Автоматизация обработки авансовых отчетов для компании Nissan Manufacturing Rus

Nissan Manufacturing Rus – производитель автомобилей  в Санкт-Петербурге (Nissan), Москве (Renault) и Тольятти (АвтоВАЗ). Головной офис находится в Санкт-Петербурге, офис продаж – в Москве. Компания работает на российском рынке с 2004 года.



Параметры проекта

 Папка.png
Автоматизация и аутсорсинг обработки авансовых отчетов  


 Циферблат.png
2016 г. – настоящее время  
 Шестеренка.png
Hamilton Apps, SAP
 Земной шар.png
Москва, Санкт-Петербург


Задачи:

  • ускорить процесс обработки авансовых отчетов и снизить трудозатраты;
  • снизить количество ошибок в авансовых отчетах;
  • сократить количество ошибок при ручной сверке данных турагентства;
  • уменьшить дебиторскую задолженность;
  • сократить затраты на командировки;
  • подписание авансовых отчетов ЭЦП.

Решение:

  • запуск портала для обработки авансовых отчетов с возможностью доступа с мобильных устройств;
  • создание электронного архива с возможностью выгрузки и анализа данных за любой период;
  • внедрение электронно-цифровой подписи;
  • автоматическая сверка данных турагентства с отчетами.

Результат:

  • сократилось время на обработку авансовых отчетов;
  • сократились расходы на бумажный документооборот и логистику;
  • сотрудники и руководители могут создавать и утверждать документы дистанционно с мобильных устройств;
  • снизились налоговые риски, связанные с неверным оформлением документов;
  • руководители получили инструмент для детального анализа расходов на командировки, что позволило сократить эти расходы;
  • сотрудники вовремя получают выплаты по авансовым отчетам, сократилась дебиторская задолженность компании. 

Задача:

У компании среднесписочная численность 2248 сотрудников из них более 400 сотрудников регулярно ездят в командировки. 300 человек используют корпоративные банковские карты и еще 200 – осуществляются расходы, требующие возмещения без использования корпоративных карт. Ранее сотрудники составляли авансовые отчеты в Excel, в таблицах часто возникали ошибки. Руководители, чья подпись требовалась на документах, часто находились вне офиса и процесс подтверждения авансовых отчетов занимал существенное время.

Все это увеличивало сроки обработки документов и задолженность сотрудников по неотчитанным авансовым отчетам. Из-за сложного согласования и задержки выплат возникали вопросы, требующие постоянного отвлечения сотрудников на решение данных вопросов. Бухгалтерские службы компании вручную проводили сверки данные авансовых отчетов и туристического агентства, которое бронировало билеты и гостиницы для командировок, что влекло дополнительные ошибки. Создавалась лишняя нагрузка на специалистов бухгалтерской службы.

Из-за невозможности отслеживать все траты, связанные с командировками, руководители не могли эффективно управлять бюджетом. Учетная система компании позволяла выгружать не все необходимые для этого данные и просматривать их только в виде таблиц Excel.

Решение:

В 2015 году руководство компании приняло решение передать на аутсорсинг процесс обработки авансовых отчетов и внедрить систему электронного документооборота с возможностью полностью автоматизации подписания авансовых отчетов.

Совместно с BDO Unicon Outsourcing заказчик внедрил электронно-цифровую подпись в онлайн-систему электронного документооборота на базе ПО Hamilton Apps.

На базе облачного приложения «Hamilton авансовый отчет» была разработана система для создания, согласования и дальнейшей обработки авансовых отчетов в электронном виде. Для сотрудников и их руководителей организована возможность удаленного доступа к системе с мобильных устройств.

Право подписи для утверждения авансовых отчетов было делегировано главным бухгалтерам офисов в г. Москва и г. Санкт-Петербург.

Результат:

Система обработки авансовых отчетов была внедрена в сжатые сроки. В настоящий момент сотрудники создают отчеты через мобильное приложение с приложением копий всех первичных документов. Электронный авансовый отчет через систему поступает к специалистам BDO Unicon Outsourcing, которые проверяют, соблюдены ли политики компании и корректно ли программа выполнила трансформацию в систему бухгалтерского учета с точки зрения законодательства РФ. После одобрения бухгалтером BDO документ переходит к руководителю сотрудника. Руководители могут утверждать документы дистанционно с мобильных устройств, их подпись и личное присутствие больше не требуются. На финальной стадии одобрения, авансовый отчет проверяется и подписывается главными бухгалтерами офисов компании.

Руководителям доступны детализированные отчеты и аналитические данные за любые периоды. Это позволило оптимизировать годовой бюджет на командировки.

Бухгалтерия заказчика получила полный контроль над процессом обработки авансовых отчетов. Минимизировалось количество ошибок в авансовых отчетах, сократились сроки согласования авансовых отчетов и возмещения расходов сотрудникам. Сверка данных из авансовых отчетов с данными от турагентства происходит в автоматическом режиме.


Алена Гатина, финансовый менеджер Nissan: «При переходе на электронный документооборот, который включил в себя и обработку авансовых отчетов, самым важным преимуществом для нас стал полный контроль расходов. Кроме того, сократились расходы на бумажный документооборот: курьерские услуги, архивирование и пр. Руководство компании получило полный доступ к информации о каждом документе и стадии его обработки. Изменения в системе документооборота повлекли за собой оптимизацию множества процессов в работе компании». 

Другие истории успеха

Vaillant Group

Услуги по кадровому администрированию и расчету зарплаты для производителя техники для отопления, охлаждения и вентиляции помещений

Xylem

Комплексный аутсорсинг для международного поставщика технологий обработки воды

SITA

Аутсорсинг функций бухгалтерского учета, расчета заработной платы, кадрового делопроизводства и охраны труда.

  1. Автоматизация обработки авансовых отчетов для компании Nissan Manufacturing Rus