Публикации BDO Unicon Outsourcing

01.07.2012

Внутренние расследования нарушений сотрудников

Людмила Шустерова, заместитель генерального директора аутсорсингового подразделения компании BDO ответила на вопрос о том, как следует относиться к опозданиям сотрудников в рубрике «Мнения» журнала «Актуальная бухгалтерия»:

Внутренние расследования нарушений сотрудников

Иногда сотрудники нарушают установленные в компании правила, действуют в своих интересах и в ущерб работодателю. В таких случаях службы контроля организации проводят внутренние расследования причин и последствий на рушения.

Несмотря на все методы повышения лояльности сотрудника (метод пряника) и контрольные мероприятия (метод кнута), случается, что работник нарушает правила или законодательство, что причиняет ущерб компании.
Особое внимание привлекают умышленные деяния, совершенные в личных целях в нарушение установленных правил, которые причиняют (могут причинить) ущерб работодателю. Такие деяния могут быть совершены в различных сферах деятельности работодателя, однако их объединяет главный критерий: приоритет личных интересов над интересами организации. Классические случаи: передача конфиденциальной информации; выбор поставщика товаров (услуг) не по объективным критериям, а в целях получения соответствующего вознаграждения от него; заключение договоров с компаниями, конечным бенефициаром которых является работник; и т.д.

Подразделения контроля в компании

Наиболее важным фактором является своевременность обнаружения нарушения. Здесь основная роль отводится функционирующей в компании системе контроля. Контроль ведет большое количество подразделений (финансовая служба, служба внутреннего контроля, внутренний аудит, служба комплаенс, служба безопасности и т.д. в зависимости от профиля деятельности компании).
Каждое из подразделений, вовлеченных в процесс контроля, должно иметь четкую инструкцию - что следует предпринять в случае обнаружения признаков нарушения. Как правило, процесс должен состоять из нескольких стадий. Сотрудник контролирующего подразделения получает информацию и идентифицирует ее источник, затем перепроверяет информацию, после этого уведомляет руководителя соответствующего подразделения. На завершающем этапе руководитель подразделения уведомляет руководителя службы, которая отвечает за внутренние расследования.

Пример
Сотрудник финансового отдела во время просмотра финансовой отчетности обнаружил факт выдачи займа другой фирме, который не был надлежащим образом одобрен финансовым подразделением компании.
Сотрудник перепроверяет информацию о выдаче этого займа, собирая данные из других источников: просматривает архив заключенных договоров, операций по выдаче наличных денежных средств, движения денежных средств на счете в банке и т.д.
Далее он идентифицирует лиц, имевших отношение к выданному займу. Удостоверившись, что такой заем действительно выдавался и есть признаки нарушения процедуры выдачи, сотрудник финансового отдела собирает материал, готовит краткую аналитическую записку и в конфиденциальном режиме передает документы на рассмотрение руководителю. Последний при необходимости проводит дополнительную проверку информации и ставит в известность руководителя службы, отвечающей за внутренние расследования.

Важно определить, следует ли контролирующему подразделению самостоятельно собирать дальнейшую информацию, поскольку нарушитель может начать заметать следы.
Также важно установить, какое нарушение кем должно расследоваться. Например, если в торговой организации был выявлен факт выбора поставщика в целях личного обогащения, то расследованием подобного случая обычно занимается служба безопасности.
Если же было выявлено нарушение (например, незаявленный конфликт интересов) в компании - участнике фондового рынка или в банке, то к расследованию должна быть подключена служба внутреннего контроля как структура, ответственная за соблюдение требований регулятора.

Стадии расследования нарушений

Расследование нарушения делится на несколько стадий:
1) сбор информации в отношении полученных данных о нарушении;
2) определение способа и характера расследования;
3) само расследование;
4) подведение итогов расследования, доклад высшему руководству;
5) принятие мер по итогам расследования.

Стадия сбора информации - наиболее ответственная, поскольку подтверждение достоверности события нарушения и его обстоятельств закладывают основу для стратегии расследования. Сбор информации, как правило, проводится скрытно, без уведомления сотрудника.
Расследование может вестись открыто либо в закрытом режиме. К расследованию могут быть подключены различные узкоспециализированные службы (например, бухгалтерия, отдел закупок и т.п.). Лицу, возглавляющему расследование, важно грамотно разделить объем информации, который получает каждый из вовлеченных в расследование сотрудников. Отметим, что вовлекать в расследование следует только действительно лояльных сотрудников.

Примечание. Способы расследования нарушения: сбор и анализ данных, инструментальная проверка (полиграф), опрос лиц, комплекс мероприятий оперативно-розыскной работы (в законных пределах).

Что нужно выяснить в процессе расследования?

В ходе расследования устанавливаются:
1) событие нарушения;
2) личность нарушителя, вовлеченные лица, их умысел и мотивы;
3) обстоятельства нарушения;
4) причиненный (в т.ч. потенциально причиненный) вследствие нарушения ущерб;
5) причины, которые способствовали совершению нарушения;
6) меры, необходимые для предотвращения такого рода нарушений в дальнейшем.
По результатам расследования целесообразно составить служебную записку на имя высшего руководства, в которой в краткой форме изложить вышеуказанные пункты, а также рекомендованные меры воздействия по отношению к нарушителю.

Как доказать, что нарушение совершено?

Доказательства и доказывание по внутренним расследованиям всегда представляют собой некоторую сложность. Причина в том, что ни одна служба компании не наделена такими же полномочиями, как правоохранительные органы, и процесс доказывания носит неформальный характер. Да и доказательства, полученные в ходе расследования, не всегда могут служить таковыми для официальной процедуры, поскольку часто не в полной мере соответствуют предъявляемым нормативными актами (ГПК РФ, УПК РФ) требованиям относимости и допустимости.

Более того, работодатель при сборе доказательств обязан также строго соблюдать требования в отношении ограничения вмешательства в личную жизнь работника.
Предположим, что внутреннее расследование было проведено достаточно грамотно, было принято решение о передаче дела в соответствующие органы (в суд общей юрисдикции - если предъявляется требование о взыскании ущерба, в правоохранительные органы - если, по мнению работодателя, в нарушении усматриваются признаки преступления). Российское трудовое право, традиционно стоящее на защите сотрудника, не позволяет работодателю предпринимать какие-либо значимые меры в отношении работника. В свете этого следует уделять максимальное внимание именно превентивным мерам: грамотно отбирать сотрудников на должности, устанавливать контроль за персоналом на основании внутренних нормативных актов компании и т.д.

Стадии расследования нарушения


Считать ли нарушением опоздания сотрудников?

Людмила Шустерова, заместитель генерального директора аутсорсингового подразделения компании BDO:

Если опоздания сотрудников компании достигают большого объема, вероятно, что-то не так либо с системой управления персоналом, либо с корпоративной культурой. Нужно ли наказывать персонал за такое «обычное» и незначительное нарушение? Зависит от того, в какой компании или в каком подразделении работает сотрудник.

Если результаты работы подчиненных не зависят от времени прихода на работу, то, по моему опыту, бороться с опозданиями карательными мерами бесполезно и даже вредно. Скорее всего, штрафы или наказания, налагаемые на опаздывающих сотрудников, не вызовут ничего, кроме обиды и агрессии.

Одним из вариантов подхода к данной ситуации является гибкий график. В аутсорсинговом подразделении BDO, например, сотрудник имеет возможность выбрать, к какому времени приходить на работу: к 8, 9 или 10 часам утра. Соответственно, чем раньше он приходит, тем раньше он может покинуть свой офис.

Другое дело, если сотрудники должны отвечать на звонки клиентов ровно с 9 до 6 или персонал работает на производстве, где каждые 15 минут простоя обходятся для предприятия в существенные суммы. Здесь административные меры неизбежны.


Полную версию статьи вы можете прочитать в журнале "Актуальная бухгалтерия", N 7, июль 2012 г.

  1. Внутренние расследования нарушений сотрудников