09.07.2012

Налаживаем электронный документооборот

Генеральный директор аутсорсингового подразделения BDO Сергей Тиунов прокомментировал ситуацию со статусом электронного документооборота в России.

Компания решила сократить затраты на документооборот. Директор обратился к бухгалтеру с вопросом, можно ли использовать электронные документы для подтверждения расходов, вычетов по НДС и в качестве доказательств в различных инстанциях, в том числе судебных. Спору нет, электронные документы очень удобны. Однако имеются особенности, которые нужно учитывать, внедряя электронный документооборот.

Чем руководствоваться
 

  • Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
  • Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
  • Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  • Приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172 «Об утверждении форматов первичных учетных документов».
  • Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138 «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде».
  • Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».


Если законодательство не предусматривает оформления документов исключительно на бумаге, то их можно составлять в электронном виде (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ 1 ). Сразу скажем, что при таком формате подготовке документов используется электронная подпись. Ее особенности рассмотрим ниже.

Документооборот

Подпись на электронном документе


С 8 апреля 2011 года начал действовать Закон № 63-ФЗ 1 , а 1 июля 2012 года утратил силу прежний Закон № 1-ФЗ 2 Новый закон предусматривает два вида электронной подписи: простую и усиленную (ч. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Простая электронная подпись подтверждает лишь факт ее формирования определенным лицом с помощью кодов и паролей. Усиленная – обладает более высокой степенью защиты. Она, в свою очередь, подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную.

Неквалифицированная подпись формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа подписи. Она позволяет обнаружить факт изменения документа после его подписания.

Квалифицированная подпись по характеристикам такая же, как предыдущая. Но в отличие от неквалифицированной она используется только с сертификатом ключа проверки электронной подписи, созданным аккредитованным удостоверяющим центром (ч. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Разберемся, какая подпись должна быть на электронном документе, чтобы его можно было принять для подтверждения расходов по налогу на прибыль и вычетов НДС.

Первичные документы

Электронный документ, подписанный квалифицированной подписью, приравнивается к документу в бумажной форме (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ 1). Поэтому такую «первичку» можно использовать для подтверждения расходов (письмо Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1).

Документ, подписанный простой или неквалифицированной усиленной электронной подписью, признается равнозначным бумажному только в случаях, когда это прямо предусмотрено законодательством (ч. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Однако, к примеру, Законом № 129-ФЗ 3 не определены виды электронных подписей, которые нужно использовать при составлении документов. Тем не менее ФНС России отмечает, что если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрено подписание первичных документов неквалифицированной электронной подписью, то такие документы могут служить для подтверждения расходов (письмо от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693).

Счета-фактуры

Счета-фактуры могут выставляться в электронном виде, когда стороны сделки располагают техническими средствами и возможностями, соответствующими установленным форматам и порядку. Счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Отметим, что понятие «электронная цифровая подпись» (ЭЦП) с 1 июля не используется. Преемницей ЭЦП считается квалифицированная электронная подпись (п. 2 ст. 19 Закона № 63-ФЗ). Поэтому, чтобы не было проблем с вычетами, счет-фактура должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.

На сегодняшний день официально утверждены все документы, регламентирующие обращение электронных счетов-фактур.

Среди этих документов форматы счетов-фактур, журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде (приказ ФНС России № ММВ-7-6/138 5 ). Применяя эти форматы, компании могут не только выставлять электронные счета-фактуры своим контрагентам, но и представлять их в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи.

Простые решения в сложных случаях

Рассмотрим несколько практических ситуаций, в которых у компаний возникают сложности при применении электронного документооборота. И подскажем, как можно поступить в том или ином случае.

Разные удостоверяющие центры

Ситуация.

Компания и ее контрагент зарегистрировали электронные подписи в разных удостоверяющих центрах (УЦ).

Решение.

Если между этими удостоверяющими центрами нет соглашения о сотрудничестве, то обмен юридически значимыми документами невозможен. Дело в том, что в этом случае нельзя проверить соответствие подписи уполномоченного должностного лица.

При подписании договора с контрагентом нужно выяснить, услугами какого УЦ он пользуется. Возможно, с ним придется обмениваться документами в бумажном виде.

Несоответствие форматов

Ситуация.

Формат электронных документов, принятый между компанией и ее контрагентами, не соответствует форматам налоговых органов.

Решение.

При проведении проверки инспекция может затребовать документы. Их можно отправить по телекоммуникационным каналам связи. Но таким способом можно направить только документы, составленные в электронном виде по установленным форматам (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Если форматы различны, придется предоставлять документы на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (письмо Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1).

Сроки хранения

Ситуация.

Бухгалтер столкнулся с тем, что в нормативных документах не установлены сроки хранения электронных документов.

Решение.

Для определения срока хранения электронных документов можно использовать правила, предусмотренные для «бумажных» архивов. В зависимости от вида документа они приведены в ст. 23 НК РФ, Федеральных законах № 129-ФЗ 3 , от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле», от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», от 24.07.2009 № 212-ФЗ <О страховых взносах>, а также в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Документы не принимает суд

Ситуация.

Судьи не приняли в качестве доказательств электронные документы. Они требуют не только предоставить заверенные копии, но и показать подлинники. Компании пояснили, что техническое оснащение суда не позволяет проверить подлинность электронных документов. А распечатанные электронные документы подлинниками не являются.

Решение.

Действующее законодательство не запрещает предоставлять документы в суд в электронном виде. Однако, если судья требует бумажные документы и спорить с ним не хочется, можно пойти ему навстречу.

Для этого нужно направить запрос в свой УЦ с просьбой о получении документа на бумажном носителе с подтверждением, что сертификат владельца был действителен на момент подписания, а сам документ не был изменен после этой процедуры.

Этот же способ можно использовать и при взаимодействии с государственными органами, которые еще не перешли на электронный документооборот.

Слово практику

От бумаги отказываться рано

Генеральный директор аутсорсингового подразделения BDO Сергей Тиунов:

К сожалению, законодательство в сфере электронного документооборота очень несовершенно. Поэтому мы пока не можем полностью отказаться от документов в бумажном виде. При работе с клиентами мы используем различные системы электронного документооборота и управления электронным контентом. Однако до сих пор значительную часть документов приходится дублировать в бумажном виде. Наши клиенты пока только экспериментируют с электронными счетами-фактурами. И это понятно: нормативная база еще не сформирована полностью, что создает большие риски для компаний.


Полную версию статьи вы можете прочитать в журнале «Бухгалтерия: просто, понятно, практично», №13, июль 2012
 

  1. Налаживаем электронный документооборот