Boehringer Ingelheim: авансовые отчеты на базе Concur

Ежемесячно бухгалтерии Boehringer Ingelheim приходится обрабатывать от 600 до 800 авансовых отчетов. Нужно было оптимизировать процедуру согласования авансовых отчетов и ускорить выплаты сотрудникам

Сроки: май 2012 - по настоящее время

Отрасль: здравоохранение и фармацевтика

Услуги: 

  • ведение участков бухгалтерии
  • обработка авансовых отчетов. 

Программное обеспечение: SAP, Concur

География проекта: Москва, Россия

Задача:

  • Оптимизация процедуры согласования авансовых отчетов для ускорения выплат сотрудникам, сокращение затрат на логистику и уменьшение дебиторской задолженности.

Решение:

  1. Автоматизация процесса  согласования авансовых отчетов на базе системы Concur
  2. Аутсорсинг обработки авансовых отчетов.

Результат:

  • Увеличение количества документов, сданных срок, с 50% до 98%
  • Снижение налоговых рисков, возникавших за счет некорректного и несвоевременного предоставления данных для налогового учета
  • Своевременная сверка взаиморасчетов с сотрудниками, предупреждение риска образования сомнительной задолженности
  • Формирование электронного архива документов
  • Снижение затрат на логистику

Описание клиента: 

Boehringer Ingelheim («Берингер Ингельхайм») — семейная фармацевтическая компания, основанная в 1885 году в Ингельхайме (Германия).

В настоящий момент Boehringer Ingelheim является одним из лидирующих мировых фармацевтических предприятий, которые занимаются разработкой и производством лекарственных препаратов рецептурного и безрецептурного отпуска. Boehringer Ingelheim работает по всему миру, постоянно расширяет позиции на рынке и повышает свою экономическую эффективность. Компания владеет центрами научных исследований, синтеза и биосинтеза активных ингредиентов, а также фармацевтическим производством, включающим в себя подразделения по работе с промышленными партнерами, маркетинг и продажи.

Задача:

Особенностью бизнеса Boehringer Ingelheim в России является высокая мобильность персонала, работающего практически во всех городах и регионах страны. Представительские и командировочные расходы являются существенной статьей бюджета этого предприятия. Ежемесячно бухгалтерии Boehringer Ingelheim приходится обрабатывать от 600 до 800 авансовых отчетов. 

Ранее было невозможно в срок принять к учету такое количество печатных документов, которые сотрудники компании Boehringer Ingelheim ежемесячно отправляли почтой из самых отдаленных областей России. Каждый авансовый отчет сначала необходимо было согласовать с руководством регионального представительства, куда доставлялась его бумажная версия, а уже затем переслать в московский офис компании. Если при этом документы были оформлены неверно, процесс начинался заново. 

Вместе с ростом персонала постоянно увеличивались затраты на логистику и объемы дебиторской задолженности. Из-за сбоев в работе курьерских служб, а также большого количества ошибок, которые сотрудники допускали при заполнении авансовых отчетов, выплаты задерживались, возникали конфликтные ситуации. Это способствовало увеличению текучести финансовых специалистов, отвечавших за данный участок бухгалтерского учета. 
Требовалось оптимизировать процесс обработки авансовых отчетов для того, чтобы на их утверждение уходило бы минимальное время, сократились бы затраты на постоянную пересылку документов при согласовании, а выплаты производились бы вовремя. 

Решение:

Руководством компании было принято решение о внедрении системы для обработки авансовых отчетов на базе ПО Concur, предоставляемого по модели Software-as-a-Service (программное обеспечение в аренду). 

По словам Ольги Моисеевой, руководителя департамента бухгалтерии, налогообложения и казначейства Boehringer Ingelheim, при выборе программного продукта компания ориентировалась на такие факторы, как возможность доступа к системе из любой точки мира, наличие русскоязычного интерфейса и настроек, учитывающих требования российского законодательства, а также отсутствие больших первоначальных вложений.

Внедрение и тестирование системы заняло около четырех месяцев. За это время были сделаны все необходимые для Boehringer Ingelheim настройки, выполнена миграция данных и интеграция Concur c системой SAP, которая используется в компании Boehringer для управления предприятием и для ведения бухгалтерского учета, проведено обучение сотрудников компании. 

Важной частью проекта стала передача обработки авансовых отчетов на аутсорсинг в компанию BDO.

Результат: 

Теперь сотрудник Boehringer Ingelheim заполняет все необходимые формы отчетов на веб-портале Concur и прикрепляет к ним отсканированные копии платежных документов, после чего отправляет их на утверждение своим руководителям. Как только отчет согласован, он поступает на проверку специалистам компании BDO. Последние либо принимают его, либо запрашивают недостающие документы. И уже после того, как вся необходимая информация собрана, она поступает в учетную систему Boehringer Ingelheim, и сотрудник компании может получить возмещение расходов. 

В настоящий момент в системе Concur реализованы такие функции, как подготовка отчетных документов, которая частично автоматизирована в соответствии с политиками компании; механизм утверждения отчетов; отправка сотрудникам уведомлений о статусе документа по e-mail; электронный архив документов. Надо отметить, что любой из сотрудников компании может получить доступ к системе в любое время и с любого устройства, в том числе и мобильного. Он также может делегировать подготовку и утверждение того или иного отчета своим коллегам, обладающим таким правом. 

Кроме того, ведется анализ возможности внедрения модуля заказа и одобрения командировок, а также работа по интеграции Concur с банковской системой клиента, что, как рассчитывает компания Boehringer Ingelheim, позволит сотрудникам отслеживать движение средств по корпоративным картам в режиме реального времени. 

Специалисты аутсорсингового подразделения BDO ежемесячно формируют для компании Boehringer Ingelheim сводные данные о количестве обработанных авансовых отчетов и ошибках, допущенных сотрудниками компании-клиента при их подготовке. Это позволяет вносить в систему дополнительные настройки и более четко объяснять персоналу некоторые правила работы с отчетами, чтобы уменьшить количество ошибок в будущем. Все документы, а также переписка и комментарии к отчетам, сохраняются в электронном архиве, и сотрудники Boehringer Ingelheim, также как и команда BDO, работающая над проектом, имеют возможность в любое время обратиться к необходимым данным. 

В результате проекта существенно (с 50% до 98%) повысилось количество документов, своевременно представленных и, соответственно, проведенных в бухгалтерской системе. Значительно снизились затраты на логистику, т.к. филиалы компании теперь пересылают в головной офис только корректные документы – все ошибки исправляются на стадии формирования электронного отчета. Уменьшились налоговые риски, а также объемы дебиторской задолженности компании. Проблема текучести кадров на участке обработки отчетов также решена  помощью аутсорсинга. В целом процесс работы с авансовыми отчетами стал комфортнее для всех его участников.

Виктория Смирнова

главный бухгалтер Boehringer Ingelheim

«Мы очень довольны итогами проекта и планируем продолжить внедрение электронного документооборота для нужд финансовой службы нашей компании. В частности, при поддержке компании BDO запущена автоматизированная обработка договоров гражданско-правового характера. В связи со спецификой деятельности компании Boehringer Ingelheim этот участок  также является довольно объемным»

Travel and Expense management: проблемы и решения

Другие истории успеха

Hoya

В 2016 году компания «Линзы Хойя Рус» приняла решение привлечь подрядчика на аутсорсинг бухгалтерских услуг. Помимо регулярного ведения бухгалтерского учета, нам было необходимо сопровождение экспресс-аудита бухгалтерского и налогового учета. Компания BDO Unicon Outsourcing успешно справилась с этой задачей, благодаря чему был выявлен и устранен ряд недочетов.

С компанией BDO мы успешно прошли аудит  за 2016 год.

Хотелось бы также отметить, что сотрудники BDO всегда с пониманием относятся к нашим потребностям, оперативно реагируют на запросы и предоставляют методологические консультации в кратчайшие сроки.

Мы готовы рекомендовать BDO Unicon Outsourcing как компанию, отвечающую самым высоким стандартам предоставления бухгалтерских и консалтинговых услуг.

Генеральный директор ООО «Линзы Хойя Рус»
Щурова О.П.

H.B. Fuller

В H.B. Fuller нас объединяет общность убеждений и знаний, которые направляют нас в работе и выражают фундаментальные принципы достижения успеха. Мы также стремимся находить правильных партнёров, которые придерживаются тех же убеждений и знаний, что и мы.

На протяжении всего времени работы с BDO Russia мы глубоко удовлетворены ходом нашего сотрудничества. Наше присутствие в России пока только начинается, но уже сейчас мы рады, что всегда можем рассчитывать на такого надёжного партнёра и поставщика услуг в области бухгалтерии и кадрового администрирования.

Мы намерены продолжать это сотрудничество и в дальнейшем.

От имени H.B. Fuller выражаю благодарность всей команде BDO, в особенности Дмитрию Коваленко и Кире Голубевой.

С уважением,
Бруно Монтейро
Финансовый менеджер российского отделений
EIMEA Commercial Business Partner

Ericsson

Аутсорсинг функций расчета заработной платы и кадрового делопроизводства, услуги по охране труда

  1. Boehringer Ingelheim: авансовые отчеты на базе Concur