Аутсорсинг функций расчета заработной платы для YVES ROCHER

На текущий момент команда BDO рассчитывает заработную плату для более 900 сотрудников Yves Rocher.

Сроки: 2010 г. - настоящее время

Отрасль: торговля

Услуги: расчет заработной платы

Программное обеспечение: 1 С Зарплата 8.2

География проекта: Россия (Москва, Санкт-Петербург)

Задача:

  • Настройка системы расчета заработной платы для 750 сотрудников при самостоятельном ведении кадрового учета заказчиком
  • Возможность управления табелями учета рабочего времени с рабочих мест в магазинах
  • Круглосуточная работа системы
  • Расчет заработной платы в первые 3 дня каждого месяца
  • Снижение затрат.

Решение:

  • Миграция данных из баз трех юридических лиц в Москве и Петербурге
  • Настройка системы передачи данных с удаленных рабочих мест в информационную систему BDO
  • Конверсия расчетов из нетто в брутто
  • Изменения в бизнес-процессах компании-заказчиков для увеличения скорости расчета зарплаты.

Результат:

  • Запуск расчета заработной платы на 2 месяца раньше первоначально установленного срока
  • Создание единой базы данных по персоналу
  • Проверка всех персональных данных, сливаемых в общую базу
  • Настройка системы расчета заработной платы в соответствии со всеми требованиями заказчика.

Описание клиента:

Yves Rocher – крупная международная компания, занимающаяся производством и продажей косметики, изготовленной на основе растительных компонентов. Сегодня ее продукция продается на 5 континентах в 88 странах мира. Марка имеет около 30 миллионов постоянных клиентов по всему миру, 6 миллионов из которых находятся в России. Yves Rocher производит более 300 миллионов единиц продукции в год и имеет ассортимент из более чем 1000 наименований.

Задача:

Для расчета заработной платы в компании Yves Rocher использовалась одна из устаревших версий программы 1С. Ее поддержкой занимался приглашенный IT-консультант. По словам директора по персоналу компании Yves Rocher, Любови Посикеры, обслуживание этой системы было не только дорогостоящим, но и весьма утомительным процессом, потому что специалисту по поддержке приходилось не только «реанимировать» систему после каждого релиза 1С, но и регулярно присутствовать в офисе в периоды закрытия бухгалтерской отчетности, так как существовал постоянный риск сбоев как в настройках алгоритмов расчета, так и при передаче информации в корпоративную систему SAP.

Весной 2010 года в компании назрела необходимость присоединить к ООО «Ив Роше Восток», в штате которого насчитывалось 570 человек, еще два юридических лица в  Москве и Санкт-Петербурге с общей численностью около 300 сотрудников. В связи с этим требования к учетной системе возросли, и было очевидно, что имеющийся в распоряжении компании «Ив Роше Восток» программный комплекс просто не выдержит нагрузки.

Перед провайдером была поставлена задача настроить расчет заработной платы, объединив три юридических лица. Необходимо было настроить загрузку сведений о рабочем времени сотрудников непосредственно из магазинов Yves Rocher. Система должна была функционировать круглосуточно, расчет зарплаты должен был осуществляться в первые три дня каждого месяца.

Кроме того, одной из целей проекта было снижение затрат на обслуживание системы расчета заработной платы.

Решение:

Вопрос перехода на аутсорсинг был для компании-клиента непростым.  BDO Unicon Outsourcing  решала его не только вместе со всеми сервисными подразделениями «Ив Роше Восток», но и вместе со службой информационной безопасности группы Yves Rocher, поскольку все внутренние IT-системы связаны с информационной системой головного офиса во Франции и других филиалов группы. Это означает использование общих серверов и единых каналов связи. Поэтому необходимо было соблюсти корпоративные требования, связанные с информационной безопасностью и конфиденциальностью передачи данных.

В качестве платформы было выбрано облачное решение на базе 1 С Зарплата 8.2. Проект стартовал в августе 2010 г, предполагалось, что расчет зарплаты будет запущен 1 января 2011 г.

Команда BDO вместе со специалистами Yves Rocher настроили систему передачи данных с удаленных рабочих мест в магазинах в информационную систему BDO, а также  объединила три имеющихся базы данных по персоналу в одну. Нужно отметить, что ранее существовавшие базы существенно отличались друг от друга: расчет зарплаты в них производился по-разному, осуществлялись разные виды начислений.

При миграции данных в новую базу вся информация была тщательно проверена специалистами BDO, все расчеты неоднократно протестированы.  Кроме того, была изменена методика расчетов. До начала проекта в систему расчета заработной платы заносились данные без учета налогов, а затем уже определялась налогооблагаемая база. При переносе данных методика была изменена, и в базу начали заносить информацию по платежам с учетом налогов.

Для того, чтобы обеспечить высокую скорость подачи всей необходимой для расчета заработной платы информации, компания-заказчик внесла ряд изменений в свои бизнес-процессы. Они были стандартизованы, любые исключения из правил сведены к минимуму.

Результат:

BDO Unicon Outsourcing успешно справилась с поставленными задачами. Кадровые базы всех имеющихся юридических лиц были объединены, их данные стандартизованы и проверены. Платформа, используемая компанией-поставщиком, отвечает всем требованиям информационной безопасности группы Yves Rocher.

Благодаря оперативной работе специалистов аутсорсингового подразделения удалось запустить расчет заработной платы на 2 месяца раньше первоначально установленного срока, в момент реорганизации группы Yves Rocher в России, что было очень удобно для заказчика.

Существенно сократились расходы обслуживание ИТ-инфраструктуры компании Yves Rocher.

На текущий момент команда BDO рассчитывает заработную плату для более 900 сотрудников  Yves Rocher.

Другие истории успеха

SITA

Аутсорсинг функций бухгалтерского учета, расчета заработной платы, кадрового делопроизводства и охраны труда.

Расчет зарплаты для сети коммуникационных агентств

Расчет зарплаты для более чем 1 100 человек в 38 юридических лицах группы компаний

TriStyle Group

Бухгалтерский учет, расчет заработной платы и кадровое администрирование для TriStyle Group

  1. Аутсорсинг функций расчета заработной платы для YVES ROCHER