Reiss: комплексный аутсорсинг для торговой сети

От предыдущего провайдера подразделение Reiss в России унаследовало целый «зоопарк» систем. Расчет зарплат, ведение бухгалтерии осуществлялось с использованием различных программных продуктов.

О клиенте:  
Reiss – английская марка одежды и обуви, товары которой продаются в монобрендовых магазинах с 1971 г. 
Сеть Reiss насчитывает более 120 торговых точек по всему миру. Ее продукцию можно приобрести на пяти континентах, а также через интернет-магазин. В России Reiss работает с 2010 г.

Длительность проекта: с 2010 г. по настоящее время

Программное обеспечение: MS SharePoint, 1C 8.1.

Услуги: регистрация юр.лица, бухгалтерский учет, кадровое администрирование, расчет зарплаты.

Задача:

  • Передача на аутсорсинг всех учетных процессов клиента
  • Открытие нового  юридического лица
  • Настройка автоматической загрузки данных с кассовых аппаратов и экспорта данных из логистической системы в учетную систему провайдера, ее интеграция с ERP-системой Reiss UK
  • Переход от другого провайдера: «зоопарк» унаследованных ИТ-систем, которые необходимо было связать в одну.

Решение:

  • Регистрация нового юр. лица
  • Миграция всех бухгалтерских и кадровых данных в 1С 8.1, настройка обмена данными между кассовыми аппаратами, учетной системой и ERP-системой заказчика
  • Регламентация экспорта данных из логистической системы в учетную
  • Создание портала на базе MS SharePoint для управления проектом и коммуникации между различными сторонами
  • Подготовка графика работ и коммуникаций.

Результат:

  • Прозрачные коммуникации по проекту, четко распределенная ответственность
  • Четкое выполнение всех задач, риск сбоев и влияние «человеческого фактора» сведены к минимуму
  • Ведется электронный архив всех документов и информации по проекту
  • Заказчик получил возможность сосредоточить свои усилия на развитии основного бизнеса и сэкономить ресурсы на содержание непрофильных специалистов в своем штате.

Задача:

В 2010 г. руководство Reiss в России обратилось к BDO с приглашением принять участие в тендере в связи со сменой поставщика услуг аутсорсинга учетных функций. Помимо ведения бухгалтерии, расчета зарплаты и кадрового администрирования, в тот момент компании Reiss необходима была поддержка при регистрации юридического лица на территории России в связи с открытием нового магазина.

Все специалисты Reiss в России заняты логистикой и продажами товара. В Reiss практически полностью отсутствует административный персонал, все непрофильные процессы переданы на аутсорсинг.

Работа магазинов Reiss на территории России в значительной мере зависит от центрального офиса в Лондоне: оттуда поступают новые товары и информация о поставках и номенклатуре товара. Данные о продажах отправляются в Англию, где загружаются в ERP-систему Reiss. Центральный офис отслеживает информацию о командировках, кадровых перемещениях, принимает решение о выплате премий. Поэтому для корректного ведения бухгалтерского и кадрового учета было необходимо активное участие в нем головной компании Reiss (Reiss UK).

От предыдущего провайдера подразделение Reiss в России унаследовало целый «зоопарк» систем. Расчет зарплат, ведение бухгалтерии осуществлялось с использованием различных программных продуктов. Не существовало автоматической передачи данных с кассовых аппаратов в бухгалтерскую систему, а также информации о продажах из бухгалтерской программы в ERP-систему Reiss в Великобритании.

Решение:

В 2010 г. юристами BDO Unicon Outsourcing было зарегистрировано новое юридическое лицо для клиента, что позволило в кратчайшие сроки открыть новый магазин.

Для создания эффективной коммуникации между участниками проекта подразделением группы BDO в Великобритании был развернут проектный портал на базе MS SharePoint. Весь обмен документами в ходе проекта осуществляется исключительно на портале. Здесь же существует возможность постановки задач для участников. 

Команда BDO Россия осуществила миграцию всех бухгалтерских и кадровых данных Reiss Россия в единую учетную систему на базе 1С 8. 1. Была настроена автоматическая передача данных из кассовых аппаратов в бухгалтерскую систему, откуда информация о продажах экспортируется в ERP-систему Reiss UK. Настроена передача данных о поставках товара из логистической системы в учетную программу.

Для того чтобы клиенту было проще управлять проектом, специалистами BDO был составлен график коммуникаций, в котором указан полный перечень задач с датами их выполнения и именами ответственных за каждый этап сотрудниками.  Таким образом, у участников процесса всегда есть возможность отследить, на каком этапе исполнения находится та или иная задача, каков порядок действий в том или ином случае.

Результат:

Ведение бухгалтерии, расчет заработной платы и кадровое администрирование переданы в BDO Unicon Outsourcing, что позволяет заказчику экономить ресурсы на содержание непрофильных специалистов и сосредоточиться на развитии собственного бизнеса.

Благодаря совместной работе на портале MS SharePoint всем участникам проекта удобно управлять задачами, коммуникация прозрачна, устранены неудобства, связанные с работой в разных часовых поясах.

С помощью автоматической настройки обмена данными между кассовыми аппаратами, бухгалтерской системой и ERP-системой Reiss в Великобритании минимизирован риск сбоев, снижено влияние «человеческого фактора».

Головной офис Reiss в Великобритании планирует бюджет на зарплаты и ведет его строгий учет, однако в связи с тем, что в британском законодательстве отсутствуют многие понятия и процедуры, присущие российскому Трудовому кодексу (например, выплаты по больничному листу, командировочные и пр.), между расчетами, выполненными командой BDO Unicon Outsourcing, и запланированным бюджетом часто возникают небольшие расхождения. Для того чтобы устранить возникающие в этих случаях вопросы, BDO  регулярно предоставляет головному офису клиента свои расчеты с подробными комментариями. Специалисты BDO Unicon Outsourcing также дают письменные пояснения в отношении всех нестандартных для английского кадрового документооборота  операций, тем самым создавая базу знаний для заказчика.

Электронный архив всех документов и выполненных операций хранится на портале и доступен всем участникам проекта. 

Другие истории успеха

Hoya

В 2016 году компания «Линзы Хойя Рус» приняла решение привлечь подрядчика на аутсорсинг бухгалтерских услуг. Помимо регулярного ведения бухгалтерского учета, нам было необходимо сопровождение экспресс-аудита бухгалтерского и налогового учета. Компания BDO Unicon Outsourcing успешно справилась с этой задачей, благодаря чему был выявлен и устранен ряд недочетов.

С компанией BDO мы успешно прошли аудит  за 2016 год.

Хотелось бы также отметить, что сотрудники BDO всегда с пониманием относятся к нашим потребностям, оперативно реагируют на запросы и предоставляют методологические консультации в кратчайшие сроки.

Мы готовы рекомендовать BDO Unicon Outsourcing как компанию, отвечающую самым высоким стандартам предоставления бухгалтерских и консалтинговых услуг.

Генеральный директор ООО «Линзы Хойя Рус»
Щурова О.П.

H.B. Fuller

В H.B. Fuller нас объединяет общность убеждений и знаний, которые направляют нас в работе и выражают фундаментальные принципы достижения успеха. Мы также стремимся находить правильных партнёров, которые придерживаются тех же убеждений и знаний, что и мы.

На протяжении всего времени работы с BDO Russia мы глубоко удовлетворены ходом нашего сотрудничества. Наше присутствие в России пока только начинается, но уже сейчас мы рады, что всегда можем рассчитывать на такого надёжного партнёра и поставщика услуг в области бухгалтерии и кадрового администрирования.

Мы намерены продолжать это сотрудничество и в дальнейшем.

От имени H.B. Fuller выражаю благодарность всей команде BDO, в особенности Дмитрию Коваленко и Кире Голубевой.

С уважением,
Бруно Монтейро
Финансовый менеджер российского отделений
EIMEA Commercial Business Partner

Ericsson

Аутсорсинг функций расчета заработной платы и кадрового делопроизводства, услуги по охране труда

  1. Reiss: комплексный аутсорсинг для торговой сети