и прикрепляет к ним отсканированные копии платежных документов, после чего отправляет их на утверждение своим руководителям. Как только отчет согласован, он поступает на проверку специалистам компании BDO. Последние либо принимают его, либо запрашивают недостающие документы. И уже после того, как вся необходимая информация собрана, она поступает в учетную систему Boehringer Ingelheim, и сотрудник компании может получить возмещение расходов. 

В настоящий момент в системе Concur реализованы такие функции, как подготовка отчетных документов, которая частично автоматизирована в соответствии с политиками компании; механизм утверждения отчетов; отправка сотрудникам уведомлений о статусе документа по e-mail; электронный архив документов. Надо отметить, что любой из сотрудников компании может получить доступ к системе в любое время и с любого устройства, в том числе и мобильного. Он также может делегировать подготовку и утверждение того или иного отчета своим коллегам, обладающим таким правом. 

Кроме того, ведется анализ возможности внедрения модуля заказа и одобрения командировок, а также работа по интеграции Concur с банковской системой клиента, что, как рассчитывает компания Boehringer Ingelheim, позволит сотрудникам отслеживать движение средств по корпоративным картам в режиме реального времени. 

Специалисты аутсорсингового подразделения BDO ежемесячно формируют для компании Boehringer Ingelheim сводные данные о количестве обработанных авансовых отчетов и ошибках, допущенных сотрудниками компании-клиента при их подготовке. Это позволяет вносить в систему дополнительные настройки и более четко объяснять персоналу некоторые правила работы с отчетами, чтобы уменьшить количество ошибок в будущем. Все документы, а также переписка и комментарии к отчетам, сохраняются в электронном архиве, и сотрудники Boehringer Ingelheim, также как и команда BDO, работающая над проектом, имеют возможность в любое время обратиться к необходимым данным. 

В результате проекта существенно (с 50% до 98%) повысилось количество документов, своевременно представленных и, соответственно, проведенных в бухгалтерской системе. Значительно снизились затраты на логистику, т.к. филиалы компании теперь пересылают в головной офис только корректные документы – все ошибки исправляются на стадии формирования электронного отчета. Уменьшились налоговые риски, а также объемы дебиторской задолженности компании. Проблема текучести кадров на участке обработки отчетов также решена  помощью аутсорсинга. В целом процесс работы с авансовыми отчетами стал комфортнее для всех его участников.

Виктория Смирнова

главный бухгалтер Boehringer Ingelheim

«Мы очень довольны итогами проекта и планируем продолжить внедрение электронного документооборота для нужд финансовой службы нашей компании. В частности, при поддержке компании BDO запущена автоматизированная обработка договоров гражданско-правового характера. В связи со спецификой деятельности компании Boehringer Ingelheim этот участок  также является довольно объемным»

Travel and Expense management: проблемы и решения

Другие истории успеха

Gigaset Communications: бухгалтерия по звонку

Международный проект по бухгалтерскому и кадровому учету для производителя телефонов

36,6. Точно как в аптеке

Расчет зарплаты,  кадровое администрирование и автоматизация компенсационных выплат для сети аптек

International SOS

BDO Unicon Outsourcing является партнером компании International SOS в области расчета заработной платы. За время сотрудничества команда BDO Unicon Outsourcing подтвердила свой профессиональный статус, компетентность и продуктивность в решении поставленных задач. Все работы выполняются в строго оговоренные сроки и с надлежащим качеством. Кроме текущих процессов, связанных с расчетом зарплаты и формированием отчетности, команда BDO Unicon Outsourcing готова к решению нестандартных задач. Так, например, за короткий срок нашей компании удалось получить возмещение от Фонда Социального страхования за 3 года на значительную сумму.

Отдельно хотим выразить свою благодарность и признательность бухгалтеру по расчету заработной платы Наталии Мотовиловой за хорошую работу и ответственное отношение к выполнению своих обязанностей. Наталия – грамотный профессионал, полностью соответствует занимаемой должности, заслуживает признательности и нашего доверия.

В целом мы удовлетворены работой с BDO Unicon Outsourcing и готовы рекомендовать эту компанию как надежного и ответственного партнера.

С уважением,
руководитель службы персонала Дутова С.А.
главный бухгалтер Коротаева А.В.

  1. Главная
  2. Проекты
  3. Boehringer Ingelheim: авансовые отчеты на базе Concur