17.07.2013

Автоматизация обработки авансовых отчетов. Возможности в России

Автоматизация процесса обработки авансовых отчетов чаще всего нужна бизнесу с высокой мобильностью персонала и обилием длительных командировок, во время которых сотрудники перемещаются на большие расстояния. Если же на весь штат компании в месяц приходится несколько краткосрочных поездок в близлежащие населенные пункты, то авансовые отчеты поступают в бухгалтерию в срок, и даже при сложностях в их согласовании все проблемы решаются быстро. Автоматизация  этого участка бухгалтерского учета не требуется. Это может измениться с ростом и развитием бизнеса, увеличением количества сотрудников, охватываемых регионов и поездок.

А теперь представьте себе ситуацию, складывающуюся в компании, сотрудники которой ежемесячно посещают сотни городов на обширной территории. Например, если организация с центральным офисом и бухгалтерской службой в столице старается охватить все регионы России или регулярно направляет большое количество своих представителей в другие страны. Из удаленных районов и из-за границы бумажные версии документов могут идти в Москву почтой неделями. Не говоря уже об особенностях работы почтовых служб в России, сама обработка нескольких сотен авансовых отчетов каждый месяц и ручной ввод всех данных в учетную систему занимают значительное количество времени и требуют дополнительных человеческих ресурсов. При согласовании, в котором часто задействованы сразу несколько человек, возникает много сложностей из-за неправильного заполнения отчетов сотрудниками, нехватки документов. Приходится обратно отправлять отчет работнику, который заново заполняет его и снова высылает в бухгалтерию со всеми необходимыми приложениями.

На поездки и представительские расходы во время командировок уходят немалые средства. Из-за длительных многократных согласований платежи не проводятся вовремя. В результате растет дебиторская задолженность, расходы на логистику при согласовании также становятся велики, возникают проблемы с высокой текучестью кадров на участке проверки документов, потому что регулярная работа в таком «авральном» режиме создает атмосферу постоянного нервного напряжения для сотрудников бухгалтерии. Происходят «столкновения» между сотрудниками бухгалтерии, которые не могут принять неправильно заполненный отчет, и остальным персоналом, который ждет скорейшего возмещения средств. Коммуникации между отделами затрудняются.

Компаниям нужен инструмент для своевременной и корректной обработки документов, который позволял бы руководителям дистанционно одобрять расходы сотрудников в период командировок и удаленно согласовывать документы. Для решения проблем и удовлетворения потребностей организации необходима система для работы с авансовыми отчетами, позволяющая пользователям подключаться к ней из любой точки мира, обладающая русскоязычным интерфейсом и учитывающая все требования российского законодательства.

Отдельными плюсами для подобной системы будут возможности анализа и планирования расходов компании, в том числе анализа расходов с точки зрения налога на прибыль и НДФЛ, для чего потребуется формировать отдельную базу данных. Популярны решения, имеющие возможность легко интегрироваться с другими корпоративными системами: не только учетными, но и с системами управления организацией, документооборота и т.д. Например, в случае обмена данными с банковской системой клиента возможно отслеживание движения средств по корпоративным банковским картам, причем в режиме реального времени.

Удаленный доступ должен быть хорошо защищен, а права пользователей разграничены. Не менее полезна функция делегирования задач по подготовке и утверждению отчетов другим коллегам, которые обладают этим правом. Все роли и права пользователей заранее настраиваются в программе. Когда сотрудник по какой-либо причине не успевает подготовить отчет самостоятельно, он может передать эту задачу своему коллеге или подчиненному, если внутренние регламенты компании позволяют ему это делать. То же самое касается и утверждения отчета – при невозможности одобрить документ руководитель может заранее делегировать это своему заместителю или вышестоящему сотруднику (например, когда лицо, чье одобрение требуется для дальнейшего согласования, находится в отпуске или на больничном).

В программах для работы с отчетами зачастую можно использовать почтовые уведомления. С ними сотрудники будут знать, на какой стадии обработки находятся их отчеты в каждый конкретный момент.

При внедрении системы обработки авансовых отчетов необходимо заранее обучить работе с ней участников процесса создания и согласования документов. Сотрудники должны уметь правильно заполнять отчеты и пользоваться программой, это поможет сэкономить еще больше времени на исправлении ошибок. А модули для анализа наиболее часто повторяющихся ошибок позволят понять, на чем стоит сделать акцент при обучении и какую информацию стоит донести до сотрудников повторно. Чем более дружественный интерфейс будет у выбранной системы и чем более грамотно она будет настроена, тем меньше ошибок совершат сотрудники.

Выбирая систему, организации учитывают величину первоначальных вложений. Оптимальны облачные решения и аренда программного обеспечения по модели SaaS (Software-as-a-Service – «программное обеспечение как услуга»), которые не потребуют серьезных затрат и изменений ИТ-инфраструктуры предприятия. Например, к некоторым программам можно подключаться удаленно через портал производителя, где надежно хранится вся информация и откуда ее затем можно выгружать в систему бухгалтерского учета организации.

В России практика использования автоматизированных систем для обработки авансовых отчетов пока не распространена. Это связано еще и с тем, что окончательный вариант отчета нужен в бумажном виде. Российское законодательство теоретически уже дает компаниям возможность использовать электронные версии документов, но только при наличии квалифицированной электронной подписи, которая должна быть у каждого участника электронного документооборота. Таких организаций пока немного.

В нашей стране не развит рынок систем для автоматизированной обработки авансовых отчетов. Отдельные модули по работе с отчетами есть в различных программах (таких, например, как 1С), но они не имеют такой фокусировки на максимальном упрощении процесса согласования отчетов, как западные решения. Поэтому в российских компаниях, которые столкнулись с потребностью автоматизировать этот процесс, чаще всего используется программное обеспечение западных производителей. Причем, как правило, окончательные версии документов пересылаются в бумажном виде, но экономия времени и других ресурсов на упрощении процедуры согласования настолько существенна, что становится решающей, даже несмотря на отсутствие полностью безбумажного документооборота.

Например, аутсорсинговое подразделение BDO имеет опыт работы с российскими заказчиками, использующими для согласования авансовых отчетов решения Concur и Hamilton Data Services,. Обе компании предоставляют свое ПО в режиме SaaS и позволяют клиентам использовать русскоязычный интерфейс. В целом же на западном рынке существует масса предложений.

Внедрение системы для согласования и обработки авансовых отчетов решает проблему текучести кадров в бухгалтерии только частично. Если объем работы с авансовыми отчетами настолько велик, что компания решилась на автоматизацию этого процесса, одновременно (или следующим шагом) она принимает решение о переходе на аутсорсинг. Весь объем работ по проверке отчетов ложится на плечи специалистов аутсорсинговой компании, которая берет на себя и ответственность за сдачу всех документов в срок.

Среди ярких примеров BDO – крупная международная фармацевтическая компания, которая подошла к организации процесса согласования авансовых отчетов комплексно и, используя SaaS и аутсорсинг, увеличила количество своевременно предоставленных и проведенных в бухгалтерской системе документов с 50% до 98%, то есть практически в два раза, при очень небольших затратах. Если учесть экономию на доставке документов через всю страну, сокращение расходов, связанных с текучестью персонала и другие эффекты от внедрения, компания осталась в выигрыше. Теперь ее сотрудники удаленно создают отчеты на портале с использованием компьютеров и мобильных устройств, в электронном виде отправляют их на утверждение руководителям и затем согласовывают со специалистами BDO. После полного одобрения, которое теперь происходит очень быстро, головной офис компании в Москве получает правильно оформленные бумажные версии отчетов со всеми приложенными документами и сотруднику возмещают затраты.

Автор: Людмила Шустерова, заместитель генерального директора, аутсорсинговое подразделение BDO в России.

Источник: бизнес-энциклопедия издательского дома «Деловой Петербург»

  1. Автоматизация обработки авансовых отчетов. Возможности в России