Аутсорсинг функций расчета заработной платы для YVES ROCHER

На текущий момент команда BDO рассчитывает заработную плату для более 900 сотрудников Yves Rocher.

Сроки: 2010 г. - настоящее время

Отрасль: торговля

Услуги: расчет заработной платы

Программное обеспечение: 1 С Зарплата 8.2

География проекта: Россия (Москва, Санкт-Петербург)

Задача:

  • Настройка системы расчета заработной платы для 750 сотрудников при самостоятельном ведении кадрового учета заказчиком
  • Возможность управления табелями учета рабочего времени с рабочих мест в магазинах
  • Круглосуточная работа системы
  • Расчет заработной платы в первые 3 дня каждого месяца
  • Снижение затрат.

Решение:

  • Миграция данных из баз трех юридических лиц в Москве и Петербурге
  • Настройка системы передачи данных с удаленных рабочих мест в информационную систему BDO
  • Конверсия расчетов из нетто в брутто
  • Изменения в бизнес-процессах компании-заказчиков для увеличения скорости расчета зарплаты.

Результат:

  • Запуск расчета заработной платы на 2 месяца раньше первоначально установленного срока
  • Создание единой базы данных по персоналу
  • Проверка всех персональных данных, сливаемых в общую базу
  • Настройка системы расчета заработной платы в соответствии со всеми требованиями заказчика.

Описание клиента:

Yves Rocher – крупная международная компания, занимающаяся производством и продажей косметики, изготовленной на основе растительных компонентов. Сегодня ее продукция продается на 5 континентах в 88 странах мира. Марка имеет около 30 миллионов постоянных клиентов по всему миру, 6 миллионов из которых находятся в России. Yves Rocher производит более 300 миллионов единиц продукции в год и имеет ассортимент из более чем 1000 наименований.

Задача:

Для расчета заработной платы в компании Yves Rocher использовалась одна из устаревших версий программы 1С. Ее поддержкой занимался приглашенный IT-консультант. По словам директора по персоналу компании Yves Rocher, Любови Посикеры, обслуживание этой системы было не только дорогостоящим, но и весьма утомительным процессом, потому что специалисту по поддержке приходилось не только «реанимировать» систему после каждого релиза 1С, но и регулярно присутствовать в офисе в периоды закрытия бухгалтерской отчетности, так как существовал постоянный риск сбоев как в настройках алгоритмов расчета, так и при передаче информации в корпоративную систему SAP.

Весной 2010 года в компании назрела необходимость присоединить к ООО «Ив Роше Восток», в штате которого насчитывалось 570 человек, еще два юридических лица в  Москве и Санкт-Петербурге с общей численностью около 300 сотрудников. В связи с этим требования к учетной системе возросли, и было очевидно, что имеющийся в распоряжении компании «Ив Роше Восток» программный комплекс просто не выдержит нагрузки.

Перед провайдером была поставлена задача настроить расчет заработной платы, объединив три юридических лица. Необходимо было настроить загрузку сведений о рабочем времени сотрудников непосредственно из магазинов Yves Rocher. Система должна была функционировать круглосуточно, расчет зарплаты должен был осуществляться в первые три дня каждого месяца.

Кроме того, одной из целей проекта было снижение затрат на обслуживание системы расчета заработной платы.

Решение:

Вопрос перехода на аутсорсинг был для компании-клиента непростым.  BDO Unicon Outsourcing  решала его не только вместе со всеми сервисными подразделениями «Ив Роше Восток», но и вместе со службой информационной безопасности группы Yves Rocher, поскольку все внутренние IT-системы связаны с информационной системой головного офиса во Франции и других филиалов группы. Это означает использование общих серверов и единых каналов связи. Поэтому необходимо было соблюсти корпоративные требования, связанные с информационной безопасностью и конфиденциальностью передачи данных.

В качестве платформы было выбрано облачное решение на базе 1 С Зарплата 8.2. Проект стартовал в августе 2010 г, предполагалось, что расчет зарплаты будет запущен 1 января 2011 г.

Команда BDO вместе со специалистами Yves Rocher настроили систему передачи данных с удаленных рабочих мест в магазинах в информационную систему BDO, а также  объединила три имеющихся базы данных по персоналу в одну. Нужно отметить, что ранее существовавшие базы существенно отличались друг от друга: расчет зарплаты в них производился по-разному, осуществлялись разные виды начислений.

При миграции данных в новую базу вся информация была тщательно проверена специалистами BDO, все расчеты неоднократно протестированы.  Кроме того, была изменена методика расчетов. До начала проекта в систему расчета заработной платы заносились данные без учета налогов, а затем уже определялась налогооблагаемая база. При переносе данных методика была изменена, и в базу начали заносить информацию по платежам с учетом налогов.

Для того, чтобы обеспечить высокую скорость подачи всей необходимой для расчета заработной платы информации, компания-заказчик внесла ряд изменений в свои бизнес-процессы. Они были стандартизованы, любые исключения из правил сведены к минимуму.

Результат:

BDO Unicon Outsourcing успешно справилась с поставленными задачами. Кадровые базы всех имеющихся юридических лиц были объединены, их данные стандартизованы и проверены. Платформа, используемая компанией-поставщиком, отвечает всем требованиям информационной безопасности группы Yves Rocher.

Благодаря оперативной работе специалистов аутсорсингового подразделения удалось запустить расчет заработной платы на 2 месяца раньше первоначально установленного срока, в момент реорганизации группы Yves Rocher в России, что было очень удобно для заказчика.

Существенно сократились расходы обслуживание ИТ-инфраструктуры компании Yves Rocher.

На текущий момент команда BDO рассчитывает заработную плату для более 900 сотрудников  Yves Rocher.

Другие истории успеха

Hoya

В 2016 году компания «Линзы Хойя Рус» приняла решение привлечь подрядчика на аутсорсинг бухгалтерских услуг. Помимо регулярного ведения бухгалтерского учета, нам было необходимо сопровождение экспресс-аудита бухгалтерского и налогового учета. Компания BDO Unicon Outsourcing успешно справилась с этой задачей, благодаря чему был выявлен и устранен ряд недочетов.

С компанией BDO мы успешно прошли аудит  за 2016 год.

Хотелось бы также отметить, что сотрудники BDO всегда с пониманием относятся к нашим потребностям, оперативно реагируют на запросы и предоставляют методологические консультации в кратчайшие сроки.

Мы готовы рекомендовать BDO Unicon Outsourcing как компанию, отвечающую самым высоким стандартам предоставления бухгалтерских и консалтинговых услуг.

Генеральный директор ООО «Линзы Хойя Рус»
Щурова О.П.

H.B. Fuller

В H.B. Fuller нас объединяет общность убеждений и знаний, которые направляют нас в работе и выражают фундаментальные принципы достижения успеха. Мы также стремимся находить правильных партнёров, которые придерживаются тех же убеждений и знаний, что и мы.

На протяжении всего времени работы с BDO Russia мы глубоко удовлетворены ходом нашего сотрудничества. Наше присутствие в России пока только начинается, но уже сейчас мы рады, что всегда можем рассчитывать на такого надёжного партнёра и поставщика услуг в области бухгалтерии и кадрового администрирования.

Мы намерены продолжать это сотрудничество и в дальнейшем.

От имени H.B. Fuller выражаю благодарность всей команде BDO, в особенности Дмитрию Коваленко и Кире Голубевой.

С уважением,
Бруно Монтейро
Финансовый менеджер российского отделений
EIMEA Commercial Business Partner

Ericsson

Аутсорсинг функций расчета заработной платы и кадрового делопроизводства, услуги по охране труда

  1. Аутсорсинг функций расчета заработной платы для YVES ROCHER