OBI: представитель Do-it-yourself предпочитает аутсорсинг

Перед BDO Unicon Outsourcing была поставлена задача проверить все расчеты и отчеты предыдущего провайдера за последние 12 месяцев. Кроме этого, OBI приняла решение о переходе на программное обеспечение «1С 8.1 зарплата и управление персоналом».


Параметры проекта

 Папка.png
Аутсорсинг функции расчета заработной платы
 Циферблат.png
2010 г. – настоящее время

 Сотрудники.png
5000 сотрудников
 Офисы.png
7 юридических лиц
 Шестеренка.png
1C, «HRB/Управление персоналом и расчет заработной платы», SAP
Цели и результаты

  • 5 ежемесячных расчетов зарплаты: аванс, два основных расчета (в т.ч. один отдельный расчет для VIP-сотрудников) и два межрасчета. При необходимости осуществляются срочные расчеты
  • Для загрузки проводок в учетную систему SAP формируется специальный файл выгрузки в формате .TXT, где отражены все  начисления по заработной  плате за месяц  с аналитикой по бизнес-единицам, счетам SAP и распределением расходов по центрам финансовой ответственности
  • По результатам расчета зарплаты формируется пакет документов: два типа общих расчетных ведомостей, расчетная ведомость по каждому магазину; отчеты по проводкам, удержаниям, больничным листам; данные по расчетам с персоналом и по расчетам налогов; меморандумы для перечисления  налогов, взносов, алиментов и пр.  и служебные записки на выплаты сотрудникам с учетом ранее проведенных в отчетном периоде платежей
  • Для  некоторых подразделений OBI расчеты производятся с учетом районных коэффициентов


Описание клиента:

Компания OBI (ÓБИ) — европейский лидер в секторе товаров DIY (Do-It-Yourself, «сделай сам») , международная компания, осуществляющая розничную торговлю товарами строи тельного ассортимента. В настоящий момент в России представлено восемь юридических лиц, 19 магазинов в разных регионах России, около 5500 сотрудников, которые работают в Москве, Санкт-Петербурге, Казани, Нижнем Новгороде, Омске, Екатеринбурге, Волгограде, Краснодаре.

 

Задача:

До 2009 г. компания ОBI использовала для ведения кадрового делопроизводства программный продукт «HRB/Управление персоналом и расчет заработной платы». Расчет заработной платы выполнялся внешним провайдером на его собственном программном продукте.

После того, как компания OBI приняла решение о передаче расчета заработной платы BDO Unicon Outsourcing, перед ним была поставлена задача проверить все расчеты и отчеты предыдущего провайдера за период, предшествующий началу оказания услуг (последние 12 месяцев). Кроме этого, OBI приняла решение о переходе на программное обеспечение «1С 8.1 зарплата и управление персоналом». Специалистам BDO Unicon Outsourcing нужно было настроить и протестировать расчет зарплаты и формирование аналитических отчетов в 1С. Им также необходимо было подготовить выгрузку проводок в корпоративную систему SAP, выгрузки банковских файлов и организовать удаленный доступ к системе 1С ЗУП.

Решение:

Для работы над проектом была сформирована команда из специалистов OBI, программистов BDO Unicon Outsourcing, осуществлявших настройку зарплатного модуля системы и специалистов компании-франчайзи 1С, настраивавших модуль «Кадры». Менее чем за два месяца сформированная команда справились с задачей, которая осложнялась тем, что переход компании OBI на систему 1C совпал с изменениями в законодательстве РФ. В этот период единый социальный налог был заменен на страховые взносы, что потребовало оперативной перенастройки системы и отчетов, установки соответствующих обновлений программного обеспечения.

Параллельно с настройкой программы была осуществлена миграция данных из системы «HRB/Управление персоналом и расчет заработной платы» в 1С. Специалисты BDO Unicon Outsourcing проверили корректность ввода персональных данных и расчеты с сотрудниками компании-клиента, а также расчеты налогов за 2 календарных года. Для этого в офисе BDO был развернут фрагмент компьютерной сети клиента, соединенный с основной сетью компании OBI через защищенный выделенный канал связи.

Большая часть сотрудников OBI работают по индивидуальным графикам. Поэтому в модуле расчета заработной платы сотрудниками BDO Unicon Outsourcing были настроены функции расчета оплаты сверхурочных, работы в праздничные дни по графику и вне графика, а также расчет компенсации питания с учетом выходных и праздничных дней пропорционально отработанному времени.

Специалисты BDO провели тренинги для сотрудников кадровой службы ОBI по эффективному использованию программного обеспечения 1С для ввода кадровых данных к расчету заработной платы.

Для контроля взаимодействия между BDO и OBI были разработаны регламенты взаимодействия, определяющие виды документов и информации, установлены контрольные сроки их формирования, назначены ответственные сотрудники, а также обозначены способы обмена информацией и т.п. Ежемесячно составляются и согласовываются графики обмена информацией для расчета, благодаря чему результаты расчета предоставляются точно в срок.

Результат:

Сегодня BDO Unicon Outsourcing ежемесячно осуществляет для OBI 5 расчетов заработной платы: аванс, два основных расчета (в т.ч. один отдельный расчет для VIP-сотрудников) и два межрасчета. При необходимости (в случае незапланированных отпусков, увольнений и т.п.) для отдельных сотрудников компании OBI осуществляются срочные расчеты.

Для некоторых подразделений OBI расчеты производятся с учетом районных коэффициентов.

По результатам расчета заработной платы для компании-клиента формируется пакет документов: два типа общих расчетных ведомостей плюс расчетная ведомость по каждому магазину; отчеты по проводкам, удержаниям, больничным листам; данные по расчетам с персоналом и по расчетам налогов; меморандумы для перечисления налогов, взносов, алиментов и пр. и служебные записки на выплаты сотрудникам с учетом ранее проведенных в отчетном периоде платежей.

Для загрузки проводок в учетную систему SAP формируется специальный файл выгрузки в формате .TXT, где отражены все начисления по заработной плате за месяц с аналитикой по бизнес-единицам, счетам SAP и распределением расходов по центрам финансовой ответственности.

Другие истории успеха

SITA

Аутсорсинг функций бухгалтерского учета, расчета заработной платы, кадрового делопроизводства и охраны труда.

Расчет зарплаты для сети коммуникационных агентств

Расчет зарплаты для более чем 1 100 человек в 38 юридических лицах группы компаний

TriStyle Group

Бухгалтерский учет, расчет заработной платы и кадровое администрирование для TriStyle Group

  1. OBI: представитель Do-it-yourself предпочитает аутсорсинг