Публикации BDO Unicon Outsourcing

15.02.2011

Представительские расходы

В бухгалтерском учете представительские расходы принимаются к учету в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности.

Представительские расходы — это расходы организации на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. (НК РФ статья 264, пункт 2).
 
Понятие «представительские расходы» закреплено в пункте 2 статьи 264 НК РФ. Определение, которое там дано, можно условно разделить на две части. Первая говорит о том, что относится к представительским расходам, а что нет. И вторая часть говорит о нормировании подобных расходов. Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода в налоговом учете учитываются в составе прочих расходов в размере, который не превышает 4 процентов от расходов на оплату труда за этот же период.
 
В бухгалтерском учете представительские расходы принимаются к учету в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности в соответствии с п.5,7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (утверждено приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н). Принимая к учету эти расходы, бухгалтер отражает их по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» с последующим списанием их на счет 20 «Основное производство» или отнесением на счет 90 «Продажи» субсчет «Себестоимость продаж». Это зависит от того, какой способ списания управленческих расходов закреплен в учетной политике. Если же компания занимается торговлей, то затраты собираются на счете 44 «Расходы на продажу». В состав представительских расходов в бухгалтерском учете входит дополнительно посещение культурно-зрелищных мероприятий.
 
Понятие представительских расходов (п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ)
К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.
 
Что относится к представительским расходам по Налоговому кодексу
  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах,
  • транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно,
  • буфетное обслуживание во время переговоров,
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. 
Целесообразность расходов оценивает сам налогоплательщик. Обоснованность расходов, учитываемых в базе по налогу на прибыль, должна оцениваться с учетом намерений компании получить экономический эффект от деятельности. Представительские расходы можно принять, даже если с приглашенными контрагентами в последующем так и не было заключено договоров.
Официальный прием — это завтрак, обед и иное аналогичное мероприятие. Под таким иным мероприятием можно признавать и поздний прием, ужин.
 
В письме Минфина России от 1 ноября 2010 года № 03-03-06/1/675 чиновники разрешили учитывать расходы на поздние приемы при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов, подтверждающих расходы на проведение деловых ужинов в рамках переговоров с клиентами, в том числе и с потенциальными, во время служебных командировок, при условии их соответствия требованиям пункта 1 статьи 252 Кодекса.
Согласно статье 313 Кодекса основанием определения налоговой базы по налогу на прибыль служат данные первичных документов, сгруппированных в порядке, предусмотренном Кодексом.
 
Подтверждением данных налогового учета являются:
1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
2) аналитические регистры налогового учета;
3) расчет налоговой базы.
 
Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:
— приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
— смета представительских расходов;
— первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
— отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
— цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
— иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
 
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Если проведенные мероприятия (ужин в ресторане) не носят официального характера, либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, то расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли.
Что касается проведения переговоров в рамках производственных командировок, то, по мнению чиновников, следует применять аналогичный порядок признания таких расходов.
 
Что НЕ относится к представительским расходам по Налоговому кодексу
  • расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Существует тонкая грань между отдыхом и деловым ужином в ресторане. Опять же встает вопрос грамотного оформления документов, целесообразности мероприятия. Все расходы нужно проанализировать по первичным документам и решить, есть ли возможность рассматривать их как представительские.
Согласно письму Минфина России от 12.03.2003 № 04-02-03/29
  • стоимость аренды помещения, в котором проводился банкет,
  • сувениры, розданные гостям,
  • гирлянды и цветы, как и оформление зала (письмо УМНС России по г. Москве от 22.01.2004 № 26-08/4777 НЕЛЬЗЯ включать в состав представительских расходов.
В письме Минфина от 12.05.10 № 03-03-06/1/327 Минфин России высказался о том, что
  • продукты питания для сотрудников контрагентов, которые ждут в офисе компании подписания документов (им часто предлагают чай, кофе, печенье) не относятся к представительским. Правда, как подчеркнули чиновники, НДС при этом не возникает.
Согласно письму Минфина России от 09.06.2004 г. № 03-02-05/1/49 расходы на алкоголь можно относить к нормируемым представительским расходам в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров. Поэтому организации целесообразно установить нормы потребления спиртных напитков при проведении переговоров в расчете на одного человека в сутки.
Представительские расходы могут быть оплачены по расчетной корпоративной карте (Положение об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России 24.12.2004 г. № 266-П).
 
Автор: Ирина Аношина, руководитель второго отдела бухгалтерской практики
Аутсорсинговое подразделение BDO
 
 
Полную версию статьи вы можете прочитать на сайте http://www.brainity.ru.

 

  1. Представительские расходы